Cách tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm cho doanh nghiệp nhỏ

Chi phí văn phòng phẩm (giấy, bút, mực in, v.v.) chiếm một khoản đáng kể trong ngân sách của nhiều doanh nghiệp nhỏ. Theo thống kê, trung bình mỗi nhân viên văn phòng tiêu thụ khoảng 10.000 tờ giấy mỗi năm với chi phí tương đương 80 USD (gần 1,9 triệu đồng), trong đó khoảng 70% số giấy này bị bỏ đi chỉ sau 3 tháng.

Những con số này cho thấy nếu không quản lý tốt, chi phí văn phòng phẩm có thể trở thành gánh nặng. Dưới đây là một outline các chiến lược tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm hiệu quả, giúp doanh nghiệp nhỏ tối ưu ngân sách và xây dựng môi trường làm việc tiết kiệm, văn minh.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết và toàn diện các chiến lược mua sắm, quản lý văn phòng phẩm hiệu quả cho doanh nghiệp Việt Nam, kèm ví dụ thực tiễn.

1. Theo dõi việc sử dụng và phân công quản lý văn phòng phẩm

Đầu tiên, doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng văn phòng phẩm nội bộ. Hãy chỉ định một nhân sự hoặc bộ phận chịu trách nhiệm quản lý vật tư, theo dõi xuất nhập kho văn phòng phẩm. Tập trung vật phẩm tại kho chung giúp dễ giám sát và phân bổ hợp lý, tránh tình trạng mỗi phòng ban tự mua dẫn đến lãng phí hoặc thất thoát. 

Ví dụ, thiết lập định mức cho từng nhân viên theo tháng – mỗi nhân viên chỉ được cấp một số lượng bút, sổ nhất định (ví dụ 3 bút và 1 cuốn sổ mỗi tháng) – sẽ khiến họ có ý thức giữ gìn và sử dụng tiết kiệm hơn. Doanh nghiệp cũng có thể yêu cầu nhân viên điền phiếu yêu cầu khi cần thêm đồ dùng; khi đối mặt với con số cụ thể về lượng sử dụng, mọi người thường tự điều chỉnh thói quen để tránh lạm dụng.

Bên cạnh đó, nhà quản lý nên giám sát định kỳ mức tồn kho: kiểm kê văn phòng phẩm hàng tuần hoặc hàng tháng để biết phòng ban nào sắp hết vật tư mà bổ sung kịp thời, cũng như phát hiện phòng ban nào dùng quá nhanh bất thường. Nếu phát hiện hiện tượng nhân viên mang văn phòng phẩm về dùng riêng, cần có nhắc nhở hoặc quy định cụ thể nhằm ngăn chặn thất thoát. 

Việc thiết lập nội quy sử dụng văn phòng phẩm (như không dùng đồ văn phòng vào việc cá nhân, không lãng phí in ấn…) sẽ tạo khuôn khổ rõ ràng để mọi người tuân thủ. Khi tất cả nhân viên đều hiểu rằng văn phòng phẩm được kiểm soát chặt chẽ, họ sẽ trân trọng và sử dụng hiệu quả hơn.

2. Lập ngân sách và kế hoạch mua sắm văn phòng phẩm định kỳ

Lập kế hoạch trước cho việc mua văn phòng phẩm giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát chi tiêu. Trước tiên, hãy xây dựng ngân sách cụ thể cho văn phòng phẩm theo tháng hoặc quý dựa trên nhu cầu thực tế. Việc này đảm bảo bạn biết rõ số tiền tối đa có thể chi và tránh bội chi ngoài kế hoạch. Trong ngân sách, cần tính đủ các khoản chi thường xuyên (ví dụ: giấy in, mực in, bút) và khoản chi đột xuất (ví dụ: mua thêm bàn ghế, thiết bị văn phòng nhỏ) để không bị động.

Kế tiếp, lập danh sách nhu cầu văn phòng phẩm từ các phòng ban trước mỗi kỳ đặt hàng. Tổng hợp nhu cầu này giúp bạn đặt mua một lần đầy đủ, tránh mua lắt nhắt nhiều lần. Nên chọn một ngày cố định mỗi tháng để đặt hàng văn phòng phẩm cho toàn công ty. 

Cách làm này giúp bạn dễ sắp xếp công việc, đồng thời đảm bảo văn phòng phẩm luôn được bổ sung trước khi dùng hết. Ngoài ra, đặt hàng định kỳ còn giúp tận dụng các chương trình ưu đãi diễn ra theo chu kỳ (ví dụ: khuyến mãi đầu tháng, cuối quý).

Kiểm kê tồn kho thường xuyên cũng là một phần của kế hoạch. Việc kiểm kê định kỳ (mỗi tuần hoặc mỗi tháng) cho biết chính xác đồ dùng còn lại, tránh tình trạng đặt dư thừa những thứ vẫn còn nhiều hoặc quên mua những thứ sắp hết. Dựa trên tồn kho và dự báo nhu cầu, người phụ trách có thể dự đoán nhu cầu tương lai – chẳng hạn, nếu biết sắp có hội thảo hoặc dự án lớn 3 tháng tới, bạn có thể lên kế hoạch mua giấy, bút, tài liệu sớm với số lượng lớn để được giá tốt.

Một lợi ích quan trọng khác của lập kế hoạch là tránh mua sắm bốc đồng. Khi có sẵn danh sách và ngân sách, doanh nghiệp sẽ tập trung vào thứ cần mua và hạn chế bị thu hút bởi những sản phẩm không cần thiết hoặc khuyến mãi nhất thời ngoài dự kiến. Nhờ đó, bạn bám sát ngân sách đã đề ra và chỉ mua các mặt hàng thực sự cần cho hoạt động kinh doanh.

3. Mua văn phòng phẩm với số lượng lớn (mua sỉ)

Mua sỉ số lượng lớn là một trong những cách hiệu quả nhất để giảm chi phí đơn vị của văn phòng phẩm. Khi bạn mua một mặt hàng với khối lượng lớn, nhà cung cấp thường sẵn sàng giảm giá trên mỗi đơn vị đáng kể so với mua lẻ. 

Ví dụ, mua một thùng giấy A4 (5 ream) sẽ có giá trên mỗi ram rẻ hơn đáng kể so với mua từng ram lẻ. Tương tự, đặt một hộp (12 chiếc) bút bi hoặc bút dạ sẽ tiết kiệm hơn mua từng chiếc lẻ. Theo kinh nghiệm thực tế, nhiều nhà cung cấp có thể giảm giá 5-15% (hoặc hơn) cho đơn hàng số lượng lớn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm lâu dài.

Mua số lượng lớn cũng giúp tiết kiệm thời gian và chi phí vận chuyển. Bạn sẽ không phải đặt hàng quá thường xuyên, giảm công sức quản lý và phí giao hàng nhiều lần. Thay vì mỗi tuần hết lại mua một ít (vừa mất thời gian, vừa có thể bị tính phí ship nhỏ lẻ), doanh nghiệp có thể gộp nhu cầu và đặt hàng theo tháng. Một số nhà cung cấp còn miễn phí vận chuyển cho đơn hàng đạt mức tối thiểu, nên mua gộp sẽ đủ điều kiện free ship, giảm thêm chi phí.

Tuy nhiên, trước khi mua sỉ, hãy cân nhắc yếu tố tồn kho và ngân sách. Đảm bảo công ty có chỗ lưu trữ an toàn cho số văn phòng phẩm mua về (khô ráo, thoáng để giấy mực không hư hỏng). Đồng thời, tránh mua quá nhiều vượt ngân sách hoặc xa nhu cầu sử dụng trong kỳ, vì có thể đọng vốn và rủi ro hỏng hóc (ví dụ: mực in để lâu có thể khô, bút lông bảng chưa dùng đã khô mực). 

Lý tưởng nhất là tập trung mua sỉ những mặt hàng tiêu hao nhanh và dùng thường xuyên (giấy in, bút, kẹp giấy, mực in), còn những mặt hàng ít dùng hoặc mau hỏng thì mua vừa đủ. Nếu lên kế hoạch tốt, chiến lược mua số lượng lớn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình cung ứng văn phòng phẩm.

4. Chọn nhà cung cấp văn phòng phẩm uy tín và thương lượng giá

Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp có ảnh hưởng lớn đến ngân sách văn phòng phẩm. Thay vì để mỗi phòng ban tự phát mua ở nhiều nơi, doanh nghiệp nên hợp nhất đặt hàng vào một (hoặc một vài) nhà cung cấp cố định. 

Khi tập trung mua từ một nhà cung cấp lớn, bạn có thể đặt đơn hàng với tổng giá trị cao, giúp có sức mua tốt hơn và nhà cung cấp thường sẽ ưu đãi giá nhiều hơn – thậm chí có trường hợp tiết kiệm tới 80% chi phí trên một số mặt hàng nhờ gộp đơn mua chung. 

Việc này cũng tránh tình trạng nhân viên tự ý mua lẻ bên ngoài (thường giá cao hơn) làm tăng chi phí không cần thiết. Hơn nữa, trở thành khách hàng thân thiết của một đơn vị uy tín, bạn có thể nhận được dịch vụ tốt hơn, thời gian giao hàng nhanh, và nhà cung cấp sẽ nỗ lực giữ chân bạn bằng các chính sách chiết khấu, hậu mãi hấp dẫn.

Trước khi chốt nhà cung cấp, hãy khảo sát mặt bằng giá trên thị trường. So sánh báo giá từ nhiều đơn vị để biết mức giá nào hợp lý cho từng loại sản phẩm. 

Thông tin này giúp bạn có cơ sở đàm phán tốt hơn với nhà cung cấp đã chọn. Khi thương lượng, đừng ngại đề cập đến việc công ty sẽ mua với số lượng lớn và lâu dài, nhằm thuyết phục đối tác đưa ra mức giá chiết khấu tốt hơn hoặc điều khoản thanh toán ưu đãi. Nếu nhà cung cấp không sẵn sàng thương lượng hoặc giá họ đưa cao hơn hẳn mặt bằng chung, hãy sẵn sàng tìm đơn vị khác cạnh tranh hơn.

Ngoài giá cả, cũng nên thương lượng về điều kiện thanh toán và giao hàng (ví dụ: được công nợ 30 ngày, miễn phí vận chuyển, đổi trả linh hoạt…). Một mối quan hệ hợp tác win-win lâu dài sẽ giúp cả hai bên có lợi: doanh nghiệp bạn tiết kiệm chi phí, còn nhà cung cấp giữ được khách hàng ổn định. 

Thực tế cho thấy, xây dựng quan hệ tốt với nhà cung cấp có thể mang lại những ưu đãi mà mua lẻ nhỏ giọt không bao giờ có được (như tặng phẩm, giảm giá thêm khi có chương trình đặc biệt, hỗ trợ sau bán hàng...). Tóm lại, đừng e ngại đàm phán – chi phí văn phòng phẩm có thể giảm đáng kể khi bạn chủ động thỏa thuận với đối tác cung cấp.

5. Tận dụng mua sắm trực tuyến và chương trình khuyến mãi

Mua văn phòng phẩm Online là xu hướng ngày càng phổ biến giúp doanh nghiệp tiết kiệm cả thời gian lẫn chi phí. Thay vì cử người chạy đến cửa hàng, bạn có thể ngồi tại văn phòng so sánh giá trên website các nhà phân phối một cách nhanh chóng. 

Nhiều nhà cung cấp văn phòng phẩm lớn tại Việt Nam (như Phục Hy, Thiên Long FlexOffice, v.v.) đều có trang web liệt kê đầy đủ sản phẩm kèm giá. Bạn có thể so sánh giá các mặt hàng thường dùng (đặc biệt là các mặt hàng đắt tiền như mực in, hộp mực photo) giữa nhiều nơi để chọn nhà cung cấp rẻ nhất. 

Mua online còn giúp tiết kiệm chi phí đi lại và vận chuyển, khi nhiều bên hỗ trợ giao hàng tận nơi. Thậm chí, đặt hàng qua website còn giúp bạn cập nhật kịp thời các chương trình khuyến mãi và không bỏ lỡ cơ hội mua hàng giá ưu đãi.

Hãy tận dụng các chương trình giảm giá, khuyến mãi từ nhà cung cấp. Đăng ký nhận bản tin email hoặc theo dõi họ trên mạng xã hội để biết khi nào có đợt sale văn phòng phẩm, xả hàng tồn kho cuối năm, hoặc mã giảm giá đặc biệt. 

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các trang web so sánh giá hoặc công cụ theo dõi giá để tìm được mức giá tốt nhất cho món hàng cần mua. Ví dụ, có website so sánh giá giấy in, mực in giữa các nhà bán lớn; hoặc đơn giản lên các sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada...) tìm sản phẩm văn phòng phẩm để thấy nơi nào bán rẻ hơn (nhớ chọn nhà bán uy tín).

Khi mua sắm online, hãy lưu ý điều kiện khuyến mãi (thời gian, số lượng giới hạn, đơn hàng tối thiểu). Lập kế hoạch mua trong các dịp sale lớn (như 9/9, 11/11 trên sàn TMĐT, hoặc các đợt khai trương, kỷ niệm của nhà cung cấp) để tận dụng giảm giá sâu. 

Chẳng hạn, nhiều công ty văn phòng phẩm có chương trình chiết khấu cho khách hàng doanh nghiệp lớn hoặc tặng quà khi mua vượt một ngưỡng nào đó – hãy hỏi nhà cung cấp về những ưu đãi này. Việc kết hợp mua gộp trực tuyến và săn khuyến mãi sẽ giúp doanh nghiệp SMB tiết kiệm đáng kể, lại luôn cập nhật được sản phẩm mới và dịch vụ tiện ích từ nhà cung cấp.

6. Sử dụng sản phẩm văn phòng phẩm thương hiệu giá tốt (hàng “phổ thông”)

Một mẹo tiết kiệm thông minh là chọn dùng những thương hiệu văn phòng phẩm có giá thành phải chăng thay vì luôn mua hàng của hãng nổi tiếng đắt đỏ. Với nhiều mặt hàng như giấy note, bút bi, kẹp giấy, bìa hồ sơ..., sự khác biệt về chất lượng giữa sản phẩm thương hiệu lớn và sản phẩm phổ thông gần như không đáng kể trong khi giá có thể chênh lệch đáng kể. 

Do đó, doanh nghiệp có thể chuyển sang dùng các mặt hàng “no-name” hoặc thương hiệu nội địa uy tín có giá rẻ hơn. Chẳng hạn, bút bi Thiên Long hoặc Bến Nghé sản xuất trong nước thường có giá chỉ bằng một nửa so với bút từ các hãng ngoại nhập, nhưng vẫn bền và viết tốt. 

Tương tự, với bút dạ quang, bút lông bảng, dập ghim... bạn có thể chọn các nhãn hiệu châu Á hoặc Việt Nam (Thiên Long, Plus, Deli, Horse,…) thay vì sản phẩm từ châu Âu, Mỹ trừ khi yêu cầu chất lượng đặc thù.

Giấy in và sổ ghi chép là khoản tốn kém lớn, nên chọn thương hiệu giấy giá tốt có thể tiết kiệm nhiều cho ngân sách. Ví dụ, giấy A4 Bãi Bằng sản xuất tại Việt Nam được đánh giá thuộc loại tốt và tiết kiệm nhất, với giá thấp hơn nhiều so với các loại giấy ngoại nhập nhưng chất lượng vẫn đáp ứng tốt nhu cầu in ấn thông thường. 

Nhiều thương hiệu giấy in khác như IK Plus, Excel, Supreme (Indonesia, Thái Lan, Việt Nam) cũng có giá mềm hơn đáng kể so với Double A, Paper One nhưng vẫn phù hợp cho in ấn văn phòng. Doanh nghiệp nên thử nghiệm các nhãn hiệu này để tìm ra loại phù hợp về chất lượng và giá.

Tất nhiên, cần lưu ý đừng ham rẻ mà mua hàng kém chất lượng. Một số đồ quá rẻ có thể nhanh hỏng hoặc hiệu suất kém, dẫn đến “tiền mất tật mang” (ví dụ: giấy quá mỏng gây kẹt máy in, bút mực kém phải thay liên tục). Giải pháp là chọn nhà cung cấp uy tín và sản phẩm từ thương hiệu đã được thị trường công nhận ở phân khúc tiết kiệm. 

Ví dụ, trong nước có các thương hiệu lâu năm như Thiên Long, Hồng Hà, Campus, Bãi Bằng – đây đều là các hãng có sản phẩm giá phải chăng và đạt tiêu chuẩn. Bạn có thể tham khảo đánh giá từ các doanh nghiệp tương tự hoặc mua số lượng nhỏ dùng thử trước khi mua nhiều. Về dài hạn, chiến lược sử dụng hàng thương hiệu giá tốt sẽ cắt giảm đáng kể chi phí văn phòng phẩm mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc.

7. Tái sử dụng và tái chế vật tư văn phòng

Chiến lược 3T: Tiết giảm – Tái sử dụng – Tái chế giúp doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí, vừa xây dựng văn hóa xanh. Trước hết, hãy nhìn vào giấy in, thứ thường bị lãng phí nhiều nhất tại công sở. 

Doanh nghiệp nên giáo dục nhân viên tiết kiệm giấy: in hai mặt thay vì một mặt (khi máy móc cho phép), chỉ in tài liệu thật sự cần bản cứng; dùng giấy cũ còn một mặt trắng làm giấy nháp, in thử, hoặc in tài liệu nội bộ. Một chiến dịch đơn giản như “Tiết kiệm giấy – Bảo vệ môi trường” có thể tạo động lực cho nhân viên thực hiện, đặc biệt nếu đi kèm khen thưởng cho những cá nhân, phòng ban tiết kiệm tốt. 

Ngoài ra, giấy đã qua sử dụng có thể tái chế nội bộ: cắt nhỏ làm vật chèn đóng gói đồ dễ vỡ, hoặc gom bán cho các đơn vị tái chế giấy vụn – vừa thu hồi được ít chi phí vừa giảm rác thải.

Đối với các vật tư khác, hãy cố gắng tái sử dụng tối đa trước khi mua mới. Ví dụ, phong bì thư nhận được từ đối tác có thể dùng lại để gửi tài liệu nội bộ hoặc giao nhận hồ sơ (dán nhãn mới bên ngoài) thay vì xé bỏ. 

Hộp carton, xốp chèn của hàng hóa nhập về có thể giữ lại để đóng gói hàng gửi đi. Kẹp giấy, bìa hồ sơ dùng trong các dự án có thể thu hồi, xóa nhãn cũ và dùng cho lần sau. Thậm chí với những đồ như ghim bấm, nếu còn tốt có thể tháo ra để dùng lại; bút xóa hết mực có thể mua lọ mực xóa để bơm thêm thay vì mua bút mới.

Một mẹo nữa là mua đồ có thể nạp lại, thay thế lõi thay vì loại dùng một lần. Chẳng hạn, dùng bút bi, bút dạ quang loại thay được ruột – khi hết mực chỉ cần mua ruột bút mới (thường rẻ hơn ~50% so với nguyên chiếc) và tận dụng lại vỏ bút cũ. 

Tương tự, nạp mực máy in là giải pháp tiết kiệm và thân thiện môi trường: thay vì bỏ tiền mua hộp mực (cartridge) chính hãng mới rất đắt, bạn có thể nạp mực hoặc dùng cartridge tái chế với chi phí rẻ hơn nhiều mà chất lượng in vẫn tương đương.

Theo gợi ý từ Phục Hy, việc tái sử dụng khay mực máy in không gây bất kỳ chênh lệch chất lượng nào so với hộp mực mới. Hãy đảm bảo việc nạp mực, thay lõi được thực hiện đúng kỹ thuật (bởi bên cung cấp dịch vụ uy tín) để không ảnh hưởng đến thiết bị.

Doanh nghiệp cũng nên thiết lập một “góc tái sử dụng” ngay tại văn phòng. Đó có thể là một kệ hoặc tủ nơi nhân viên đặt những vật dụng thừa hoặc không còn cần, nhưng vẫn dùng tốt (ví dụ: bút dư, bìa file trống, kẹp giấy, sạc dự phòng, chuột máy tính cũ...). 

Những món đồ này có thể người khác trong công ty sẽ cần đến. Việc trao đổi, dùng lại nội bộ giúp tiết kiệm đáng kể thay vì mỗi người thiếu lại tự mua mới. Đồng thời, nó tạo ý thức cho nhân viên về việc tận dụng tài sản của công ty một cách triệt để, tránh lãng phí.

Tóm lại, với mỗi loại vật tư văn phòng, hãy nghĩ xem có cách nào kéo dài vòng đời của nó hay không. Thay vì vứt bỏ ngay khi hết công năng ban đầu, nhiều thứ có thể sửa chữa, nạp mực, thay thế phụ kiện để tiếp tục sử dụng. Không chỉ tiết kiệm tiền, việc tái sử dụng còn giúp bảo vệ môi trường – yếu tố ngày càng được đề cao trong văn hóa doanh nghiệp hiện đại.

Kết luận về tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm cho doanh nghiệp

Quản lý và tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm là một phần quan trọng trong chiến lược tối ưu hóa chi phí của doanh nghiệp nhỏ. Bằng cách áp dụng đồng bộ các biện pháp như lập kế hoạch mua sắm, mua số lượng lớn, thương lượng giá, chọn thương hiệu giá tốt và tái sử dụng vật tư, doanh nghiệp có thể tối đa hóa ngân sách và cải thiện lợi nhuận. Những khoản tiền tiết kiệm được từ văn phòng phẩm tuy nhỏ nhưng cộng dồn lại sẽ trở thành nguồn lực giúp đầu tư vào các nhu cầu khác quan trọng hơn của công ty.

Điều cốt yếu là xây dựng một văn hóa tiết kiệm và sử dụng hiệu quả trong toàn tổ chức. Hãy khuyến khích nhân viên đóng góp ý tưởng tiết kiệm, thưởng cho phòng ban làm tốt, và luôn theo dõi sát sao chi tiêu văn phòng phẩm. Với các chiến lược trên, doanh nghiệp SMB hoàn toàn có thể giảm thiểu “điểm đau” chi phí này, nâng cao hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững hơn trong thị trường cạnh tranh.

Tài liệu tham khảo: Các mẹo và chiến lược nêu trên được tổng hợp từ kinh nghiệm thực tiễn và khuyến nghị của nhiều nhà cung cấp văn phòng phẩm uy tín tại Việt Nam, cũng như tư vấn từ các tập đoàn văn phòng phẩm lớn như Thiên Long. Những giải pháp này đã và đang giúp nhiều doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hiệu quả mà không ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Hãy bắt đầu triển khai ngay hôm nay để thấy sự khác biệt trong ngân sách công ty bạn!