Bìa hồ sơ – Phân loại, cách chọn & bảng so sánh

Quy chuẩn khổ giấy & tương thích

Để chọn đúng bìa hồ sơ, trước hết phải xét đến chuẩn khổ giấy mà doanh nghiệp sử dụng. Việc này đảm bảo tài liệu vừa vặn, không bị cong vênh, không thừa gáy hay hụt chiều dài.

Chuẩn quốc tế ISO 216 (A-series)

• A4 (210 × 297 mm): Phổ biến nhất tại Việt Nam, chiếm tới 90% nhu cầu in ấn, photocopy, hợp đồng.

• A5 (148 × 210 mm): Dùng cho sổ tay, phiếu thu – chi, hóa đơn nhỏ.

• A3 (297 × 420 mm): Thường dùng cho bản vẽ, sơ đồ, tài liệu cần khổ rộng.

• F4/Folio (210 × 330 mm): Không thuộc hệ A-series nhưng rất phổ biến trong kế toán – pháp lý tại Đông Nam Á.

Chuẩn Bắc Mỹ

• Letter (8.5″ × 11″ ~ 216 × 279 mm): Tương tự A4 nhưng ngắn hơn, thường gặp ở văn phòng quốc tế, liên doanh.

• Legal (8.5″ × 14″ ~ 216 × 356 mm): Dùng cho hợp đồng, giấy tờ pháp lý; cần loại bìa hồ sơ chuyên dụng dài hơn F4.

Sự tương thích khi chọn bìa

• Bìa còng / lever arch: phải chọn đúng khổ A4 hay F4; gáy (5–8 cm) quyết định sức chứa (300–600 tờ).

• Bìa treo (hanging): tùy chuẩn Letter, Legal hoặc A4/F4, cần chọn loại ray/hộc tủ đúng kích thước.

• Bìa lá L, túi nút, accordion: sản xuất riêng cho A4 hoặc F4; nếu nhầm khổ, giấy dễ bị cong mép hoặc lỏng lẻo.

• Bìa 3 dây, presentation folder: thường theo A4/F4; nên chú ý khi làm việc với đối tác nước ngoài có chuẩn Letter/Legal.

Bảng 1 – So sánh theo mục đích sử dụng

Bảng 2 – So sánh theo cơ chế & công suất

Chi tiết từng loại bìa hồ sơ

Dưới đây là phần trọng tâm của hub – giới thiệu lần lượt các loại bìa, với cấu trúc thống nhất: Định nghĩa – Quy cách – Ứng dụng – Gợi ý mua – Sản phẩm tiêu biểu.

Bìa còng (Ring Binder – O/D)

Định nghĩa: Bìa dạng còng kim loại, gồm O-ring hoặc D-ring, dùng để kẹp giấy đã đục lỗ.
Quy cách: 2 lỗ, 3 lỗ hoặc 4 lỗ; gáy 2–8 cm; D-ring chứa nhiều giấy hơn O-ring.
Ứng dụng: Lưu tài liệu phòng ban, hồ sơ dày vừa (100–500 tờ).
Gợi ý mua: Dùng D-ring cho hồ sơ dày, O-ring cho tập mỏng, cần lật thường xuyên.
Sản phẩm tiêu biểu: Bìa còng Thiên Long A4 4cm, Bìa còng Thiên Long D-ring 5cm.

Bìa ống / Bìa cần gạt (Lever Arch File)

Định nghĩa: Bìa gáy cứng, cơ chế 2 cọc kim loại với cần gạt, có lỗ ngón tay tiện rút.
Quy cách: Gáy 5–8 cm, sức chứa 300–600 tờ, khoảng cách lỗ chuẩn 80 mm.
Ứng dụng: Lưu chứng từ kế toán, hợp đồng, văn thư dài hạn.
Gợi ý mua: Nên chọn loại bìa PP ép carton cứng, có thanh chặn giấy.
Sản phẩm tiêu biểu: Bìa cần gạt Thiên Long A4 gáy 7cm, Bìa cần gạt Plus F4 gáy 8cm.

Bìa treo (Hanging/Suspension File)

Định nghĩa: Bìa hồ sơ có thanh treo, dùng trong hộc tủ ray treo.
Quy cách: Phổ biến khổ A4, F4, Letter, Legal; có tab nhựa để gắn nhãn.
Ứng dụng: Văn thư, phòng hành chính, cần sắp xếp hồ sơ nhanh trong tủ treo.
Gợi ý mua: Chọn đúng khổ theo tủ; mua thêm tab nhựa dự phòng.
Sản phẩm tiêu biểu: Bìa treo Thiên Long F4, Bìa treo Double A Letter size.

Bìa lá L (L-type Clear Folder)

Định nghĩa: Túi nhựa PP trong, hở 2 cạnh (trên và bên).
Quy cách: Độ dày 40–120µm; sức chứa 5–30 tờ.
Ứng dụng: Đựng tài liệu ngắn hạn, phát hành trong buổi họp, lưu tạm.
Gợi ý mua: Loại dày ≥ 60µm cho tài liệu thường xuyên cầm nắm.
Sản phẩm tiêu biểu: Bìa lá L Thiên Long A4 60µm, Bìa lá L Plus A4 màu khói.

Bìa rút gáy (Sliding Bar Report Cover)

Định nghĩa: Bìa nhựa trong kèm thanh trượt ép sát tài liệu.
Quy cách: Sức chứa 30–100 tờ.
Ứng dụng: Báo cáo, đề án, trình bày chuyên nghiệp mà không cần đục lỗ.
Gợi ý mua: Dùng cho báo cáo ngắn, ấn phẩm tạm thời.
Sản phẩm tiêu biểu: Bìa rút gáy Thiên Long 6mm, Bìa rút gáy Deli A4.

Túi hồ sơ nút/dây (Button & String Envelope)

Định nghĩa: Túi PP hoặc giấy có nắp, đóng bằng nút bấm hoặc dây quấn.
Quy cách: Khổ A4/F4, có loại đáy mở rộng chứa tới 200 tờ.
Ứng dụng: Mang tài liệu đi hiện trường, bảo quản tạm.
Gợi ý mua: Túi PP dày, nút bấm chắc hoặc dây quấn bền.
Sản phẩm tiêu biểu: Túi nút A4 Thiên Long, Túi dây F4 Hồng Hà.

Lá đục lỗ (Sheet Protector/Punched Pocket)

Định nghĩa: Túi nhựa trong có dải lỗ, cài vào bìa còng/lever arch.
Quy cách: Dày 40–120µm, chống lóa, khổ A4/F4.
Ứng dụng: Bảo vệ từng tờ giấy, tránh phai mực, rách mép.
Gợi ý mua: Dày ≥ 60µm cho văn bản lưu lâu dài.
Sản phẩm tiêu biểu: Lá đục lỗ Thiên Long A4 11 lỗ, Lá đục lỗ Deli F4.

Tab Divider (Lá chia mục)

Định nghĩa: Bộ lá nhựa/giấy có tab nhô ra để phân chia mục trong binder.
Quy cách: 5–10 tab, hoặc A–Z, 1–31.
Ứng dụng: Phân mục hợp đồng, hồ sơ nhân sự, tài liệu dự án.
Gợi ý mua: Tab PP in sẵn số/chữ, hoặc giấy dày có thể viết tay.
Sản phẩm tiêu biểu: Tab divider Thiên Long 1–10, Tab divider Deli A–Z.

Bìa mở rộng (Accordion/Expanding File)

Định nghĩa: Túi dạng xếp, có nhiều ngăn phân mục.
Quy cách: 10–26 ngăn, có dây/nút/đai chun.
Ứng dụng: Nhân viên sale, đi công tác, phân loại nhanh hồ sơ.
Gợi ý mua: Loại 13 ngăn phổ biến cho phân loại cơ bản.
Sản phẩm tiêu biểu: Accordion file Thiên Long 13 ngăn, Accordion Deli 26 ngăn.

Presentation Folder 2 túi

Định nghĩa: Bìa giấy cứng, gập đôi, bên trong có 2 túi cài tài liệu.
Quy cách: Khổ A4, có khe cắm danh thiếp.
Ứng dụng: Bộ sales kit, hội thảo, gặp đối tác.
Gợi ý mua: Loại giấy 250–300gsm, có cán màng mờ/bóng.
Sản phẩm tiêu biểu: Bìa 2 túi Plus A4, Bìa 2 túi in logo doanh nghiệp.

Box File (Hộp hồ sơ có gáy/khóa)

Định nghĩa: Hộp bìa dày có nắp, khóa chun hoặc gài.
Quy cách: Gáy 5–10 cm, chứa 500–800 tờ.
Ứng dụng: Lưu trữ lâu dài, thay thế lever arch, bảo vệ tài liệu rời.
Gợi ý mua: Loại carton ép PP, có lỗ ngón tay kéo.
Sản phẩm tiêu biểu: Box file Thiên Long A4 8cm, Box file Deli F4.

Bìa 3 dây (Đặc thù Việt Nam)

Định nghĩa: Bìa giấy kraft, có dây buộc ở 3 cạnh giữ chặt hồ sơ.
Quy cách: Khổ A4/F4, chứa 200–500 tờ.
Ứng dụng: Kế toán, pháp lý, nộp hồ sơ cho cơ quan.
Gợi ý mua: Loại giấy dày ≥ 400gsm, dây dù chắc chắn.
Sản phẩm tiêu biểu: Bìa 3 dây Hồng Hà F4, Bìa 3 dây Thiên Long A4.

Bảo quản & an toàn tài liệu

Để hồ sơ bền lâu và dễ dàng tra cứu, việc chọn bìa phù hợp chỉ là bước đầu. Quan trọng hơn là cách bảo quản trong quá trình sử dụng.

Ưu tiên vật liệu an toàn

• Chọn PP/PE/PET: không chứa axit, không làm phai mực, phù hợp lưu trữ trên 5–10 năm.

• Hạn chế PVC: dễ sinh axit, làm giấy ố vàng, mực mờ theo thời gian.

• Với bìa giấy (kraft, manila, bìa 3 dây): nên cất ở môi trường khô thoáng, tránh ẩm mốc.

Môi trường lưu trữ

• Độ ẩm: duy trì 45–55% RH, tránh nấm mốc và mối mọt.

• Nhiệt độ: dưới 27°C, tránh ánh nắng trực tiếp.

• Không gian: xếp bìa thẳng đứng trong tủ, có nhãn gáy để tra cứu nhanh.

Quy tắc sử dụng

• Không nhồi quá tải – mỗi bìa chỉ nên chứa 80–90% dung lượng tối đa.

• Dùng lá đục lỗ/sheet protector cho tài liệu gốc cần bảo quản lâu dài.

• Thường xuyên vệ sinh tủ hồ sơ, kiểm tra dây/nút/cần gạt để tránh hư hỏng bất ngờ.

Sai lầm thường gặp

• Dùng bìa mỏng cho tài liệu lưu dài hạn → nhanh rách, thất lạc giấy.

• Chọn sai khổ (A4 thay vì F4) → mép giấy lộ ra ngoài, dễ cong.

• Lưu trữ ở nơi ẩm ướt, gần sàn nhà → dễ bị mối mọt, nấm mốc.