Danh sách văn phòng phẩm cần thiết cho công ty

Danh sách văn phòng phẩm cần thiết cho công ty gồm: giấy in A4/A3, bút bi/gel/ký, sổ tay – giấy note, bìa – file hồ sơ, kẹp – ghim – đục lỗ, kéo – dao – băng keo – keo dán, phụ kiện bàn, dụng cụ trình bày – họp và bộ đóng dấu. Trang bị đúng – đủ – đồng bộ giúp vận hành hành chính trôi chảy, giảm lãng phí và giữ gìn tính chuyên nghiệp.

Danh sách văn phòng phẩm cần thiết cho công ty

Dưới đây là danh sách văn phòng phẩm cần thiết cho công ty theo 8 nhóm cốt lõi. Mỗi nhóm trình bày đúng chuẩn Bắt buộc → Tùy chọn → Định mức gợi ý, kèm quy cách chuẩn để dễ đặt hàng – cấp phát – kiểm kê, và anchor link nội bộ phục vụ SEO & chuyển đổi.

1) Giấy & sổ – ghi chú

Bắt buộc

• Giấy A4 định lượng 70–80 gsm (ram 500 tờ) cho in ấn hằng ngày.

• Giấy note / sticky notes để ghi việc nhanh.

• Sổ A5/A4 cho ghi chép cá nhân và phòng ban.

Tùy chọn

• Giấy A3 (297×420 mm) cho sơ đồ/biểu đồ; giấy A5 cho form nội bộ.

• Giấy màu phân loại hồ sơ; phong bì DL/C5 cho thư – chứng từ.

Định mức gợi ý

• Định mức văn phòng phẩm: 1–1,5 ram A4/người/tháng (văn phòng ít in: 0,5–1 ram).

• Phòng kế toán/HCNS thường cao hơn mức trung bình.

Quy cách chuẩn

• ISO 216: A4 = 210×297 mm; A3 = 297×420 mm.

• Ưu tiên A4 80 gsm khi in 2 mặt để hạn chế hằn mực.

2) Bút viết & dụng cụ đi kèm

Bắt buộc

• Bút bi ngòi 0.5–0.7 mm cho ghi chép hằng ngày.

• Bút gel / bút ký mực pigment, quick-dry (đen/xanh) cho chứng từ, hợp đồng.

• Bút chì, gôm, bút xóa, gọt chì.

Tùy chọn

• Bút dạ quang (highlight).

• Bút lông viết bảng (whiteboard marker) cho phòng họp.

• Bút lông dầu (permanent marker) cho kho/đóng gói.

Định mức gợi ý

• 2–3 bút/người/tháng; 1 bộ highlight/5–8 người/quý.

Quy cách chuẩn (nên chốt)

• Nét phổ biến 0.5–0.7 mm; mực không lem – nhanh khô cho ký.

• Bút bảng dễ xóa, có refill/đầu thay để giảm rác thải.

3) Hồ sơ – lưu trữ

Bắt buộc

• Bìa còng gáy 5–7 cm (chuẩn đục 2 lỗ).

• Bìa lá A4, bìa nút, bìa lỗ.

• Bìa trình ký cho lãnh đạo/phòng ban.

Tùy chọn

• Bìa hộp lưu trữ dài hạn; túi rút nhựa A4.

• Khay giấy, khay namecard.

Định mức gợi ý

• 5–10 bìa lá/người/tháng; 1–2 bìa còng/phòng/tháng.

Quy cách chuẩn (nên chốt)

• Bìa còng 2 lỗ/4 lỗ đồng bộ với đục lỗ.

• Bìa lá A4 trong/trắng sữa dày dặn, hàn mép chắc.

4) Kẹp – ghim – đục lỗ

Bắt buộc

• Kẹp bướm (19/32/51 mm), kẹp giấy.

• Kim bấm No.10 (mini); kim 24/6 (chuẩn văn phòng).

• Bấm kim số 10, gỡ kim.

Tùy chọn

• Đục lỗ 1–2 lỗ (ưu tiên 2 lỗ cho bìa còng).

• Kim 23/13 (heavy-duty) nếu bấm chồng dày.

Định mức gợi ý

• 1 hộp kim No.10/5 người/tháng; 1 bấm kim/bàn.

Quy cách chuẩn (nên chốt)

• Bấm kim 24/6: ~15–25 tờ/lần; chọn bấm heavy-duty cho tập dày.

• Đục lỗ có thước canh mép để lỗ thẳng hàng.

5) Cắt – dán – dán nhãn

Bắt buộc

• Kéo, dao rọc giấy văn phòng (khóa an toàn).

• Băng keo trong 18–24 mm, băng keo đục.

• Keo dán (thỏi/nước), thước kẻ.

Tùy chọn

• Nhãn dán A4 (80–100 gsm), băng dính 2 mặt, khay cắt.

Định mức gợi ý

• 1 kéo + 1 dao/bàn; 1 cuộn băng keo/5 người/tháng.

• Bộ phận đóng gói nội bộ: tăng định mức băng keo/dao theo ca.

Quy cách chuẩn (nên chốt)

• Dao rọc lưỡi 9 mm/18 mm; băng keo 18/24 mm lõi chuẩn.

• Nhãn A4 mặt keo đều, bám tốt lên bìa – hộp – nhựa.

6) Trình bày & họp (dụng cụ)

Bắt buộc

• Bảng trắng, bút bảng xóa sạch.

• Nam châm, giấy flipchart phòng họp.

Tùy chọn

• Pad giấy biên bản, kẹp trình bày.

Định mức gợi ý

• 1 bộ bút bảng/phòng/tháng (ưu tiên bút refill).

Quy cách chuẩn (nên chốt)

• Bút bảng mực đậm – dễ xóa, đầu chisel/round tùy nhu cầu.

• Flipchart giấy dày, không thấm mực sang trang sau.

7) Phụ kiện bàn làm việc

Bắt buộc

• Ống cắm bút.

• Khay hồ sơ 3 tầng.

• Khay note để ghi chú nhanh.

Tùy chọn

• Khay namecard, kệ mini để bàn, khay kẹp ghim/nam châm.

Định mức gợi ý

• 1 bộ/bàn khi set-up văn phòng mới.

Quy cách chuẩn (nên chốt)

• Chất liệu nhựa cứng/kim loại sơn tĩnh điện; góc bo an toàn.

• Kệ/khay khả năng chịu tải tốt, dễ vệ sinh.

8) Đóng dấu & vật dụng hành chính

Bắt buộc

• Con dấu, mực dấu nhanh khô (đúng nền con dấu: gốc nước/dầu).

• Khay/đệm dấu.

• Dao rọc thư.

Tùy chọn

• Tem nhãn nội bộ, dây buộc, dây thun.

Định mức gợi ý

• 1 bộ dấu/bộ phận; mực dấu bổ sung theo quý.

Quy cách chuẩn (nên chốt)

• Mực dấu không lem trên giấy 80 gsm; nắp kín khí tránh khô mực.

• Khay dấu bề mặt phẳng – đàn hồi, đóng rõ nét.

📌 Ghi chú: Nhóm vệ sinh bàn làm việc (giấy/khăn lau bụi, nước xịt màn hình không cồn mạnh, bộ vệ sinh bàn phím) không bắt buộc, nhưng nên cấp phát tối thiểu cho phòng CNTT và phòng họp để giữ thiết bị sạch – bền – chuyên nghiệp.

Danh sách văn phòng phẩm cần thiết theo phòng ban

Một danh sách văn phòng phẩm khoa học không chỉ phân nhóm theo sản phẩm mà còn phải cụ thể cho từng phòng ban. Mỗi bộ phận có chức năng khác nhau, nhu cầu về đồ dùng văn phòng cũng khác nhau. 

Dưới đây là danh sách văn phòng phẩm cần thiết chia theo từng nhóm phòng ban trong công ty:

1. Văn phòng phẩm cần thiết cho phòng Hành chính – Nhân sự

• Giấy in A4 (70–80gsm) cho soạn thảo văn bản, hợp đồng.

• Bìa còng gáy 5–7 cm để lưu hồ sơ nhân sự.

• Bìa trình ký cho văn bản, quyết định.

• Phong bì thư hành chính.

• Kẹp bướm, bấm kim, nhãn dán để phân loại hồ sơ.

• Con dấu – mực dấu để đóng dấu hành chính.

👉 HCNS cần lượng giấy và bìa còng lớn, định mức thường cao hơn so với các phòng ban khác.

2. Văn phòng phẩm cần thiết cho phòng Kế toán

• Giấy A4 80gsm (ưu tiên in 2 mặt để tiết kiệm).

• Bìa còng dày để lưu sổ sách, chứng từ.

• Bìa lá A4 để kẹp chứng từ lẻ.

• Kẹp bướm lớn, đục lỗ phục vụ phân loại sổ sách.

• Bút bi xanh/đen, bút dạ quang để ghi chú và đánh dấu số liệu.

👉 Kế toán là bộ phận tiêu thụ giấy nhiều nhất, cần quản lý định mức văn phòng phẩm rõ ràng để tránh lãng phí.

3. Văn phòng phẩm cần thiết cho phòng Kinh doanh – CSKH

• Sổ tay A5 để ghi chú khách hàng.

• Bút ký (Bizner, Parker) dùng khi gặp đối tác.

• Bìa trình ký để ký kết hợp đồng.

• Namecard holder để quản lý danh thiếp.

• Giấy note, kẹp giấy, phong bì để ghi nhớ và gửi thư từ.

👉 Với phòng kinh doanh, sự gọn gàng và chuyên nghiệp của văn phòng phẩm cần thiết giúp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp.

4. Văn phòng phẩm cần thiết cho phòng họp – đào tạo

• Bảng trắng, bút bảng xóa sạch.

• Nam châm, giấy flipchart để ghi chú nhóm.

• Bút dạ quang, pad biên bản để ghi nhanh trong buổi họp.

👉 Văn phòng phẩm cho phòng họp nên cấp phát theo phòng, không tính theo cá nhân.

5. Văn phòng phẩm cần thiết cho kho – đóng gói nội bộ

• Dao rọc giấy, kéo lớn.

• Băng keo trong/đục để đóng gói.

• Bút lông dầu để đánh dấu kiện hàng.

• Nhãn dán, dây buộc để phân loại và niêm phong.

👉 Đây là nhóm vật tư văn phòng hỗ trợ vận hành hậu cần, đặc biệt cần cho doanh nghiệp có kho hàng.

Cách mua văn phòng phẩm cần thiết đúng – đủ – tiết kiệm

1. Chuẩn hóa quy cách:

   • Giấy A4 70–80gsm.

   • Kim bấm No.10 và 24/6.

   • Bìa còng gáy 5–7 cm.

2. Chọn thương hiệu tin dùng:

   • Thiên Long/Flexoffice (bút & hồ sơ).

   • Hồng Hà (sổ, tập).

   • Double A, PaperOne, IK Plus (giấy in).

   • King Jim (bìa còng, bìa hồ sơ).

3. Thiết lập cấp phát + điểm đặt hàng lại (ROP):
   Giúp tránh thiếu hụt bất ngờ và đảm bảo hoạt động hành chính không bị gián đoạn.

4. Ưu tiên chứng từ – VAT – giao nhanh:
   Mua hàng chính hãng, có hóa đơn VAT, đổi trả minh bạch.