Checklist văn phòng phẩm cần thiết khi setup công ty mới

Tại sao cần Checklist văn phòng phẩm khi setup công ty mới?

Khi thành lập doanh nghiệp, việc chuẩn bị văn phòng phẩm không chỉ để phục vụ công việc hàng ngày mà còn góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp. Một Checklist văn phòng phẩm cần thiết khi setup công ty mới sẽ giúp:

• Tránh thiếu sót vật dụng quan trọng.

• Tiết kiệm chi phí nhờ mua sỉ.

• Dễ dàng quản lý, kiểm kê kho vật tư.

👉 Xem thêm: Danh mục văn phòng phẩm đầy đủ cho công ty, trường học, cá nhân

Nguyên tắc xây dựng checklist văn phòng phẩm cho công ty mới

Hợp lý – Hữu dụng – Hiệu quả

• Hợp lý: Chỉ mua những món thật sự cần.

• Hữu dụng: Ưu tiên vật phẩm sử dụng hằng ngày: giấy, bút, ghim, bìa hồ sơ.

• Hiệu quả: Chuẩn hóa sản phẩm để dễ mua sỉ và quản lý tồn kho.

Ưu tiên nhu cầu cốt lõi trước, mở rộng sau

• Giai đoạn 1: Giấy, bút, lưu trữ hồ sơ.

• Giai đoạn 2: Dụng cụ họp hành, thuyết trình.

• Giai đoạn 3: Văn phòng phẩm xanh – bền vững.

Danh mục văn phòng phẩm cần thiết khi setup công ty mới

1. Giấy & In ấn

• Giấy A4, A5, A3 (70–80gsm).

• Giấy ảnh, giấy nhãn dán.

• Túi chống ẩm, kệ đựng giấy.

👉 Tham khảo: So sánh Giấy A4 Double A và IK Plus]
👉 Xem thêm: So sánh Giấy A4 70gsm và 80gsm

2. Bút & Đồ viết

• Bút bi Thiên Long, Pentel, Pilot.

• Bút gel, bút ký, bút highlight.

• Bút chì kim và ngòi chì dự phòng.

👉 Tham khảo danh mục: Bút bi Thiên Long
👉 Xem thêm: Bút viết: Các thương hiệu bút phổ biến, cách phân loại và lựa chọn

3. Lưu trữ & Hồ sơ

• Bìa còng, bìa nhẫn, bìa lá.

• Kẹp giấy, kẹp bướm, nhãn gáy.

• Hộp hồ sơ, khay tài liệu.

👉 Xem thêm: Các thương hiệu văn phòng phẩm phổ biến ở Việt Nam

4. Dán – Ghim – Cắt

• Bấm kim, kim bấm, gỡ kim.

• Băng dính trong, băng dính giấy, keo dán.

• Dao rọc giấy, kéo, thước kẻ.

5. Sổ tay & Ghi chú

• Sticky notes nhiều kích cỡ.

• Sổ tay A5/A6 cho nhân viên.

• Lịch bàn, sổ kế hoạch tuần/tháng.

6. Họp hành & Thuyết trình

• Bảng trắng, bút lông, nước lau bảng.

• Flipchart, giấy khổ lớn.

• Presenter, pin dự phòng, dây HDMI.

7. Bàn làm việc cá nhân

• Khay giấy In/Out/Chờ ký.

• Cốc bút, khay ghim, kệ tài liệu.

• Tấm lót bàn, hộp cá nhân (locker).

8. Bộ onboarding cho nhân viên mới

• Sổ tay in logo, bút, giấy note.

• Thẻ tên, name card.

• Bộ hướng dẫn sử dụng văn phòng phẩm tiết kiệm.

👉 Tham khảo: Checklist setup văn phòng: 50 món cần có (PDF/Excel)

9. Vật tư vệ sinh & pantry cơ bản

• Khăn giấy, nước rửa tay, bao rác.

• Khăn microfiber, cồn lau bề mặt.

Checklist văn phòng phẩm xanh – Xu hướng bền vững

• Giấy tái chế, in 2 mặt.

• Bút thân nhựa tái chế, refill thay ruột.

• Bao bì phân hủy sinh học.

👉 Xem thêm: Thị trường Văn phòng phẩm tại Việt Nam: Xu hướng và tiềm năng phát triển

Mẫu bảng dự trù số lượng (theo quy mô)

Quy trình đặt hàng & kiểm kê tiết kiệm chi phí

1. Mã hóa danh mục để dễ quản lý.

2. Thiết lập Min–Max tồn kho.

3. Mua theo hợp đồng khung (giúp giảm 10–20%).

4. Kiểm kê định kỳ mỗi tháng/quý.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

1. Công ty mới cần những văn phòng phẩm gì?

Công ty cần giấy in, bút, bấm kim, sổ tay, bìa hồ sơ và dụng cụ họp hành.

2. Nên chọn giấy 70gsm hay 80gsm?

80gsm cho in ấn chuyên nghiệp, 70gsm phù hợp nội bộ.

3. Có nên mua văn phòng phẩm online?

Có, nên mua tại gian hàng chính hãng trên Shopee Mall, Tiki, Lazada.

4. Onboarding kit có quan trọng không?

Có, giúp nhân viên mới có trải nghiệm chuyên nghiệp ngay từ ngày đầu.

Checklist văn phòng phẩm cho công ty mới

Một Checklist văn phòng phẩm cần thiết khi setup công ty mới sẽ giúp doanh nghiệp khởi đầu trơn tru, tiết kiệm chi phí và chuyên nghiệp hơn. Hãy bắt đầu với 55 món cơ bản, sau đó mở rộng theo nhu cầu và áp dụng xu hướng xanh bền vững.

👉 Tải ngay checklist PDF/Excel tại: Checklist setup văn phòng: 50 món cần có