Các loại giấy in phổ biến và cách chọn giấy in phù hợp

Giấy in là vật tư được sử dụng hằng ngày trong văn phòng, trường học, cửa hàng, xưởng in và doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải loại giấy nào cũng dùng giống nhau. Giấy in tài liệu văn phòng sẽ khác giấy in catalogue, giấy in bao bì, giấy in tem nhãn hoặc giấy dùng làm bìa hồ sơ.

Việc hiểu đúng các loại giấy in phổ biến, định lượng giấy GSM, bề mặt giấy và mục đích sử dụng sẽ giúp bạn chọn đúng loại giấy, tiết kiệm chi phí và hạn chế các lỗi thường gặp như kẹt giấy, lem mực, lộ chữ khi in hai mặt hoặc bản in nhìn thiếu chuyên nghiệp.

Nếu doanh nghiệp cần mua giấy dùng hằng ngày, có thể tham khảo danh mục giấy in, giấy A4 và các nhóm văn phòng phẩm đang được Phục Hy cung cấp.

1. Giấy in là gì?

Giấy in là nhóm giấy được sản xuất để phục vụ nhu cầu in chữ, in hình ảnh, photocopy, đóng tập tài liệu, làm bao bì, tem nhãn hoặc các ấn phẩm quảng cáo. Tùy theo nguyên liệu, bề mặt, độ dày và công nghệ sản xuất, giấy in sẽ có nhiều loại khác nhau.

Trong môi trường văn phòng, loại giấy phổ biến nhất là giấy Ford, thường được gọi là giấy photocopy hoặc giấy A4. Trong ngành in ấn, các loại giấy như Couche, Bristol, Ivory, Kraft, Duplex, Decal và giấy mỹ thuật cũng được sử dụng rất nhiều.

2. Các loại giấy in phổ biến hiện nay

2.1. Giấy Ford - giấy văn phòng, giấy photocopy thông dụng

Giấy Ford là loại giấy thông dụng nhất trong văn phòng, trường học, tiệm photocopy và doanh nghiệp. Đây là loại giấy thường gặp ở dạng giấy A4, dùng để in tài liệu, hợp đồng, báo cáo, biểu mẫu và công văn.

Giấy Ford có bề mặt hơi nhám, độ bám mực tốt, phù hợp với máy in laser, máy in phun và máy photocopy. Định lượng phổ biến thường là 70gsm, 80gsm và 90gsm.

Ứng dụng phổ biến của giấy Ford:

• In tài liệu văn phòng hằng ngày.
• In hợp đồng, báo giá, công văn.
• Photocopy tài liệu, giáo trình, biểu mẫu.
• In giấy tiêu đề, phong bì, tài liệu nội bộ.
• In báo cáo, hồ sơ lưu trữ, tài liệu đào tạo.

Giấy Ford thường có hai nhóm chính:

• Ford trắng: có độ trắng cao, bản in sáng, phù hợp với tài liệu văn phòng.
• Ford vàng: độ trắng thấp hơn, dịu mắt hơn, thường dùng cho sách, tài liệu đọc nhiều.

2.2. Giấy Couche - giấy in catalogue, brochure, tờ rơi

Giấy Couche là loại giấy có bề mặt láng, mịn, sáng và cho khả năng tái hiện màu sắc tốt. Đây là loại giấy thường dùng trong in ấn quảng cáo, đặc biệt là các ấn phẩm cần hình ảnh đẹp và màu sắc nổi bật.

Định lượng giấy Couche thường dao động từ 90gsm đến 300gsm. Giấy Couche phù hợp với in offset, in catalogue, brochure, poster, tờ rơi, tạp chí và tem nhãn.

Có hai loại giấy Couche phổ biến:

• Couche Gloss: bề mặt bóng, màu sắc nổi bật, phù hợp với ấn phẩm quảng cáo bắt mắt.
• Couche Matt: bề mặt mờ, ít phản sáng, cảm giác sang hơn, phù hợp với tài liệu cao cấp.

2.3. Giấy Bristol - giấy cứng dùng in bìa, card, thiệp

Giấy Bristol có bề mặt trắng, láng mịn, dày và cứng hơn giấy Couche. Nhờ độ cứng tốt, loại giấy này thường được dùng khi cần sản phẩm in có cảm giác chắc tay và chuyên nghiệp.

Định lượng phổ biến của giấy Bristol thường từ 180gsm đến 350gsm. Giấy có khả năng bám mực tốt, phù hợp để in card visit, thiệp, bìa hồ sơ, brochure, bìa sách và hộp giấy nhỏ.

Giấy Bristol thường phù hợp với:

• Card visit.
• Bìa hồ sơ.
• Thiệp mời, thiệp cưới.
• Bìa sách, bìa tài liệu.
• Brochure cao cấp.
• Hộp giấy nhỏ.

2.4. Giấy Ivory - giấy in bao bì cao cấp

Giấy Ivory có một mặt láng mịn, một mặt nhám hơn. Giấy thường có màu trắng hoặc trắng ngà, độ cứng tốt và cảm giác cao cấp hơn nhiều loại giấy thông thường.

So với giấy Ford, giấy Ivory dày hơn, cứng hơn và thường được dùng cho các sản phẩm bao bì cần tính thẩm mỹ. Khi in offset, giấy Ivory cho đường nét sắc, màu đẹp và bề mặt chuyên nghiệp.

Giấy Ivory thường dùng cho:

• Hộp mỹ phẩm.
• Hộp dược phẩm.
• Hộp quà tặng.
• Bao bì thời trang.
• Bao bì sản phẩm cao cấp.

2.5. Giấy Kraft - giấy bao bì bền, mộc, thân thiện môi trường

Giấy Kraft có màu nâu hoặc nâu vàng đặc trưng, bề mặt hơi thô, độ bền và độ dai tốt. Loại giấy này tạo cảm giác mộc mạc, tự nhiên, thường được dùng trong bao bì, túi giấy và giấy gói hàng.

Định lượng giấy Kraft thường từ 50gsm đến 135gsm, tùy nhu cầu sử dụng. Ngoài màu nâu truyền thống, giấy Kraft cũng có thể được tẩy trắng để tạo màu vàng nhạt hoặc trắng sữa.

Giấy Kraft thường dùng để làm:

• Túi giấy.
• Phong bì.
• Giấy gói hàng.
• Sổ tay.
• Lịch.
• Bao bì sản phẩm.

2.6. Giấy Decal - giấy in tem nhãn, tem phụ, mã vạch

Giấy Decal có một mặt dùng để in và một mặt có lớp keo dán. Sau khi in, người dùng có thể bóc lớp đế và dán trực tiếp lên sản phẩm, bao bì, thùng hàng hoặc bề mặt cần nhận diện.

Giấy Decal được sử dụng nhiều trong bán lẻ, kho vận, sản xuất, thương mại điện tử và văn phòng.

Các loại decal phổ biến gồm:

• Decal giấy: dùng cho tem giá, tem phụ, nhãn sản phẩm.
• Decal nhựa: bền hơn, chống nước tốt hơn decal giấy.
• Decal trong: dùng khi cần hiệu ứng trong suốt.
• Decal vỡ: thường dùng làm tem bảo hành.
• Decal 7 màu: dùng cho tem chống giả hoặc tem nhận diện đặc biệt.

2.7. Giấy mỹ thuật - giấy cho ấn phẩm cao cấp

Giấy mỹ thuật là nhóm giấy có tính thẩm mỹ cao, thường có bề mặt đặc biệt như vân sần, ánh nhũ, màu sắc riêng hoặc hiệu ứng cao cấp. Loại giấy này thường được dùng khi sản phẩm cần tạo cảm giác sang trọng và khác biệt.

Giấy mỹ thuật phù hợp với:

• Danh thiếp.
• Thiệp mời.
• Catalogue cao cấp.
• Menu nhà hàng.
• Bao bì quà tặng.
• Ấn phẩm thương hiệu.

Nhược điểm của giấy mỹ thuật là giá thành cao hơn và cần chọn kỹ kỹ thuật in để đạt hiệu quả tốt.

2.8. Giấy Duplex - giấy dày dùng làm hộp, bìa, bao bì

Giấy Duplex có một mặt trắng, láng hơn và một mặt thường sẫm màu, nhám hơn. Giấy có độ cứng cao, định lượng thường từ 300gsm trở lên.

Giấy Duplex thường được dùng cho hộp giấy, thùng giấy bồi sóng, bìa sách, thiệp mời, lịch để bàn và bao bì sản phẩm phổ thông.

3. Bảng so sánh các loại giấy in phổ biến

4. Định lượng giấy GSM là gì?

GSM là viết tắt của Grams per Square Meter, nghĩa là số gam trên mỗi mét vuông giấy. Đây là chỉ số thường dùng để thể hiện khối lượng, độ dày tương đối và độ chắc của giấy.

Giấy có GSM càng cao thì thường càng nặng, dày và cứng hơn. Ngược lại, giấy có GSM thấp thường mỏng, nhẹ và tiết kiệm chi phí hơn.

Tuy nhiên, không nên hiểu máy móc rằng hai loại giấy cùng GSM sẽ luôn có độ dày giống nhau. Độ dày thực tế còn phụ thuộc vào nguyên liệu, độ nén, cấu trúc sợi giấy và quy trình sản xuất.

4.1. Các mức GSM thường gặp

• 60 - 70gsm: giấy mỏng, phù hợp in nháp, tài liệu nội bộ hoặc nhu cầu tiết kiệm.
• 70 - 80gsm: mức phổ biến nhất cho giấy photocopy, giấy in văn phòng và giấy A4.
• 90 - 120gsm: giấy dày hơn, phù hợp in tài liệu cần đẹp, ít lộ chữ khi in hai mặt.
• 150 - 250gsm: dùng cho bìa mỏng, brochure, tờ rơi dày, thiệp đơn giản.
• 300gsm trở lên: dùng cho hộp giấy, bìa cứng, thiệp cao cấp, bao bì sản phẩm.

5. Cách chọn giấy in theo nhu cầu sử dụng

5.1. In tài liệu văn phòng hằng ngày

Với tài liệu nội bộ, biểu mẫu, văn bản hành chính, phiếu giao nhận hoặc giấy tờ dùng thường xuyên, lựa chọn hợp lý nhất là giấy Ford A4 70gsm hoặc 80gsm.

Giấy 70gsm phù hợp khi doanh nghiệp cần tiết kiệm chi phí và in số lượng lớn. Giấy 80gsm phù hợp hơn khi cần bản in cứng cáp, ít cong giấy và nhìn chuyên nghiệp hơn.

5.2. In hợp đồng, báo giá, hồ sơ gửi khách hàng

Với hợp đồng, báo giá, hồ sơ năng lực, tài liệu gửi khách hàng hoặc tài liệu cần lưu trữ, nên ưu tiên giấy A4 80gsm. Độ dày tốt hơn giúp tài liệu cầm chắc tay, hạn chế nhìn xuyên chữ khi in hai mặt.

Doanh nghiệp có thể xem thêm bảng giá văn phòng phẩm để dự trù chi phí giấy in và các vật tư văn phòng đi kèm.

5.3. In catalogue, brochure, tờ rơi quảng cáo

Với ấn phẩm quảng cáo cần màu sắc đẹp, hình ảnh rõ và bề mặt chuyên nghiệp, giấy Couche là lựa chọn phù hợp hơn giấy Ford. Tùy ngân sách và mục đích, có thể chọn Couche bóng hoặc Couche mờ.

5.4. In bìa hồ sơ, card, thiệp, tài liệu cao cấp

Nếu cần giấy cứng hơn để làm bìa, thiệp, card hoặc tài liệu giới thiệu doanh nghiệp, có thể chọn giấy Bristol hoặc giấy mỹ thuật. Đây là nhóm giấy phù hợp khi doanh nghiệp cần tạo ấn tượng tốt ngay từ cảm giác cầm nắm.

5.5. In hộp giấy, bao bì sản phẩm

Với hộp giấy, bao bì mỹ phẩm, hộp quà hoặc bao bì sản phẩm, giấy Ivory và Duplex là hai lựa chọn đáng cân nhắc. Ivory phù hợp với bao bì cao cấp, còn Duplex thường phù hợp hơn với bao bì phổ thông cần độ cứng và tối ưu chi phí.

5.6. In tem nhãn, tem phụ, mã vạch

Với tem nhãn sản phẩm, tem phụ, tem giá, tem mã vạch hoặc tem bảo hành, nên chọn giấy Decal. Tùy môi trường sử dụng, có thể chọn decal giấy, decal nhựa, decal trong hoặc decal vỡ.

6. Nên chọn giấy A4 70gsm hay 80gsm?

Trong văn phòng, câu hỏi thường gặp nhất là nên mua giấy A4 70gsm hay giấy A4 80gsm. Câu trả lời phụ thuộc vào mục đích sử dụng và ngân sách.

Nếu doanh nghiệp in số lượng lớn mỗi ngày, giấy A4 70gsm là lựa chọn kinh tế. Nếu thường xuyên in hợp đồng, báo giá, hồ sơ gửi khách hàng hoặc tài liệu cần lưu trữ, giấy A4 80gsm là lựa chọn nên ưu tiên.

7. Những lỗi thường gặp khi mua giấy in

7.1. Chỉ chọn giấy theo giá rẻ

Giá rẻ không phải lúc nào cũng có lợi. Nếu giấy quá mỏng, bụi giấy nhiều, dễ kẹt máy hoặc bản in không đẹp, chi phí phát sinh có thể còn cao hơn phần tiền tiết kiệm ban đầu.

7.2. Không kiểm tra định lượng giấy

Nhiều doanh nghiệp mua giấy theo thói quen nhưng không để ý giấy là 70gsm, 80gsm hay loại khác. Điều này dễ dẫn đến việc mua sai giấy so với nhu cầu in thực tế.

7.3. Dùng cùng một loại giấy cho mọi mục đích

Giấy in nội bộ, giấy in hợp đồng, giấy in catalogue và giấy làm bao bì không nên dùng chung một loại. Mỗi mục đích cần loại giấy khác nhau để đảm bảo hiệu quả sử dụng và hình ảnh chuyên nghiệp.

7.4. Không tính nhu cầu mua định kỳ

Với doanh nghiệp, giấy in là vật tư tiêu hao thường xuyên. Nếu không theo dõi định mức sử dụng, công ty dễ gặp tình trạng thiếu giấy đột xuất hoặc mua gấp với giá không tối ưu.

8. Mua giấy in, giấy photocopy, giấy A4 cho doanh nghiệp tại Phục Hy

Phục Hy cung cấp các nhóm giấy in, giấy photocopy, giấy A4 và nhiều mặt hàng văn phòng phẩm phục vụ nhu cầu mua sắm định kỳ của công ty, văn phòng, trường học và tổ chức.

Khi mua giấy in tại Phục Hy, doanh nghiệp có thể dễ dàng đặt kèm các vật tư thường dùng như bút bi, bìa hồ sơ, file tài liệu, kẹp giấy, kim bấm, băng keo, sổ tay và các sản phẩm văn phòng phẩm khác.

Nếu cần mua số lượng lớn hoặc cần báo giá định kỳ cho công ty, hãy gửi danh sách sản phẩm để Phục Hy hỗ trợ tư vấn và báo giá rõ ràng.

Liên hệ báo giá: nhận báo giá văn phòng phẩm doanh nghiệp hoặc gọi 098 234 6171 để được hỗ trợ nhanh.

9. Câu hỏi thường gặp về các loại giấy in

Giấy in văn phòng thường dùng loại nào?

Giấy in văn phòng thường dùng nhất là giấy Ford, phổ biến ở khổ A4 với định lượng 70gsm hoặc 80gsm. Loại giấy này phù hợp để in tài liệu, hợp đồng, báo cáo, biểu mẫu và photocopy hằng ngày.

Giấy A4 70gsm có tốt không?

Giấy A4 70gsm phù hợp với nhu cầu in nội bộ, in số lượng lớn và tối ưu chi phí. Tuy nhiên, nếu cần in hợp đồng, tài liệu gửi khách hàng hoặc in hai mặt đẹp hơn, nên cân nhắc giấy A4 80gsm.

Giấy A4 80gsm dùng khi nào?

Giấy A4 80gsm phù hợp khi cần tài liệu cứng cáp hơn, bản in đẹp hơn và ít lộ chữ hơn khi in hai mặt. Đây là lựa chọn tốt cho hợp đồng, báo giá, hồ sơ khách hàng và tài liệu cần lưu trữ.

Giấy Couche khác gì giấy Ford?

Giấy Ford thường dùng cho in tài liệu văn phòng, bề mặt nhám nhẹ và dễ viết. Giấy Couche có bề mặt láng, in màu đẹp hơn, thường dùng cho catalogue, brochure, tờ rơi và ấn phẩm quảng cáo.

Doanh nghiệp nên mua giấy in ở đâu?

Doanh nghiệp nên mua giấy in tại đơn vị cung cấp văn phòng phẩm có nguồn hàng ổn định, báo giá rõ ràng và hỗ trợ mua định kỳ. Phục Hy cung cấp giấy in, giấy A4 và nhiều nhóm văn phòng phẩm phục vụ công ty, văn phòng và tổ chức.