Checklist set-up văn phòng: 50 món cần có (PDF/Excel)
Checklist văn phòng phẩm 50 món giúp set-up văn phòng đúng–đủ–tiết kiệm theo lễ tân, kế toán, bán hàng, vận hành. Có mẫu PDF/Excel tải miễn phí, bảng gợi ý mua nhanh theo lốc/thùng, hỗ trợ xuất VAT và báo giá DN. Áp dụng cho văn phòng 10–50 nhân sự.
Tại Sao Cần Checklist VPP Khi Set-Up Văn Phòng?
Thiết lập văn phòng mới rất dễ thiếu – thừa nếu không có danh sách rõ ràng. Bài viết này cung cấp checklist văn phòng phẩm chuẩn 50 món, chia theo phòng ban để bạn mua đúng nhu cầu, đủ số lượng và tối ưu chi phí.
Cuối bài có file PDF/Excel để tải về và chỉnh sửa theo quy mô nhân sự. Checklist Văn phòng phẩm này dùng được cho mọi quy mô – từ văn phòng mới đến doanh nghiệp đang phát triển.
Cách sử dụng checklist VPP
Ai dùng: hành chính – nhân sự, kế toán mua hàng, quản lý văn phòng.
Khi dùng: mở văn phòng mới, tăng nhân sự, hoặc rà soát định mức theo quý.
Nguyên tắc: chuẩn hóa 1–2 thương hiệu chủ lực, ưu tiên mua theo lốc/thùng, đặt điểm đặt hàng lại cho giấy/bút/bìa để không bị gián đoạn.
Checklist theo phòng ban (rút gọn)
1. Lễ tân:
Kéo, băng keo, dao rọc giấy, bút bi 0.7, giấy note, sổ tiếp khách, bảng tên, hồ dán.
2. Kế toán:
Bìa còng gáy 7–8cm, nhãn gáy, file clear, giấy A4 80gsm, bút ký, máy tính cầm tay, bìa lỗ.
3. Bán hàng:
Sổ tay, bút gel, bìa trình ký, giấy A4 70gsm, thước kẻ, kẹp giấy, ruột bút.
4. Vận hành:
Dập ghim lớn, kim bấm, kệ tài liệu, giấy note size lớn, thùng rác mini, bảng trắng, pin, khăn lau màn hình.
Bảng Gợi Ý Mua Nhanh Theo Phòng Ban
| Phòng Ban | Sản phẩm chủ lực | Link đặt hàng |
|---|---|---|
| Lễ tân | Dao rọc, băng keo, giấy note | Văn phòng phẩm |
| Kế toán | Bìa còng, nhãn gáy, giấy 80gsm | /collections/bia-cong • /collections/giay-a4 |
| Bán hàng | Sổ tay, bút gel/bi | /collections/but-viet |
| Vận hành | Dập ghim, kim bấm | /collections/van-phong-pham |
Mua combo theo phòng ban • Nhận báo giá doanh nghiệp
Checklist 50 Món Văn Phòng Phẩm – Danh Sách Đầy Đủ (Phân Nhóm)
A. Giấy & In Ấn (1–10)
Giấy A4 70gsm
Giấy A4 80gsm
Giấy A3
Giấy note 3x3
Giấy note 3x5
Giấy bìa màu
Bao thư C5/C6
Nhãn in A4 (label)
Giấy decal
Bìa bọc tài liệu
B. Bút & Ghi Chép (11–20)
Bút bi 0.7
Bút bi 0.5
Bút gel
Bút chì kim
Ruột bút (bi/gel)
Bút dạ quang
Bút lông bảng
Bút lông dầu
Gôm tẩy
Sổ tay A5
C. Lưu Trữ & Trình Ký (21–32)
Bìa còng D-ring gáy 5–7cm
Bìa còng Lever Arch gáy 7–8cm
File lá (clear holder)
Bìa lỗ
Bìa 3 dây
Bìa hộp
Bìa trình ký
Nhãn gáy bìa còng
Kẹp bướm
Kẹp giấy
Bấm lỗ
Kệ tài liệu
D. Dụng Cụ Bàn Làm Việc (33–42)
Kéo
Dao rọc giấy + lưỡi thay
Thước kẻ
Bấm kim
Kim bấm No.10
Dập ghim lớn (heavy-duty)
Băng keo trong 48mm
Hồ dán
Băng keo giấy/đóng gói
Hộp cắm bút
E. Khác & Phụ Trợ (43–50)
Khay/tủ đựng hồ sơ nhỏ
Bảng trắng + nam châm
Miếng lót chuột
USB
Pin AA/AAA
Bao name card
Khăn lau màn hình
Thùng rác mini
Liên Kết Mua Nhanh Theo Nhóm Sản Phẩm
Giấy A4 70/80gsm: https://phuchy.vn/collections/giay-a4
Bút bi/gel: https://phuchy.vn/collections/but-viet
Bìa còng & phụ kiện: https://phuchy.vn/collections/bia-cong
Dụng cụ văn phòng: https://phuchy.vn/collections/van-phong-pham
Combo Gợi Ý VPP Theo Quy Mô Nhân Sự
10 nhân sự:
A4 70gsm 2 ram + A4 80gsm 1 ram; 20 bút bi; 4 bìa còng gáy 7–8cm; 1 hộp kẹp bướm; 2 cuộn băng keo; 1 dao rọc + 1 lưỡi thay; 1 dập ghim + 1 lốc kim.20 nhân sự:
Nhân đôi tất cả; thêm 1 bộ nhãn gáy; 1 lốc bút dạ quang.50 nhân sự:
Chuyển sang mua thùng giấy; chuẩn hóa 1–2 mã bút có ruột thay; cân nhắc hợp đồng khung theo quý để hưởng chiết khấu tốt nhất.
Tải mẫu PDF/Excel
Tải PDF: Bản in A4 có checkbox
Tải Excel: Checklist VPP theo phòng ban & Định mức theo đầu người
Mẹo Tiết Kiệm & Vận Hành Văn Phòng Hiệu Quả
Luôn ưu tiên mua theo lốc/thùng để có price break.
Thiết lập reorder point cho giấy/bút/bìa dựa trên mức tiêu thụ 2–3 kỳ gần nhất.
Dùng thương hiệu chủ lực cho giấy, bút, bìa để đồng nhất chất lượng và tránh lẫn model.
Tối ưu kho: kệ tài liệu + nhãn gáy giúp phân loại nhanh, kiểm đếm dễ.
Chính Sách & Giao Hàng
Giao hàng nội thành 24h với hàng sẵn kho; đi tỉnh từ 2–4 ngày làm việc.
Hỗ trợ xuất VAT (e-invoice) ngay khi cung cấp mã số thuế.
Đổi trả hàng theo chính sách của nhà bán/nhà sản xuất.
Câu Hỏi Thường Gặp – FAQ
1. Mua combo theo phòng ban có rẻ hơn không?
Có, vì áp dụng giá lốc/thùng, tiết kiệm chi phí gom hàng và giảm thời gian quản lý.
2. Định mức giấy 70/80gsm cho 10–20–50 nhân sự thế nào?
10 người: 2 ram 70gsm + 1 ram 80gsm/tháng; 20 người: gấp đôi; 50 người: nên chuyển sang mua thùng, cân nhắc ký hợp đồng theo quý.
3. Khi nào nên dùng bìa còng D-ring, khi nào dùng Lever Arch?
D-ring dùng cho hồ sơ đang xử lý, cần lật tra cứu thường xuyên. Lever Arch phù hợp lưu trữ lâu dài, hồ sơ dày, hạn chế lật.
4. Bút bi/gel có ruột thay được không?
Nhiều mẫu bút bi/gel có ruột thay – nên chuẩn hóa 1–2 mã dùng chung cho toàn công ty, tiết kiệm lâu dài.
5. Giao hàng & xuất VAT mất bao lâu?
Nội thành 24h với hàng sẵn; xuất hóa đơn điện tử ngay khi nhận đủ MST; đi tỉnh 2–4 ngày làm việc.
LIÊN KẾT ĐIỀU HƯỚNG
Checkist văn phòng phẩm là công cụ không thể thiếu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh lãng phí. Hãy tải ngay mẫu PDF/Excel, áp dụng đúng checklist truyền thống, vận hành doanh nghiệp bài bản – không để sót thứ gì, cũng không sắm dư thừa!
Chủ động kiểm soát, mua đúng – đủ – tiết kiệm là nền tảng xây dựng môi trường làm việc hiện đại, vững chắc.
