Các loại văn phòng phẩm thường dùng
Trong đời sống công sở, văn phòng phẩm là những vật dụng quen thuộc nhưng lại đóng vai trò quan trọng đối với hiệu quả công việc. Danh sách văn phòng phẩm thiết yếu thường bao gồm bút viết, giấy tờ, dụng cụ lưu trữ, chất kết dính và thiết bị nhỏ. Nhiều tài liệu tiếng Anh cũng liệt kê bút và giấy như những yếu tố cơ bản, bên cạnh bìa hồ sơ, kẹp giấy, keo dán và thiết bị như stapler hoặc máy tính bỏ túi. Việc phân loại, lựa chọn và sử dụng đúng sản phẩm giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời bảo đảm công việc diễn ra trôi chảy. Dưới đây là các nhóm văn phòng phẩm thường dùng kèm chi tiết từng loại.
Văn phòng phẩm thường dùng
Nhóm bút viết
Nhóm bút viết bao gồm các dụng cụ cầm tay dùng để ghi chép, đánh dấu hoặc phác thảo. Theo phân loại phổ biến, các loại bút này được xếp vào “writing accessories”, điển hình như bút bi, bút chì, bút dạ và bút lông.
Bút bi – lựa chọn cơ bản
Bút bi là dụng cụ viết phổ biến nhất, có cấu tạo ngòi bi trơn giúp mực lưu đều trên giấy. Bút bi thường có mực dầu, nhanh khô và ít lem. Đây là lựa chọn truyền thống cho ghi chép hằng ngày, ký hợp đồng và lưu trữ lâu dài.
Bút gel – nét mượt mà
Bút gel sử dụng mực dạng gel (gốc nước) cho nét viết mượt, đậm và rõ. Loại bút này phù hợp để ký các chứng từ quan trọng hoặc viết thiệp, vì mực lên màu sắc nét và dễ nhìn. Nhược điểm nhỏ là mực khô chậm hơn bút bi.
Bút chì – dễ xoá chỉnh
Bút chì rất hữu ích cho công việc cần chỉnh sửa như phác thảo, vẽ kỹ thuật, lập kế hoạch hoặc làm bài thi. Ruột chì dễ gọt và có thể xoá hoàn toàn bằng gôm tẩy. Nhờ đặc tính mềm, bút chì cũng được dùng để phác thảo trước khi hoàn thiện bằng bút mực.
Bút dạ quang – đánh dấu thông tin
Bút dạ quang (highlighter) có mực màu sáng (vàng, cam, xanh lá) để tô nổi bật thông tin quan trọng. Nét dạ quang dày và trong suốt, không che mất chữ. Đây là trợ thủ đắc lực khi đọc tài liệu dày hoặc tổng hợp nội dung.
Bút lông bảng – viết trên bề mặt trơn
Bút lông bảng dùng mực khô, dễ lau, thích hợp cho bảng trắng trong phòng họp hoặc lớp học. Khi dùng, lưu ý chọn loại mực không độc hại và lau sạch bảng sau khi viết để tránh lưu lại vệt mờ.
Bút xoá – sửa lỗi mực
Bút xoá (correction pen) chứa dung dịch màu trắng để che đi chữ viết sai. Sau khi bôi lên, dung dịch khô nhanh và có thể viết đè lên. Đây là giải pháp tiết kiệm cho những bản thảo viết tay cần độ sạch sẽ cao.
Các loại bút viết văn phòng
Nhóm đồ dùng giấy
Giấy là chất liệu không thể thiếu trong văn phòng. Nguồn tin bằng tiếng Anh mô tả rằng các “paper products” cơ bản gồm notebooks, printer paper và giấy ghi chú. Ở Việt Nam, nhóm này được chia thành:
Giấy in và giấy photocopy
Giấy in (A4, A5) và giấy photocopy là vật liệu tiêu hao chính. Giấy có nhiều định lượng (70–80 g/m²) phù hợp cho máy in laser, máy in phun hoặc máy photocopy. Chọn giấy đúng tiêu chuẩn giúp máy hoạt động bền và bản in sắc nét.
Sổ tay và sổ chuyên dụng
Sổ tay, sổ ghi chép, sổ name card hay sổ thu chi giúp lưu trữ thông tin khoa học. Tùy mục đích, có thể chọn sổ da, sổ bìa cứng hoặc sổ gáy xoắn. Sổ name card có khe cắm danh thiếp tiện trao đổi tại sự kiện.
Giấy note (giấy ghi chú)
Giấy note có kích thước nhỏ, thường có keo dán một cạnh để gắn tạm lên tài liệu. Loại giấy này giúp ghi chép nhanh các nhiệm vụ, nhắc nhở hoặc đánh dấu trang sách mà không làm hư tài liệu gốc.
Phong bì và túi đựng hồ sơ
Phong bì và túi hồ sơ dùng để bảo quản, vận chuyển tài liệu. Nên chọn phong bì kraft dày cho hồ sơ quan trọng hoặc phong bì trắng có in logo doanh nghiệp để tăng tính chuyên nghiệp.
Các loại giấy văn phòng
Nhóm vật dụng đóng gói và lưu trữ
Theo phân loại quốc tế, các vật dụng này thuộc nhóm “mechanical fasteners” và “chemical fasteners”, bao gồm kẹp giấy, bìa hồ sơ, băng dính và keo. Chúng giúp tập hợp và bảo vệ tài liệu hiệu quả.
Bìa hồ sơ
Bìa lá: làm từ nhựa mỏng, dùng để kẹp từng bộ tài liệu, dễ thấy nội dung bên trong.
Bìa phân trang: có đánh số hoặc ký tự, tiện sắp xếp nhiều phần trong cùng một cặp.
Bìa trình ký: thiết kế dạng bảng kẹp có bìa cứng, dùng để trình ký các văn bản cần di chuyển.
Kẹp giấy và kẹp tài liệu
Kẹp giấy, đặc biệt là binder clip, giữ xấp giấy chắc chắn. Ngoài ra còn có kẹp bướm, kẹp chữ U hay ghim bấm (paper stapler) để cố định tài liệu dày hơn.
Băng dính và keo dán
Nguồn tham khảo chỉ ra rằng “chemical fasteners” gồm băng dính (duct tape, transparent tape) và các loại keo.
Băng dính trong/đục: dùng để đóng gói, dán nhãn hoặc cố định bao bì.
Keo dán giấy: dạng lỏng hoặc keo khô (glue stick), tiện cho các công việc thủ công hoặc sửa chữa tài liệu.
Nhóm dụng cụ văn phòng thường dùng
Nhóm dụng cụ cắt gọt
Ngoài giấy và kẹp, văn phòng cần dụng cụ cắt gọt để xử lý vật liệu. Một nguồn tiếng Anh về thiết bị cắt và đo lường cho biết bộ công cụ này bao gồm scissors (kéo), trimmers, rulers và tape measures.
Dao và kéo
Dao rọc giấy (cutter) dùng lưỡi sắc để rọc phong bì, cắt bìa hồ sơ hoặc chia giấy. Kéo là dụng cụ đa năng, có nhiều kích cỡ để cắt giấy, vải nhẹ hoặc vật liệu mỏng.
Đồ gọt bút chì
Đồ gọt bút chì (sharpener) giúp duy trì đầu bút sắc nhọn, bảo đảm nét viết hoặc vẽ chính xác. Nên chọn loại có hộp chứa mùn để giữ bàn làm việc sạch sẽ.
Đồ gỡ kim bấm
Khi cần chỉnh sửa tài liệu đã bấm ghim, đồ gỡ kim giúp tháo kim bấm mà không làm rách giấy. Loại dụng cụ này nhỏ gọn nhưng rất hữu ích trong văn phòng.
Nhóm dụng cụ văn phòng cắt gọt
Nhóm thiết bị nhỏ
Các thiết bị nhỏ như bấm kim, máy tính bỏ túi và gôm tẩy thường được liệt kê trong danh sách văn phòng phẩm cần thiết.
Bấm kim và bấm lỗ
Bấm kim (stapler) dùng để cố định nhiều tờ giấy thành xấp. Bấm lỗ (hole punch) tạo lỗ tròn ở mép giấy để gắn vào bìa còng hoặc cặp tài liệu. Chọn bấm kim có kích cỡ phù hợp với số lượng giấy cần đóng.
Máy tính bỏ túi
Máy tính bỏ túi (calculator) hỗ trợ tính toán nhanh các phép cộng trừ nhân chia hoặc hàm số. Đây là công cụ không thể thiếu cho kế toán, nhân viên văn phòng và học sinh. Có hai loại phổ biến: máy tính cơ bản và máy tính khoa học.
Gôm (tẩy)
Gôm tẩy dùng để xoá nét bút chì. Nên chọn loại gôm mềm, không làm rách giấy và không để lại vụn quá nhiều để giữ bề mặt giấy sạch sẽ.
Tiêu chí chọn và bảo quản văn phòng phẩm
Để sử dụng hiệu quả, ngoài việc nắm rõ từng nhóm sản phẩm, bạn cần lưu ý:
Chất lượng & độ bền: Ưu tiên sản phẩm của thương hiệu uy tín để tránh hỏng hóc trong quá trình sử dụng.
Phù hợp nhu cầu: Chọn bút viết đúng mục đích (bút bi cho ghi chép dài, bút gel cho ký tên, bút chì cho phác thảo) và giấy phù hợp máy in.
Tiết kiệm chi phí: Mua theo lô các mặt hàng tiêu thụ nhiều như giấy, bút; sử dụng keo và băng dính hợp lý để tránh lãng phí.
Bảo quản: Cất giấy và bút nơi khô ráo, tránh ánh nắng trực tiếp; sắp xếp kẹp và bìa hồ sơ vào tủ đựng chuyên dụng; kiểm kê định kỳ để bổ sung kịp thời.
Kết luận về các loại văn phòng phẩm thường dùng
Văn phòng phẩm không chỉ là những vật dụng đơn lẻ mà là hệ thống hỗ trợ đắc lực cho mọi hoạt động công sở. Từ bút viết tới giấy tờ, kẹp ghim, băng dính, dao kéo và thiết bị nhỏ, mỗi món đều góp phần giúp công việc diễn ra mạch lạc và chuyên nghiệp. Việc chọn lựa đúng và bảo quản tốt các sản phẩm này không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn thể hiện tác phong làm việc gọn gàng, tầm nhìn xa và sự tôn trọng những giá trị truyền thống trong môi trường công sở hiện đại.
Bài viết gợi ý:
Văn phòng phẩm là gì? Bao gồm những gì? Top 10 thương hiệu VPP uy tín
