Định mức văn phòng phẩm là gì? Cách lập bảng tiết kiệm

Nhiều doanh nghiệp vẫn mua văn phòng phẩm theo kiểu thiếu gì mua nấy. Cách làm này có thể tiện trong giai đoạn đầu, nhưng khi công ty có nhiều nhân viên, nhiều phòng ban và phát sinh nhu cầu in ấn, lưu hồ sơ, ký chứng từ thường xuyên, chi phí văn phòng phẩm rất dễ vượt kiểm soát.

Một tháng mua vài ram giấy, vài hộp bút, vài tập bìa hồ sơ có thể không đáng kể. Nhưng nếu không có định mức, doanh nghiệp sẽ khó biết phòng ban nào đang dùng nhiều, mặt hàng nào đang tồn kho dư, vật tư nào bị lấy vượt nhu cầu và khi nào cần đặt hàng bổ sung. Vì vậy, xây dựng định mức văn phòng phẩm là việc nên làm nếu công ty muốn mua sắm có kế hoạch, cấp phát minh bạch và tiết kiệm chi phí lâu dài.

Định mức văn phòng phẩm không phải là cắt giảm cực đoan. Mục tiêu đúng là cấp đủ vật tư cho công việc, nhưng phải có giới hạn, có người phụ trách, có bảng theo dõi và có kỳ rà soát. Đây là cách quản lý truyền thống, đơn giản nhưng rất hiệu quả với doanh nghiệp mua văn phòng phẩm thường xuyên.

Định mức văn phòng phẩm là gì?

Định mức văn phòng phẩm là mức sử dụng tối đa hoặc mức sử dụng chuẩn cho từng loại vật tư văn phòng trong một khoảng thời gian nhất định, thường được tính theo nhân viên, phòng ban, dự án hoặc toàn doanh nghiệp. Định mức có thể được quy định bằng số lượng sản phẩm hoặc bằng hạn mức chi phí.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể quy định mỗi nhân viên được cấp 1 cây bút bi mỗi tháng, phòng kế toán được sử dụng 10 ram giấy A4 mỗi tháng, hoặc phòng hành chính có ngân sách văn phòng phẩm 2.000.000 đồng/tháng. Tùy quy mô và đặc thù công việc, định mức có thể linh hoạt nhưng cần rõ ràng ngay từ đầu.

Nếu doanh nghiệp chưa nắm đầy đủ các nhóm vật tư thường dùng trong công ty, có thể tham khảo thêm bài viết văn phòng phẩm là gì để hiểu rõ những nhóm sản phẩm phổ biến như giấy in, bút viết, bìa hồ sơ, kẹp giấy, kim bấm, băng keo và các dụng cụ văn phòng dùng hằng ngày.

Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng định mức văn phòng phẩm?

Chi phí văn phòng phẩm thường bị xem là khoản nhỏ, nhưng nếu cộng theo tháng, theo phòng ban và theo năm, đây là khoản chi vận hành cần được kiểm soát. Đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều chứng từ, hợp đồng, hồ sơ nhân sự, hồ sơ kế toán hoặc bộ phận kho vận, việc mua văn phòng phẩm tùy tiện rất dễ tạo ra lãng phí.

Kiểm soát chi phí mua văn phòng phẩm

Khi có định mức, doanh nghiệp biết mỗi tháng cần khoảng bao nhiêu giấy A4, bao nhiêu bút viết, bao nhiêu bìa hồ sơ, bao nhiêu kẹp bướm, bao nhiêu kim bấm và bao nhiêu băng keo. Việc này giúp kế toán và hành chính dễ lập ngân sách, so sánh chi phí giữa các tháng và phát hiện biến động bất thường.

Ví dụ, nếu tháng trước phòng kế toán dùng 8 ram giấy nhưng tháng này tăng lên 18 ram, người phụ trách có thể kiểm tra lại nguyên nhân. Có thể do kỳ quyết toán, kiểm toán, in hợp đồng số lượng lớn, nhưng cũng có thể do in sai, in một mặt quá nhiều hoặc cấp phát thiếu kiểm soát.

Hạn chế lãng phí và thất thoát

Không có định mức thì rất khó kiểm soát tình trạng lấy dư, tích trữ cá nhân hoặc thất lạc vật tư. Một số vật dụng như bút, kéo, dao rọc giấy, bấm kim, máy tính cầm tay, băng keo, kẹp giấy nếu cấp phát không ký nhận sẽ khó truy lại khi bị mất hoặc dùng vượt nhu cầu.

Định mức giúp doanh nghiệp chuyển từ cách quản lý cảm tính sang cách quản lý có căn cứ. Ai cần thì đăng ký, phòng ban nào dùng nhiều thì có số liệu, vật tư nào cấp phát thường xuyên thì đưa vào danh mục kiểm soát, vật tư nào ít dùng thì mua theo nhu cầu thực tế.

Chủ động kế hoạch mua hàng

Khi biết mức tiêu hao trung bình, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch mua theo tháng hoặc theo quý. Cách làm này tốt hơn nhiều so với việc để hết hàng rồi mới mua gấp. Mua gấp thường khiến doanh nghiệp khó so sánh giá, dễ chấp nhận mức giá cao hơn và mất thời gian xử lý từng đơn nhỏ.

Với doanh nghiệp có nhu cầu mua thường xuyên, việc chuẩn hóa danh mục văn phòng phẩm ngay từ đầu sẽ giúp quá trình lập định mức, mua hàng và kiểm soát chi phí dễ hơn.

Tạo quy trình cấp phát minh bạch

Định mức không chỉ là con số. Định mức phải đi kèm quy trình: ai đề xuất, ai duyệt, ai mua, ai nhận hàng, ai cấp phát và ai đối chiếu cuối tháng. Khi quy trình rõ, phòng ban sử dụng cũng có trách nhiệm hơn, còn bộ phận hành chính/kế toán có căn cứ để kiểm tra.

Phân biệt định mức, ngân sách, tồn kho tối thiểu và điểm đặt hàng lại

Nhiều doanh nghiệp thường nhầm giữa định mức văn phòng phẩm, ngân sách văn phòng phẩm và tồn kho tối thiểu. Đây là các khái niệm có liên quan nhưng không giống nhau. Nếu phân biệt rõ ngay từ đầu, việc quản lý sẽ dễ hơn.

Trong thực tế, doanh nghiệp nên kết hợp cả bốn yếu tố: định mức cấp phát để kiểm soát sử dụng, ngân sách để kiểm soát chi phí, tồn kho tối thiểu để tránh thiếu hàng và điểm đặt hàng lại để chủ động mua bổ sung.

Các loại định mức văn phòng phẩm phổ biến

Tùy quy mô công ty, doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp nhiều loại định mức khác nhau. Không nên máy móc chọn một cách duy nhất cho toàn bộ công ty, vì nhu cầu của từng phòng ban có thể rất khác nhau.

Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, cách dễ áp dụng nhất là lập định mức theo phòng ban, sau đó kiểm soát thêm bằng ngân sách tháng. Ví dụ, phòng kế toán có định mức giấy A4 và bìa hồ sơ cao hơn, trong khi bộ phận kho có định mức riêng cho bút lông dầu, băng keo, dao rọc giấy và tem nhãn.

Cần chuẩn bị dữ liệu gì trước khi lập định mức VPP?

Muốn lập định mức văn phòng phẩm sát thực tế, doanh nghiệp không nên làm theo cảm giác. Cần có dữ liệu tối thiểu từ 3 đến 6 tháng gần nhất. Nếu chưa có dữ liệu, có thể dùng bảng mẫu tạm thời trong 1–3 tháng đầu, sau đó điều chỉnh lại theo số liệu sử dụng thực tế.

Dữ liệu mua hàng 3–6 tháng gần nhất

Doanh nghiệp nên tập hợp hóa đơn, phiếu giao hàng, bảng báo giá cũ, đơn đặt hàng, danh sách nhà cung cấp và tổng chi phí mua văn phòng phẩm theo tháng. Phần này giúp xác định công ty đang chi bao nhiêu tiền, mua nhóm hàng nào nhiều nhất và giá mua có ổn định không.

Dữ liệu cấp phát nội bộ

Nếu có phiếu cấp phát hoặc bảng theo dõi kho, cần xem phòng ban nào nhận nhiều giấy, bút, bìa hồ sơ, mực in, kẹp bướm, băng keo. Nếu chưa có phiếu cấp phát, nên bắt đầu tạo mẫu đơn giản bằng Excel. Không cần phức tạp ngay từ đầu, nhưng phải có số liệu.

Dữ liệu nhân sự và đặc thù công việc

Số lượng nhân viên từng phòng ban là căn cứ quan trọng để tính định mức. Tuy nhiên, không nên chỉ chia đều theo đầu người. Phòng kế toán, HCNS, kho, kinh doanh, kỹ thuật, marketing có mức sử dụng khác nhau. Phòng in nhiều hồ sơ giấy phải có định mức khác với phòng làm việc chủ yếu trên file điện tử.

Dữ liệu tồn kho

Cần biết tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ, hàng hư hỏng và hàng ít dùng. Nếu chỉ nhìn hóa đơn mua vào mà không kiểm tra tồn kho, doanh nghiệp có thể nhầm rằng nhu cầu đang cao trong khi thực tế là hàng bị cấp phát không kiểm soát hoặc tồn ở từng phòng ban.

Cách xây dựng định mức văn phòng phẩm tiết kiệm chi phí

Để xây dựng định mức VPP hiệu quả, doanh nghiệp nên đi theo quy trình rõ ràng. Không nên chỉ lập một bảng số lượng rồi gửi cho các phòng ban. Định mức muốn dùng được lâu dài phải có phân nhóm sản phẩm, phân loại người dùng, dữ liệu lịch sử, mức trần, quy trình cấp phát và lịch rà soát.

Bước 1. Phân nhóm văn phòng phẩm theo mục đích sử dụng

Trước tiên, cần chia văn phòng phẩm thành từng nhóm rõ ràng. Nếu để chung tất cả sản phẩm trong một danh sách dài, người phụ trách rất khó kiểm soát nhóm nào dùng thường xuyên, nhóm nào dùng theo dự án và nhóm nào cần quản lý như tài sản dùng lâu dài.

Theo kinh nghiệm cung cấp văn phòng phẩm cho doanh nghiệp, các nhóm cần kiểm soát đầu tiên thường là giấy A4, bút viết, bìa hồ sơ, kẹp bướm, kim bấm, băng keo và mực in. Đây là những nhóm dùng lặp lại hằng tháng, dễ phát sinh số lượng lớn và ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành.

Trong các nhóm trên, giấy in thường là khoản dễ phát sinh nhiều nhất. Doanh nghiệp nên kiểm soát riêng lượng giấy A4 theo phòng ban, vì đây là vật tư được dùng liên tục trong in ấn, photo, hợp đồng, báo giá, chứng từ và hồ sơ nội bộ.

Bước 2. Phân loại phòng ban theo nhu cầu sử dụng

Không nên áp một định mức chung cho toàn công ty. Đây là lỗi rất thường gặp. Phòng kế toán và phòng kho không thể dùng giống phòng marketing. Phòng HCNS có nhu cầu lưu hồ sơ nhân sự khác với phòng kinh doanh. Ban giám đốc hoặc quản lý có thể dùng sổ, bút ký, bìa trình ký ở mức khác với nhân viên văn phòng thông thường.

Bước 3. Tính mức tiêu hao trung bình

Sau khi có dữ liệu 3–6 tháng, doanh nghiệp tính mức tiêu hao trung bình cho từng nhóm vật tư. Công thức đơn giản như sau:

Mức tiêu hao trung bình tháng = Tổng số lượng đã sử dụng trong kỳ theo dõi / Số tháng theo dõi

Ví dụ, trong 6 tháng công ty dùng 120 ram giấy A4. Như vậy, mức tiêu hao trung bình là 20 ram/tháng. Nếu công ty có 50 nhân viên, mức bình quân là 0,4 ram/người/tháng. Tuy nhiên, không nên lấy con số này áp đều cho tất cả phòng ban. Cần tách riêng phòng kế toán, HCNS, kinh doanh, kho và các bộ phận đặc thù.

Ngoài ra, cần ghi chú các tháng có biến động bất thường. Nếu tháng đó có kiểm toán, quyết toán, đào tạo nhân sự, chuyển văn phòng hoặc dự án lớn thì lượng văn phòng phẩm tăng là điều có thể hiểu được. Không nên lấy tháng đột biến làm chuẩn lâu dài.

Bước 4. Đặt định mức trần cho từng nhóm vật tư

Định mức trần là mức tối đa được cấp trong một kỳ. Nếu phòng ban cần vượt định mức, phải có lý do rõ ràng và người duyệt cụ thể. Cách này giúp doanh nghiệp vẫn linh hoạt khi có việc phát sinh, nhưng không để tình trạng lấy vượt không kiểm soát.

Các con số dưới đây chỉ là mức tham khảo ban đầu. Doanh nghiệp cần điều chỉnh theo quy mô nhân sự, tần suất in ấn, số lượng hồ sơ giấy, đặc thù ngành nghề và dữ liệu sử dụng thực tế sau 1–3 tháng áp dụng.

Với các nhóm lưu trữ hồ sơ như bìa còng, bìa lá, bìa nút, bìa hộp, doanh nghiệp nên quản lý theo bộ hồ sơ hoặc theo phòng ban. Riêng các bộ phận như kế toán, HCNS, pháp lý thường cần nhiều bìa hồ sơ hơn vì phải lưu chứng từ, hợp đồng, hồ sơ nhân sự và tài liệu nội bộ.

Bước 5. Thiết lập điểm đặt hàng lại

Định mức cấp phát mới chỉ giải quyết phần sử dụng. Doanh nghiệp còn cần biết khi nào phải đặt hàng bổ sung. Nếu đợi hết hàng rồi mới mua, hoạt động văn phòng có thể bị gián đoạn. Nếu mua quá nhiều, công ty lại bị tồn kho và đọng tiền.

Công thức dễ áp dụng:

Điểm đặt hàng lại = Mức sử dụng trung bình mỗi ngày × Thời gian giao hàng + Tồn kho an toàn

Ví dụ, công ty dùng trung bình 1 ram giấy A4 mỗi ngày, nhà cung cấp thường giao trong 2 ngày, tồn kho an toàn là 5 ram. Khi đó điểm đặt hàng lại là: 1 × 2 + 5 = 7 ram. Nghĩa là khi kho còn 7 ram giấy A4, người phụ trách nên đặt hàng bổ sung.

Cách tính này rất hữu ích với các mặt hàng dùng thường xuyên như giấy A4, bút bi, kim bấm, băng keo, kẹp bướm và mực in. Với các mặt hàng ít dùng, doanh nghiệp có thể đặt theo nhu cầu thực tế, không cần giữ tồn kho lớn.

Bước 6. Ban hành quy trình đăng ký và cấp phát

Định mức chỉ có giá trị khi đi kèm quy trình. Nếu không có quy trình, bảng định mức rất dễ bị bỏ qua sau vài tháng. Doanh nghiệp nên quy định rõ thời gian đăng ký, người duyệt, người mua, người nhận và người cấp phát.

1. Phòng ban gửi nhu cầu văn phòng phẩm trước một ngày cố định hằng tháng.
2. Trưởng bộ phận kiểm tra và xác nhận nhu cầu.
3. Hành chính nhân sự đối chiếu với định mức và tồn kho.
4. Kế toán hoặc quản lý kiểm tra ngân sách nếu có phát sinh vượt định mức.
5. Người phụ trách mua hàng đặt hàng từ nhà cung cấp đã duyệt.
6. Văn phòng phẩm nhập kho, kiểm số lượng và lưu chứng từ.
7. Cấp phát cho từng phòng ban, có ký nhận hoặc ghi nhận trên file theo dõi.
8. Cuối tháng đối chiếu tồn kho, chi phí và lượng cấp phát thực tế.

Nếu công ty không muốn xử lý từng đơn nhỏ lẻ, có thể dùng hình thức mua văn phòng phẩm theo tháng để gom nhu cầu, kiểm soát chi phí và giao hàng theo lịch cố định.

Bước 7. Rà soát định mức định kỳ

Định mức không nên cố định mãi. Trong giai đoạn đầu, doanh nghiệp nên rà soát 3 tháng/lần. Khi dữ liệu đã ổn định, có thể rà soát 6 tháng/lần. Ngoài ra, cần điều chỉnh định mức khi công ty tăng nhân sự, thay đổi máy in, chuyển văn phòng, mở thêm bộ phận, phát sinh dự án lớn hoặc thay đổi quy trình lưu trữ hồ sơ.

Mẫu bảng định mức văn phòng phẩm cho doanh nghiệp

Bảng dưới đây chỉ là mẫu tham khảo cho khối văn phòng cơ bản. Doanh nghiệp nên điều chỉnh theo ngành nghề, số lượng nhân viên, mức độ in ấn, quy trình lưu hồ sơ và ngân sách thực tế. Không nên lấy bảng định mức văn phòng phẩm áp dụng cứng cho toàn bộ công ty mà không theo dõi lại sau một thời gian sử dụng.

Bảng định mức VPP cơ bản theo nhân viên

Bảng định mức VPP theo phòng ban

Ví dụ lập định mức văn phòng phẩm cho công ty 50 nhân viên

Để dễ hình dung, có thể lấy ví dụ một công ty 50 nhân viên gồm phòng kế toán, HCNS, kinh doanh, marketing và kho vận. Công ty có nhu cầu in báo giá, hợp đồng, chứng từ kế toán, hồ sơ nhân sự và tài liệu nội bộ hằng tháng.

Ví dụ trên không phải chuẩn cố định cho mọi công ty. Đây là cách để doanh nghiệp bắt đầu ước lượng. Sau 1–3 tháng áp dụng, cần so sánh lại số lượng đã cấp phát, số lượng tồn kho và phản hồi của từng phòng ban để điều chỉnh định mức cho sát thực tế.

Cách tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm mà không làm thiếu vật tư

Tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm không có nghĩa là mua hàng rẻ nhất hoặc cắt giảm mọi nhu cầu. Cách làm đúng là chuẩn hóa danh mục, mua tập trung, kiểm soát cấp phát, theo dõi tồn kho và chọn nhà cung cấp ổn định. Nếu chỉ siết định mức quá thấp, nhân viên có thể thiếu vật tư làm việc, phải mua lẻ bên ngoài hoặc mất thời gian xin cấp bổ sung nhiều lần.

Chuẩn hóa danh mục mua hàng

Doanh nghiệp nên có danh mục văn phòng phẩm chuẩn, gồm các sản phẩm thường dùng và quy cách cụ thể. Ví dụ: giấy A4 loại nào, bút bi loại nào, kẹp bướm kích thước nào, bìa hồ sơ dùng loại nào, băng keo khổ bao nhiêu. Khi danh mục chuẩn rõ ràng, người phụ trách mua hàng dễ báo giá, dễ so sánh và dễ kiểm soát chất lượng.

Không nên để mỗi phòng ban tự chọn một thương hiệu, một mẫu mã và một quy cách khác nhau nếu không có lý do nghiệp vụ. Danh mục càng rối, việc mua hàng càng tốn thời gian và khó kiểm soát giá.

Mua tập trung thay vì mua lẻ từng đợt

Mua tập trung giúp doanh nghiệp gom nhu cầu của nhiều phòng ban trong cùng một kỳ. Cách này giúp giảm số lần đặt hàng, giảm thời gian xử lý đơn, dễ lấy báo giá theo số lượng và thuận tiện hơn khi đối chiếu hóa đơn.

Doanh nghiệp có thể gửi danh sách sản phẩm cần dùng hằng tháng để nhận báo giá văn phòng phẩm theo số lượng, thay vì mua lẻ từng món phát sinh.

Áp dụng nguyên tắc đổi cũ lấy mới

Với các vật tư dễ lấy dư hoặc dễ thất lạc như bút viết, kéo, dao rọc giấy, bấm kim, máy tính cầm tay, doanh nghiệp nên áp dụng nguyên tắc đổi cũ lấy mới hoặc ký nhận khi cấp phát. Đây là cách quản lý truyền thống nhưng hiệu quả, nhất là với công ty có nhiều nhân viên.

Nguyên tắc này không nhằm làm khó nhân viên. Mục đích là tạo ý thức sử dụng đúng nhu cầu, giảm tình trạng tích trữ và giúp bộ phận hành chính biết vật tư nào đang được dùng thật, vật tư nào bị thất thoát.

Giảm lãng phí giấy in

Giấy in là nhóm cần kiểm soát kỹ vì dùng liên tục. Doanh nghiệp nên cài đặt in hai mặt mặc định, hạn chế in màu nếu không cần, tận dụng giấy một mặt làm giấy nháp và khuyến khích duyệt file điện tử đối với tài liệu nội bộ.

Nếu có nhiều máy in, nên theo dõi lượng giấy và mực in theo từng máy hoặc từng phòng ban. Việc này giúp phát hiện bộ phận nào in nhiều bất thường, máy nào tiêu hao nhiều mực, hoặc quy trình nào đang tạo ra quá nhiều bản in không cần thiết.

Theo dõi tồn kho tối thiểu

Không nên để hết hàng mới mua, nhưng cũng không nên tồn kho quá nhiều. Doanh nghiệp nên giữ tồn kho an toàn cho các mặt hàng dùng thường xuyên như giấy A4, bút bi, kim bấm, kẹp bướm, băng keo và mực in. Với sản phẩm ít dùng hoặc dùng theo dự án, có thể đặt theo nhu cầu thực tế.

Chọn nhà cung cấp ổn định

Giá rẻ là quan trọng, nhưng không phải tiêu chí duy nhất. Nhà cung cấp văn phòng phẩm cho doanh nghiệp cần có danh mục hàng ổn định, báo giá rõ ràng, giao hàng đúng hẹn, có hóa đơn VAT khi cần và hỗ trợ báo giá theo danh sách. Với doanh nghiệp mua lặp lại, sự ổn định đôi khi quan trọng hơn việc rẻ hơn một vài phần trăm nhưng giao hàng chậm hoặc thiếu sản phẩm.

Quy trình cấp phát văn phòng phẩm hằng tháng

Một quy trình cấp phát tốt nên đơn giản, dễ làm và duy trì được lâu dài. Doanh nghiệp nhỏ không cần phần mềm phức tạp ngay từ đầu. Chỉ cần bảng Excel, người phụ trách rõ ràng và phiếu cấp phát đầy đủ là đã kiểm soát tốt hơn rất nhiều.

Mẫu bảng theo dõi định mức văn phòng phẩm Excel

Doanh nghiệp có thể dùng bảng theo dõi đơn giản gồm các cột: tên sản phẩm, đơn vị tính, tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ, định mức và ghi chú. Bảng này nên được cập nhật hằng tháng để làm căn cứ điều chỉnh định mức.

Nếu duy trì bảng này đều đặn, doanh nghiệp sẽ biết sản phẩm nào đang dùng đúng định mức, sản phẩm nào bị cấp phát vượt nhu cầu và sản phẩm nào đang tồn kho lâu nhưng ít sử dụng.

Những lỗi thường gặp khi lập định mức văn phòng phẩm

Lỗi 1. Lấy một mức áp cho tất cả phòng ban

Đây là lỗi cơ bản nhất. Kế toán, HCNS, kho, kinh doanh và marketing có nhu cầu khác nhau. Nếu chia đều cho tất cả, phòng dùng nhiều sẽ thiếu, phòng dùng ít lại dư. Cách đúng là lập định mức theo phòng ban, sau đó mới tính bình quân toàn công ty.

Lỗi 2. Chỉ khoán tiền mà không kiểm soát danh mục

Khoán ngân sách giúp kiểm soát tổng tiền, nhưng nếu không kiểm soát danh mục thì phòng ban có thể mua sai sản phẩm, mua hàng không cần thiết hoặc mua nhiều món nhỏ không phục vụ trực tiếp công việc. Doanh nghiệp nên khoán ngân sách kèm danh mục được mua.

Lỗi 3. Không có dữ liệu lịch sử

Không có dữ liệu thì định mức chỉ là đoán. Doanh nghiệp nên dựa trên hóa đơn, phiếu cấp phát, tồn kho và số lượng nhân sự. Nếu công ty mới thành lập chưa có dữ liệu, có thể dùng bảng mẫu trong 1–3 tháng rồi điều chỉnh.

Lỗi 4. Không ký nhận khi cấp phát

Nếu không có ký nhận hoặc ghi nhận trên file theo dõi, cuối tháng rất khó biết vật tư đã cấp cho ai, phòng nào dùng nhiều và sản phẩm nào bị thất thoát. Với vật tư tiêu hao nhỏ, bảng theo dõi đơn giản là đủ. Với vật dụng dùng lâu dài, nên có ký nhận rõ ràng.

Lỗi 5. Mua quá nhiều để “cho chắc”

Mua dư quá nhiều làm đọng tiền, chiếm chỗ lưu kho và dễ thất lạc. Một số sản phẩm như bút, giấy note, băng keo, hồ dán nếu để lâu có thể giảm chất lượng. Doanh nghiệp nên giữ tồn kho an toàn, không nên tồn quá mức cần thiết.

Lỗi 6. Đặt định mức quá thấp

Tiết kiệm quá mức có thể phản tác dụng. Nếu nhân viên thiếu giấy, bút, bìa hồ sơ hoặc mực in để làm việc, công việc sẽ bị chậm. Thậm chí phòng ban phải tự mua lẻ bên ngoài, cuối cùng chi phí tổng thể còn khó kiểm soát hơn.

Khi nào doanh nghiệp nên dùng dịch vụ văn phòng phẩm định kỳ?

Doanh nghiệp nên cân nhắc mua văn phòng phẩm định kỳ nếu mỗi tháng đều phát sinh nhu cầu mua hàng, có nhiều phòng ban cần cấp phát, muốn có hóa đơn rõ ràng, muốn nhận báo giá theo danh sách và muốn giảm thời gian xử lý từng đơn nhỏ.

Hình thức này phù hợp với công ty văn phòng, doanh nghiệp sản xuất, trường học, trung tâm đào tạo, công ty dịch vụ, phòng khám, kho vận và các đơn vị cần cấp phát văn phòng phẩm thường xuyên. Thay vì mỗi tháng xử lý nhiều đơn lẻ, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa danh mục, gửi nhu cầu, nhận báo giá và giao hàng theo lịch.

Gợi ý danh mục văn phòng phẩm nên chuẩn hóa trong doanh nghiệp

Trước khi lập định mức, doanh nghiệp nên chuẩn hóa danh mục sản phẩm thường dùng. Danh mục càng rõ, định mức càng dễ áp dụng. Không cần đưa quá nhiều mặt hàng ngay từ đầu, chỉ nên chọn các nhóm dùng thường xuyên và có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động văn phòng.

Nhóm giấy in và giấy văn phòng

Gồm giấy A4, giấy A3, giấy A5, giấy note, giấy in màu và một số loại giấy phục vụ in ấn nội bộ. Đây là nhóm cần kiểm soát kỹ vì tần suất sử dụng cao và dễ phát sinh chi phí nếu in ấn không hợp lý.

Nhóm bút viết

Gồm bút bi, bút gel, bút chì, bút dạ quang, bút lông dầu, bút lông bảng. Nhóm này có thể cấp theo nhân viên, theo phòng ban hoặc theo mục đích sử dụng. Với bút bi, bút gel, nên áp dụng đổi cũ lấy mới để hạn chế lấy dư.

Nhóm bìa hồ sơ

Gồm bìa còng, bìa lá, bìa nút, bìa trình ký, bìa hộp, bìa lỗ. Đây là nhóm quan trọng với phòng kế toán, hành chính nhân sự, pháp lý và các bộ phận thường xuyên lưu chứng từ, hợp đồng, hồ sơ nhân viên hoặc tài liệu dự án.

Nhóm dụng cụ văn phòng dùng chung

Gồm kẹp bướm, kim bấm, bấm kim, kẹp giấy, dao rọc giấy, kéo, băng keo, hồ dán, máy tính cầm tay, ống cắm bút. Nhiều sản phẩm trong nhóm này nên được quản lý theo phòng ban thay vì cấp riêng cho từng người.

Doanh nghiệp có thể tham khảo trước danh mục văn phòng phẩm thông dụng để lập danh sách chuẩn trước khi xây dựng định mức cấp phát.

Lưu ý về hóa đơn và chứng từ khi mua văn phòng phẩm

Với doanh nghiệp, văn phòng phẩm không chỉ là vật tư sử dụng hằng ngày mà còn là khoản chi phí cần có chứng từ rõ ràng. Khi mua hàng, nên lưu đầy đủ hồ sơ để kế toán dễ đối chiếu và ban quản lý dễ kiểm tra khi cần.

• Hóa đơn VAT hoặc chứng từ bán hàng hợp lệ.
• Phiếu giao hàng hoặc biên nhận giao hàng.
• Bảng báo giá hoặc xác nhận đơn hàng.
• Đề nghị mua hàng từ phòng ban sử dụng.
• Phiếu nhập kho nếu doanh nghiệp có kho VPP nội bộ.
• Phiếu cấp phát hoặc bảng ký nhận theo phòng ban.
• Biên bản bàn giao nếu là vật dụng dùng lâu dài như máy tính cầm tay, bấm kim lớn, kéo, dao rọc giấy.

Phục Hy không thay thế vai trò tư vấn kế toán hoặc tư vấn thuế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, về nguyên tắc quản trị nội bộ, mua văn phòng phẩm cho công ty nên có danh sách hàng hóa rõ ràng, chứng từ đầy đủ và người phụ trách xác nhận. Cách làm này vừa minh bạch, vừa giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn khi mua hàng định kỳ.

Nội dung được biên soạn dựa trên kinh nghiệm tư vấn và cung cấp văn phòng phẩm cho doanh nghiệp, phòng hành chính nhân sự, kế toán và bộ phận mua hàng tại Phục Hy.

Câu hỏi thường gặp về định mức văn phòng phẩm

Định mức văn phòng phẩm có bắt buộc không?

Không phải doanh nghiệp nào cũng bắt buộc phải có bảng định mức riêng. Tuy nhiên, nếu công ty có nhiều nhân viên, nhiều phòng ban và phát sinh mua văn phòng phẩm hằng tháng, nên ban hành định mức trong quy chế nội bộ để kiểm soát chi phí và cấp phát minh bạch.

Nên lập định mức VPP theo nhân viên hay phòng ban?

Công ty nhỏ có thể lập theo nhân viên để dễ quản lý. Công ty vừa và lớn nên lập theo phòng ban vì nhu cầu giấy, bìa hồ sơ, mực in, kẹp bướm, băng keo và các vật tư dùng chung khác nhau rất nhiều giữa các bộ phận.

Bao lâu nên rà soát định mức văn phòng phẩm một lần?

Giai đoạn đầu nên rà soát 3 tháng/lần. Khi dữ liệu đã ổn định, có thể rà soát 6 tháng/lần hoặc khi công ty thay đổi nhân sự, chuyển văn phòng, đổi máy in, tăng hồ sơ giấy hoặc phát sinh dự án lớn.

Làm sao giảm chi phí giấy A4 trong văn phòng?

Nên cài đặt in hai mặt mặc định, hạn chế in màu nếu không cần, tận dụng giấy một mặt làm giấy nháp, chuyển một số quy trình duyệt nội bộ sang file điện tử và theo dõi lượng giấy theo phòng ban hoặc máy in.

Có nên áp dụng nguyên tắc đổi cũ lấy mới không?

Nên áp dụng với bút viết, kéo, dao rọc giấy, bấm kim, máy tính cầm tay và một số vật tư dễ thất lạc. Cách này giúp giảm tình trạng lấy dư, tăng ý thức sử dụng và hỗ trợ bộ phận hành chính kiểm soát tốt hơn.

Công ty mới thành lập chưa có dữ liệu thì lập định mức thế nào?

Có thể dùng bảng định mức tham khảo trong 1–3 tháng đầu. Sau đó, doanh nghiệp cần theo dõi số lượng mua vào, cấp phát và tồn kho để điều chỉnh lại theo thực tế. Không nên cố định định mức cả năm khi chưa có dữ liệu sử dụng.

Có nên mua văn phòng phẩm theo tháng không?

Nên, nếu doanh nghiệp có nhu cầu lặp lại. Mua theo tháng giúp gom đơn, dễ kiểm soát chi phí, hạn chế mua lẻ, thuận tiện đối chiếu hóa đơn và chủ động hơn trong việc cấp phát cho các phòng ban.

Kết luận

Định mức văn phòng phẩm là công cụ quản lý đơn giản nhưng rất cần thiết với doanh nghiệp. Khi có định mức, công ty kiểm soát được chi phí, hạn chế lãng phí, chủ động kế hoạch mua hàng và cấp phát minh bạch hơn cho từng phòng ban. Điều quan trọng là không lập định mức theo cảm tính, mà cần dựa trên dữ liệu mua hàng, dữ liệu cấp phát, số lượng nhân sự và nhu cầu thực tế của từng bộ phận.

Một bảng định mức tốt nên có danh mục sản phẩm rõ ràng, mức sử dụng tham khảo, quy trình đăng ký, người phụ trách, điểm đặt hàng lại và lịch rà soát định kỳ. Với doanh nghiệp mua văn phòng phẩm thường xuyên, việc chuẩn hóa danh mục và mua hàng theo kế hoạch sẽ tiết kiệm hơn rất nhiều so với mua lẻ phát sinh từng lần.

Nếu doanh nghiệp đang xây dựng lại danh mục mua sắm nội bộ, có thể bắt đầu bằng việc rà soát các nhóm văn phòng phẩm dùng thường xuyên, sau đó lập định mức theo phòng ban và điều chỉnh dần theo số liệu thực tế.