Cách kiểm kê văn phòng phẩm cuối tháng, cuối quý + mẫu biên bản

File quản lý báo còn 20 ram giấy A4 nhưng trên kệ chỉ còn 17 ram; một hộp bút được ghi là còn nguyên nhưng thực tế đã lấy gần hết; một số hộp mực đã chuyển cho phòng ban nhưng phiếu cấp phát chưa được cập nhật. Đây là những sai lệch thường chỉ được phát hiện khi doanh nghiệp thực hiện kiểm kê văn phòng phẩm đúng quy trình.

Kiểm kê không đơn thuần là đếm số lượng đang nằm trong kho. Người phụ trách phải xác định thời điểm chốt, kiểm soát các phát sinh nhập – xuất, phân loại tình trạng hàng, đối chiếu kết quả thực tế với số liệu trên file, xác minh nguyên nhân chênh lệch và lập biên bản trước khi điều chỉnh tồn kho.

Hoạt động này là một khâu chuyên sâu trong quy trình quản lý văn phòng phẩm trong doanh nghiệp. Nếu quy trình tổng thể kiểm soát từ đề xuất, mua hàng, kiểm nhận đến cấp phát thì kiểm kê là bước xác nhận số liệu đang quản lý có phản ánh đúng lượng hàng còn lại hay không.

Trả lời nhanh: Quy trình kiểm kê văn phòng phẩm gồm 10 bước: chốt thời điểm; hoàn tất chứng từ; kiểm soát nhập – xuất; chuẩn bị danh mục; sắp xếp hàng; kiểm đếm theo vị trí; phân loại tình trạng; đếm lại mã có chênh lệch; đối chiếu số liệu; lập biên bản và phê duyệt điều chỉnh.

Kiểm kê văn phòng phẩm là gì?

Kiểm kê văn phòng phẩm là quá trình kiểm đếm số lượng thực tế, xác định tình trạng hàng tại một thời điểm cụ thể và đối chiếu với số liệu được theo dõi trên file Excel, phần mềm kho hoặc sổ quản lý nội bộ.

Kết quả kiểm kê phải trả lời được bốn câu hỏi:

1. Thực tế doanh nghiệp còn bao nhiêu hàng?
2. Trong số đó, bao nhiêu hàng còn đạt chất lượng?
3. Bao nhiêu hàng đang sẵn sàng để cấp cho yêu cầu mới?
4. Số thực tế chênh lệch thế nào so với số đang theo dõi và cần xử lý ra sao?

Theo Điều 40 Luật Kế toán số 88/2015/QH13, kiểm kê tài sản bao gồm việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị tại thời điểm kiểm kê để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán. Khi số liệu thực tế khác số ghi trên sổ, đơn vị phải xác định nguyên nhân và phản ánh kết quả xử lý theo quy định.

Phân biệt tồn theo file, tồn thực tế và tồn khả dụng

Tồn theo file không mặc nhiên là tồn thực tế. File chỉ phản ánh các giao dịch đã được nhập đúng và đầy đủ. Nếu một lần cấp phát chưa được ghi nhận, hàng hoàn trả chưa nhập lại hoặc hệ số quy đổi bị sai, số tồn trên báo cáo sẽ không còn chính xác.

Doanh nghiệp đang theo dõi nhập, xuất và cấp phát bằng Excel có thể tham khảo mẫu file Excel quản lý cấp phát văn phòng phẩm. Báo cáo từ file vẫn cần được đối chiếu với kết quả kiểm đếm vật lý vào cuối kỳ.

Kiểm kê cuối tháng, cuối quý có bắt buộc không?

Không có quy định chung buộc mọi doanh nghiệp phải kiểm kê văn phòng phẩm vào cuối từng tháng hoặc từng quý. Đây thường là lịch kiểm soát nội bộ được thiết lập căn cứ vào quy mô kho, số lượt nhập – xuất, giá trị hàng và mức độ rủi ro.

Luật Kế toán quy định các trường hợp phải kiểm kê, trong đó có cuối kỳ kế toán năm, khi đơn vị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu, xảy ra thiệt hại bất thường và các trường hợp khác theo pháp luật. Vì vậy, kiểm kê tháng và quý nên được hiểu là hoạt động quản trị chủ động, không thay thế nghĩa vụ kiểm kê theo quy định kế toán.

Từ ngày 1/1/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp có hiệu lực. Nếu doanh nghiệp áp dụng Thông tư này, bộ phận kế toán có thể đối chiếu cấu trúc Mẫu số 05-VT – Biên bản tổng hợp kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa.

Lưu ý chuyên môn: Mẫu biên bản trong bài là mẫu quản trị nội bộ rút gọn, không phải bản sao nguyên mẫu 05-VT. Trước khi sử dụng làm chứng từ kế toán hoặc căn cứ ghi sổ, doanh nghiệp cần để kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán rà soát theo chế độ thực tế đang áp dụng.

Kiểm kê cuối tháng và cuối quý khác nhau như thế nào?

Không nhất thiết phải thực hiện cùng một phạm vi cho mọi kỳ. Kiểm kê tháng nên tập trung vào việc phát hiện sai lệch sớm, trong khi kiểm kê quý cần đánh giá toàn diện hơn về số lượng, chất lượng và hiệu quả sử dụng.

Những mặt hàng nên kiểm tra hằng tháng

• Giấy A4, A3 và các loại giấy in sử dụng thường xuyên.
• Mực in, hộp mực hoặc ribbon có giá trị cao.
• Bút bi, bút lông, giấy note và bìa hồ sơ có lượng cấp phát lớn.
• Hàng có nhiều model hoặc quy cách dễ nhầm.
• Mặt hàng đã từng phát sinh thừa, thiếu.
• Hàng đang gần mức tồn tối thiểu.
• Mặt hàng thường được cấp phát đột xuất.

Nội dung cần mở rộng khi kiểm kê quý

• Toàn bộ vị trí lưu trữ trong doanh nghiệp.
• Hàng tồn lâu nhưng không phát sinh sử dụng.
• Mã hàng đã ngừng mua nhưng vẫn còn tồn.
• Văn phòng phẩm để tại tủ dùng chung của phòng ban.
• Dụng cụ đang được giao cho từng người hoặc từng bộ phận.
• Hàng lỗi, hỏng, sai model hoặc chờ đổi trả.
• Các chênh lệch lặp lại qua nhiều tháng.
• Tính phù hợp của định mức và mức tồn tối thiểu.

Chu kỳ kiểm kê và chu kỳ mua hàng không phải là một. Doanh nghiệp có thể kiểm tra một số mã hằng tháng nhưng chỉ đặt mua khi hàng chạm mức cần bổ sung hoặc khi đã gom đủ nhu cầu.

Phạm vi và hồ sơ cần chuẩn bị trước khi kiểm kê

Kiểm kê chỉ có giá trị khi phạm vi được xác định rõ. Nếu một nhóm đếm cả hàng trong kho, còn nhóm khác tính thêm đồ đang dùng tại phòng ban, kết quả sẽ không thể đối chiếu.

Xác định những khu vực thuộc phạm vi kiểm kê

Tùy cách tổ chức, phạm vi có thể gồm:

• Kho văn phòng phẩm trung tâm.
• Tủ của phòng hành chính hoặc HCNS.
• Tủ dùng chung tại từng phòng ban.
• Khu vực hàng đang chờ cấp.
• Hàng phòng ban hoàn trả nhưng chưa nhập lại.
• Hàng lỗi, hỏng hoặc chờ đổi nhà cung cấp.
• Hàng đang chờ xác minh mã.
• Dụng cụ dùng chung vẫn thuộc trách nhiệm quản lý của doanh nghiệp.

Phải ghi rõ trong kế hoạch và biên bản rằng kiểm kê áp dụng cho kho nào, tủ nào và nhóm hàng nào. Không nên ghi “kiểm kê toàn bộ văn phòng phẩm” nếu thực tế chỉ đếm kho trung tâm.

Phân biệt hàng trong kho với hàng đã cấp cho phòng ban

Một sản phẩm đang nằm tại phòng ban có thể thuộc một trong ba trạng thái:

1. Đã cấp phát và chuyển trách nhiệm: không còn thuộc tồn kho trung tâm.
2. Điều chuyển tạm thời: vẫn thuộc trách nhiệm quản lý của kho.
3. Đang chờ bàn giao: hàng đã lấy ra nhưng chưa hoàn tất phiếu cấp phát.

Doanh nghiệp nên quy định rõ thời điểm chuyển trách nhiệm. Nếu hàng được xem là đã xuất khi bàn giao có ký nhận thì số còn lại tại phòng ban không được cộng ngược vào tồn kho trung tâm. Nếu tủ phòng ban chỉ là điểm lưu trữ phụ do hành chính quản lý, hàng tại đó vẫn thuộc phạm vi kiểm kê.

Phân biệt vật tư tiêu hao với công cụ đang sử dụng

Không nên trộn các sản phẩm tiêu hao như giấy, bút và kim bấm với những công cụ có thời gian sử dụng dài hơn như:

• Kéo.
• Bấm kim.
• Đục lỗ.
• Máy tính cầm tay.
• Khay tài liệu.
• Con dấu ngày tháng.
• Bảng viết hoặc dụng cụ phòng họp.

Công cụ đang sử dụng nên được theo dõi theo người dùng, phòng ban, ngày cấp và tình trạng. Mục tiêu là xác nhận công cụ còn hiện hữu và sử dụng được, không phải cộng chúng trở lại vào tồn kho vật tư tiêu hao.

Chốt ngày giờ kiểm kê

Thời điểm chốt phải được ghi cụ thể, chẳng hạn:

Chốt tồn lúc 17 giờ ngày 31/7/2026. Các phiếu nhập, xuất và cấp phát phát sinh sau thời điểm này được ghi nhận sang kỳ tiếp theo.

Một kế hoạch kiểm kê tối thiểu phải xác định:

• Ngày và giờ chốt.
• Giờ bắt đầu kiểm đếm.
• Địa điểm thực hiện.
• Phạm vi hàng hóa.
• Chứng từ cuối cùng được tính trong kỳ.
• Cách xử lý giao dịch phát sinh sau giờ chốt.
• Người phụ trách từng khu vực.

Chuẩn bị danh mục mã hàng

Mỗi mã cần có đủ thông tin để người kiểm kê nhận diện chính xác:

• Mã hàng.
• Tên sản phẩm.
• Thương hiệu hoặc model nếu cần.
• Quy cách đóng gói.
• Màu sắc, kích thước hoặc định lượng.
• Đơn vị tính gốc.
• Đơn vị mua hàng.
• Hệ số quy đổi.
• Vị trí lưu trữ.

Ví dụ, không nên chỉ ghi “mực HP” vì một kho có thể đồng thời chứa nhiều hộp mực HP khác model. Tên kiểm kê nên cụ thể như “Hộp mực HP 107A – W1107A – hộp”.

Doanh nghiệp có nhiều tên hàng không thống nhất nên hoàn thiện cách chuẩn hóa tên hàng và đơn vị tính văn phòng phẩm trước khi tổ chức tổng kiểm kê. Nếu danh mục không chuẩn, người đếm có thể ghi cùng một mặt hàng thành hai dòng hoặc gộp nhầm hai sản phẩm khác quy cách.

Chuẩn bị chứng từ đối chiếu

Hồ sơ cần tập hợp trước giờ chốt gồm:

• Báo cáo tồn kho theo file.
• Phiếu nhập kho.
• Phiếu xuất hoặc phiếu cấp phát.
• Phiếu hoàn trả.
• Phiếu điều chuyển vị trí.
• Biên bản hàng lỗi hoặc chờ đổi.
• Đơn đặt hàng đang giao.
• Danh sách hàng nhận nhưng chưa nhập.
• Danh sách yêu cầu đã duyệt nhưng chưa cấp.

Đối với hàng đã xuất cho nhân viên hoặc phòng ban, cần kiểm tra hồ sơ trong quy trình cấp phát văn phòng phẩm nội bộ. Những lần cấp đột xuất qua điện thoại hoặc tin nhắn nhưng chưa bổ sung phiếu là nguyên nhân thường khiến tồn thực tế thấp hơn số trên file.

Đối với hàng mới nhận, cần đối chiếu với quy trình kiểm nhận văn phòng phẩm khi giao hàng để xác định hàng đã được kiểm đếm, xác nhận và nhập kho hay mới chỉ đặt tạm tại khu vực chờ xử lý.

Chuẩn bị phiếu đếm và nhân sự kiểm kê

Phiếu đếm nên có tối thiểu:

• Mã hàng.
• Tên và quy cách.
• Vị trí.
• Đơn vị đếm.
• Số bao bì nguyên.
• Số lượng lẻ.
• Kết quả lần một.
• Kết quả lần hai.
• Tình trạng.
• Người đếm.
• Người ghi.
• Ghi chú.

Nên phân công ít nhất một người đếm và một người ghi hoặc kiểm tra. Người quản lý kho có thể hỗ trợ nhận diện mã và vị trí nhưng không nên tự thực hiện toàn bộ việc đếm, ghi, xác định nguyên nhân và điều chỉnh số liệu.

Với các mặt hàng quan trọng, doanh nghiệp có thể dùng phiếu đếm mù: người kiểm đếm chỉ nhìn thấy mã, tên, vị trí và đơn vị tính, không nhìn thấy trước số tồn trên file. Cách này giúp hạn chế việc kết quả đếm bị ảnh hưởng bởi con số dự kiến.

Quy trình kiểm kê văn phòng phẩm cuối kỳ gồm 10 bước

Bước 1: Chốt thời điểm và phạm vi kiểm kê

Người phụ trách lập kế hoạch hoặc thông báo kiểm kê, ghi rõ ngày giờ, khu vực, danh mục và thành phần tham gia. Nếu doanh nghiệp có nhiều tầng, nhiều kho hoặc nhiều tủ phòng ban, cần chia thành từng khu vực và chỉ định người chịu trách nhiệm.

Kết quả của bước này là một phạm vi được xác định rõ, tránh trường hợp có vị trí bị bỏ sót hoặc một vị trí bị đếm hai lần.

Bước 2: Hoàn tất chứng từ phát sinh trong kỳ

Trước khi đếm, phải rà soát các giao dịch còn treo:

• Hàng đã nhận nhưng chưa nhập kho.
• Hàng đã cấp nhưng chưa ghi xuất.
• Hàng phòng ban trả lại.
• Hàng điều chuyển giữa hai tủ.
• Hàng lỗi đã tách khỏi kệ nhưng chưa ghi nhận.
• Phiếu cấp phát đang chờ chữ ký.
• Hàng đang đặt tại khu vực chờ bàn giao.

Nếu một chứng từ chưa thể hoàn tất, phải đưa vào danh sách riêng và ghi rõ cách xử lý khi đối chiếu.

Bước 3: Tạm dừng hoặc kiểm soát nhập – xuất

Tốt nhất nên tạm dừng nhập, xuất, cấp phát và di chuyển hàng trong thời gian kiểm đếm. Nếu hoạt động của doanh nghiệp không cho phép dừng hoàn toàn, mọi phát sinh phải được ghi vào một phiếu riêng gồm thời gian, mã hàng, số lượng, vị trí, người thực hiện và người xác nhận.

Không di chuyển hàng ra khỏi một vị trí đã kiểm đếm mà không ghi nhận. Chỉ một lần lấy thêm giấy hoặc bút trong lúc đếm cũng có thể làm sai kết quả của hai khu vực.

Bước 4: Sắp xếp và nhận diện hàng trước khi đếm

Trước giờ kiểm kê, cần:

• Gom cùng một mã hàng về cùng khu vực nếu điều kiện cho phép.
• Tách hộp rỗng khỏi hộp còn hàng.
• Đánh dấu bao bì đã mở.
• Tách hàng đạt chất lượng khỏi hàng lỗi.
• Không để hai model gần giống trong cùng một ô.
• Gắn nhãn tạm cho hàng chưa xác định mã.
• Dọn bao bì không thuộc phạm vi kiểm kê.

Doanh nghiệp nên xây dựng trước cách tổ chức kho văn phòng phẩm nội bộ với mã kệ, nhãn vị trí và khu vực hàng lỗi để việc kiểm đếm diễn ra nhanh và ít sai sót hơn.

Bước 5: Kiểm đếm theo một trình tự cố định

Nên kiểm theo thứ tự:

Khu vực → kệ → tầng → ô → mã hàng.

Trong từng vị trí, thực hiện từ trái sang phải và từ trên xuống dưới. Sau khi hoàn tất, đánh dấu khu vực đã đếm bằng tem, phiếu hoặc trạng thái trên danh sách.

Mỗi dòng phải ghi:

• Số thùng, hộp hoặc bao nguyên.
• Số đơn vị lẻ.
• Số lượng sau quy đổi.
• Tình trạng hàng.
• Vị trí thực tế.
• Người kiểm đếm.

Không nên đếm theo trí nhớ hoặc chỉ ghi một con số tổng khi một mã nằm tại nhiều vị trí.

Bước 6: Phân loại chất lượng và khả năng cấp phát

Trong lúc đếm, cần tách rõ:

• Hàng đạt chất lượng: có thể sử dụng bình thường.
• Hàng kém chất lượng: có dấu hiệu xuống cấp và cần đánh giá thêm.
• Hàng không sử dụng được: hỏng, ẩm, khô mực, nứt hoặc sai model.
• Hàng chờ đổi trả: đang làm việc với nhà cung cấp.
• Hàng đã giữ trước: dành cho một yêu cầu đã duyệt nhưng chưa bàn giao.
• Hàng không rõ nguồn: chưa xác định được mã hoặc chứng từ nhập.

Một hộp mực sai model vẫn có mặt trong kho nhưng không đáp ứng nhu cầu của máy in đang sử dụng. Vì vậy, hàng hiện hữu về mặt vật lý chưa chắc là hàng đạt chất lượng hoặc khả dụng để cấp mới.

Bước 7: Kiểm đếm lần hai các mã có rủi ro

Phải kiểm tra lại khi:

• Kết quả khác số trên file.
• Hai người cho kết quả không giống nhau.
• Hàng nằm tại nhiều vị trí.
• Bao bì đã mở.
• Mã hàng có nhiều cấp đơn vị tính.
• Sản phẩm có giá trị cao.
• Hai sản phẩm có bao bì gần giống.
• Không xác định rõ model.
• Có dấu hiệu hư hỏng.

Người đếm lần hai nên kiểm độc lập và chưa xem kết quả lần một nếu điều kiện cho phép. Sau đó, hai kết quả được đối chiếu để xác định số cuối cùng.

Bước 8: Đối chiếu tồn thực tế với tồn trên file

Thứ tự xử lý phù hợp:

1. Hoàn tất và khóa kết quả đếm.
2. Bổ sung số tồn theo file.
3. Tính chênh lệch.
4. Lọc các dòng có kết quả khác 0.
5. Kiểm tra lại chứng từ.
6. Kiểm tra các vị trí liên quan.
7. Xác nhận số thực tế cuối cùng.
8. Ghi nguyên nhân sơ bộ.

Không sửa tồn trên file ngay khi phát hiện chênh lệch. Nếu sửa trước, doanh nghiệp sẽ mất số liệu gốc dùng để xác định sai lệch và trách nhiệm.

Bước 9: Xác định nguyên nhân và đề xuất xử lý

Mỗi dòng chênh lệch phải có:

• Nguyên nhân hoặc trạng thái “đang xác minh”.
• Chứng từ liên quan.
• Người phụ trách xác minh.
• Phương án xử lý.
• Người có thẩm quyền phê duyệt.
• Thời hạn hoàn tất.

Không nên ghi chung chung “do sai sót”. Cần xác định cụ thể là sai đơn vị tính, thiếu phiếu cấp phát, nhập trùng, điều chuyển chưa ghi, hàng hỏng chưa tách hay chưa xác định được nguyên nhân.

Bước 10: Lập biên bản và khóa kết quả kiểm kê

Hồ sơ hoàn chỉnh nên gồm:

1. Kế hoạch hoặc thông báo kiểm kê.
2. Phiếu kiểm đếm thực tế.
3. Bảng đối chiếu tồn theo file và tồn thực tế.
4. Danh sách hàng lỗi, hỏng hoặc chờ xử lý.
5. Biên bản kiểm kê.
6. Biên bản xử lý chênh lệch nếu cần.
7. Phê duyệt của người có thẩm quyền.
8. Chứng từ hoặc lịch sử điều chỉnh dữ liệu.
9. Hồ sơ lưu trữ theo quy định nội bộ.

Nguyên tắc kiểm soát: Không điều chỉnh số tồn chỉ để làm cho file khớp với kết quả kiểm đếm. Phải xác định nguyên nhân, lập hồ sơ và phê duyệt trước khi cập nhật.

Cách đếm hộp đã mở, hàng lẻ và nhiều đơn vị tính

Đây là khu vực thường phát sinh sai số vì đơn vị mua hàng có thể khác đơn vị cấp phát và đơn vị theo dõi tồn kho.

Nguyên tắc quy đổi

Doanh nghiệp nên chọn một đơn vị tính gốc cho từng mã hàng. Mọi số liệu nhập, xuất, kiểm kê và báo cáo cuối cùng được quy đổi về đơn vị đó.

Số lượng theo đơn vị tính gốc = Số bao bì nguyên × Hệ số quy đổi + Số lượng lẻ

Hệ số phải gắn với từng mã hàng. Không được mặc định mọi hộp đều có 20 sản phẩm hoặc mọi thùng giấy đều có 5 ram.

Ví dụ 1: Bút mua theo hộp nhưng quản lý theo cây

Một mã bút có quy cách 20 cây/hộp:

• 3 hộp nguyên: 3 × 20 = 60 cây.
• 1 hộp đã mở còn 7 cây.
• Tồn thực tế: 67 cây.

Không ghi là 4 hộp vì hộp thứ tư không còn nguyên. Nếu file theo dõi theo cây, kết quả kiểm kê phải nhập là 67 cây.

Ví dụ 2: Giấy mua theo thùng nhưng quản lý theo ram

Một mã giấy có quy cách 5 ram/thùng:

• 2 thùng nguyên: 2 × 5 = 10 ram.
• 3 ram lẻ.
• Tồn thực tế: 13 ram.

Nếu một ram đã mở và giấy đang được sử dụng tại máy in, doanh nghiệp cần xác định ram đó còn thuộc kho hay đã được cấp phát. Không nên vừa ghi xuất một ram, vừa cộng số giấy còn lại tại máy vào tồn kho.

Ví dụ 3: Kẹp giấy mua theo hộp

Nếu doanh nghiệp luôn mua, cấp và kiểm soát theo hộp, đơn vị tính gốc có thể là hộp. Với hộp đã mở, cần áp dụng một quy tắc thống nhất:

• Đếm số cái còn lại và quy đổi về đơn vị nhỏ nhất; hoặc
• Ghi riêng trạng thái “hộp đã mở”, không xem là một hộp nguyên.

Cách đếm theo đơn vị nhỏ nhất chính xác hơn nhưng tốn thời gian. Cách quản lý theo trạng thái phù hợp với mặt hàng giá trị thấp, miễn là doanh nghiệp áp dụng nhất quán.

Đồ đang sử dụng dở có cần kiểm kê không?

Các sản phẩm như cuộn băng keo đang dùng, chai keo đã mở hoặc bút đang sử dụng không nên được ước lượng tùy ý thành 30%, 50% hay 70% tồn kho nếu chưa có quy định.

Doanh nghiệp nên xác định từ trước:

• Sản phẩm được ghi xuất toàn bộ khi bắt đầu sử dụng; hoặc
• Sản phẩm vẫn thuộc kho cho đến khi dùng hết; hoặc
• Chỉ theo dõi tình trạng, không theo dõi lượng còn lại.

Với văn phòng phẩm giá trị thấp, cách đơn giản và dễ kiểm soát thường là ghi xuất toàn đơn vị khi bàn giao cho người sử dụng.

Một mã hàng nằm tại nhiều vị trí

Không nên chỉ ghi một số tổng. Hãy lập dòng theo từng vị trí:

Cách ghi theo vị trí giúp phát hiện tồn cục bộ và truy vết khi một khu vực phát sinh chênh lệch.

Cách đối chiếu và xử lý chênh lệch kiểm kê

Công thức tính chênh lệch số lượng

Chênh lệch số lượng = Tồn thực tế − Tồn theo file

• Kết quả dương: thực tế thừa so với file.
• Kết quả âm: thực tế thiếu so với file.
• Kết quả bằng 0: số lượng khớp.

Công thức xác định tồn khả dụng để cấp mới

Tồn khả dụng để cấp mới = Tồn thực tế − Hàng không đạt chất lượng − Hàng đã giữ trước − Hàng chờ xử lý

Đây là công thức quản trị nội bộ. Doanh nghiệp có thể bổ sung các trạng thái khác phù hợp với quy trình của mình.

Ví dụ đối chiếu hoàn chỉnh

Trong ví dụ này:

• Chênh lệch giữa thực tế và file là thiếu 2 ram.
• Lượng đạt chất lượng thấp hơn số trên file 3 ram vì một ram thực tế bị ẩm.
• Nếu chỉ điều chỉnh file từ 20 xuống 18 mà không tách hàng ẩm, bộ phận mua hàng vẫn đánh giá sai lượng giấy có thể sử dụng.

Các nguyên nhân chênh lệch thường gặp

Xử lý khi số thực tế thừa

1. Kiểm đếm lại.
2. Kiểm tra vị trí khác.
3. Kiểm tra hàng nhập chưa cập nhật.
4. Kiểm tra hàng phòng ban hoàn trả.
5. Kiểm tra mã tương tự đang thiếu.
6. Xác minh nguồn hình thành.
7. Lập đề xuất xử lý.
8. Trình phê duyệt.

Không tự động tăng tồn khi chưa xác minh nguồn hình thành. Hàng thừa chưa rõ nguồn nên được đánh dấu và tạm tách khỏi lượng khả dụng.

Xử lý khi số thực tế thiếu

• Kiểm tra phiếu cấp phát chưa cập nhật.
• Kiểm tra giao dịch cấp đột xuất.
• Kiểm tra hàng đang chờ bàn giao.
• Kiểm tra điều chuyển giữa các vị trí.
• Kiểm tra hệ số quy đổi.
• Kiểm tra hàng đặt nhầm tại mã khác.
• Kiểm tra hàng lỗi đã loại bỏ nhưng chưa lập biên bản.
• Xác minh trường hợp chưa rõ nguyên nhân.

Không nên kết luận cá nhân làm mất hàng trước khi hoàn tất đối chiếu chứng từ, vị trí và các mã liên quan.

Xử lý hàng hỏng hoặc không đạt chất lượng

• Tách khỏi khu vực hàng tốt.
• Dán nhãn trạng thái.
• Ghi mã, số lượng và tình trạng.
• Chụp ảnh nếu cần.
• Xác định nguyên nhân.
• Đề xuất đổi trả, tiếp tục sử dụng có điều kiện, thanh lý hoặc hủy.
• Phê duyệt trước khi điều chỉnh dữ liệu.

Hàng hỏng vẫn có thể thuộc số lượng tồn thực tế nhưng không được tính vào tồn đạt chất lượng hoặc tồn khả dụng.

Xử lý hàng tồn lâu hoặc không còn nhu cầu

• Tạm dừng mua thêm.
• Kiểm tra khả năng điều chuyển.
• Ưu tiên sử dụng trước nếu còn phù hợp.
• Xem xét thay thế mã tương đương.
• Làm việc với nhà cung cấp nếu còn điều kiện đổi.
• Điều chỉnh định mức và kế hoạch mua.

Một kho có số lượng chính xác nhưng chứa quá nhiều hàng không còn nhu cầu vẫn chưa phải là kho được quản lý hiệu quả.

Mẫu biên bản kiểm kê văn phòng phẩm và cách ghi

Doanh nghiệp nên phân biệt ba loại tài liệu:

Biên bản kiểm kê ghi nhận kết quả tại thời điểm kiểm tra; biên bản xử lý chênh lệch ghi quyết định được phê duyệt sau khi xác minh. Không nên ghi một nguyên nhân chưa có căn cứ như thể đó đã là kết luận cuối cùng.

Nội dung cần có trong biên bản

Phần thông tin chung:

• Tên doanh nghiệp.
• Bộ phận hoặc kho được kiểm kê.
• Số biên bản.
• Căn cứ kiểm kê.
• Ngày giờ bắt đầu và kết thúc.
• Thời điểm chốt số liệu.
• Địa điểm.
• Phạm vi.
• Thành phần tham gia.

Phần bảng chi tiết:

• STT.
• Mã hàng.
• Tên sản phẩm và quy cách.
• Vị trí.
• Đơn vị tính.
• Tồn theo file.
• Tồn thực tế.
• Thừa.
• Thiếu.
• Hàng không đạt chất lượng.
• Nguyên nhân hoặc trạng thái xác minh.
• Kiến nghị xử lý.

Đơn giá và giá trị chênh lệch chỉ nên thêm khi bộ phận kế toán cung cấp được cơ sở giá rõ ràng.

Mẫu biên bản kiểm kê văn phòng phẩm tham khảo

Hướng dẫn ghi những cột quan trọng

Tồn theo file: lấy tại đúng thời điểm chốt. Không dùng báo cáo đã được sửa sau kiểm kê.

Tồn thực tế: ghi kết quả cuối cùng sau khi xử lý các trường hợp cần đếm lần hai.

Thừa và thiếu: một dòng chỉ ghi một trong hai cột. Nếu thực tế lớn hơn file, ghi phần thừa; nếu thực tế nhỏ hơn file, ghi phần thiếu.

Hàng lỗi: là số lượng có mặt thực tế nhưng không còn đáp ứng yêu cầu sử dụng bình thường.

Trạng thái xác minh: có thể ghi “đã xác minh”, “đang kiểm tra chứng từ”, “chờ xác nhận phòng ban” hoặc “chưa rõ nguyên nhân”.

Kiến nghị: có thể gồm kiểm đếm lại, bổ sung chứng từ, điều chỉnh mã hàng, đổi trả, xử lý hàng hỏng, dừng mua hoặc trình phê duyệt điều chỉnh tồn.

Bộ biểu mẫu nên chuẩn bị

1. Mẫu biên bản kiểm kê.
2. Phiếu kiểm đếm theo vị trí.
3. Bảng đối chiếu tồn theo file và tồn thực tế.
4. Biên bản xử lý chênh lệch.
5. Danh sách hàng lỗi, hỏng hoặc chờ đổi.
6. Checklist kiểm kê cuối tháng và cuối quý.

Mỗi file nên ghi rõ phiên bản, ngày cập nhật, người biên soạn và phạm vi sử dụng để tránh các phòng ban sử dụng nhiều mẫu khác nhau.

Tải bộ biểu mẫu kiểm kê văn phòng phẩm

Doanh nghiệp có thể tải bộ file Excel và Word dưới đây để sử dụng, chỉnh sửa theo quy mô kho, danh mục hàng và quy trình phê duyệt nội bộ.

• Bộ file Excel kiểm kê văn phòng phẩm – quản lý danh mục, kiểm đếm, đối chiếu tồn kho, chênh lệch và tổng hợp kết quả kiểm kê.
• Mẫu phiếu kiểm đếm văn phòng phẩm theo vị trí – ghi số lượng thực tế theo khu vực, kệ, tầng, ô và mã hàng.
• Mẫu biên bản kiểm kê văn phòng phẩm – tổng hợp tồn theo file, tồn thực tế, hàng lỗi và kết quả chênh lệch.
• Mẫu biên bản xử lý chênh lệch kiểm kê văn phòng phẩm – ghi nguyên nhân, trách nhiệm, phương án xử lý và phê duyệt điều chỉnh.
• Mẫu biên bản hàng lỗi, hỏng hoặc chờ đổi – theo dõi tình trạng hàng, số lượng, nguyên nhân và đề xuất đổi trả hoặc xử lý.

Lưu ý: Các biểu mẫu được thiết kế cho mục đích quản trị nội bộ. Doanh nghiệp nên bổ sung thông tin pháp nhân, thẩm quyền ký và để bộ phận kế toán rà soát trước khi sử dụng làm chứng từ kế toán.

Checklist kiểm kê văn phòng phẩm cuối tháng và cuối quý

Checklist cuối tháng

Trước kiểm kê:

• ☐ Chốt ngày giờ và phạm vi.
• ☐ Hoàn tất phiếu nhập.
• ☐ Hoàn tất phiếu cấp phát.
• ☐ Ghi nhận hàng hoàn trả.
• ☐ Chuẩn bị phiếu đếm.
• ☐ Phân công người đếm và người kiểm tra.
• ☐ Thông báo kiểm soát nhập – xuất.

Trong kiểm kê:

• ☐ Đếm theo từng vị trí.
• ☐ Ghi riêng bao nguyên và số lẻ.
• ☐ Tách hàng lỗi.
• ☐ Đánh dấu vị trí đã kiểm.
• ☐ Đếm lại mã có chênh lệch.
• ☐ Xác nhận kết quả cuối cùng.

Sau kiểm kê:

• ☐ Đối chiếu tồn theo file.
• ☐ Kiểm tra chứng từ.
• ☐ Ghi trạng thái xác minh.
• ☐ Lập biên bản.
• ☐ Trình phương án xử lý.
• ☐ Cập nhật dữ liệu sau phê duyệt.
• ☐ Lưu hồ sơ.

Ngoài checklist tháng, kiểm kê quý cần bổ sung

• ☐ Kiểm toàn bộ mã hàng.
• ☐ Kiểm tất cả vị trí lưu trữ.
• ☐ Kiểm tủ dùng chung của phòng ban.
• ☐ Kiểm hàng chờ cấp và hàng hoàn trả.
• ☐ Kiểm hàng chờ đổi nhà cung cấp.
• ☐ Kiểm hàng tồn lâu.
• ☐ Kiểm mã đã ngừng sử dụng.
• ☐ Rà soát đơn vị tính và hệ số quy đổi.
• ☐ Kiểm công cụ dùng chung.
• ☐ Tổng hợp sai lệch lặp lại trong quý.
• ☐ Rà soát mức tồn tối thiểu.
• ☐ Rà soát định mức cấp phát.
• ☐ Đề xuất dừng mua, thay mã hoặc điều chuyển.

Dùng kết quả kiểm kê để lập kế hoạch mua kỳ tiếp theo

Kết quả kiểm kê không chỉ dùng để làm cho số liệu khớp nhau. Đây còn là dữ liệu đầu vào quan trọng để xác định lượng cần mua.

Lượng cần mua = Nhu cầu dự kiến + Tồn mục tiêu − Tồn khả dụng để cấp mới − Hàng đang về

Trong đó:

• Nhu cầu dự kiến dựa trên dữ liệu tiêu hao, nhân sự và kế hoạch công việc.
• Tồn mục tiêu là lượng dự phòng doanh nghiệp muốn duy trì.
• Tồn khả dụng để cấp mới không bao gồm hàng lỗi, hàng đã giữ hoặc hàng chờ xử lý.
• Hàng đang về chỉ được trừ khi đơn hàng đã được xác nhận và có khả năng nhận trước ngày cần dùng.

Sau khi xác định lượng tồn khả dụng và số lượng cần bổ sung, doanh nghiệp có thể đối chiếu các mặt hàng văn phòng phẩm để rà soát nhóm sản phẩm, quy cách và đơn vị tính trước khi chuyển dữ liệu sang kế hoạch mua kỳ tiếp theo.

Sau khi kiểm kê, người phụ trách có thể chuyển số liệu sang kế hoạch mua sắm văn phòng phẩm hàng tháng.

Với doanh nghiệp có nhiều phòng ban hoặc mức tiêu hao biến động, nên kết hợp kết quả kiểm kê với cách dự báo nhu cầu văn phòng phẩm. Những mã liên tục thừa hoặc thiếu qua nhiều kỳ cũng cần được đối chiếu lại với định mức văn phòng phẩm đang áp dụng.

Câu hỏi thường gặp về kiểm kê văn phòng phẩm

Công ty có bắt buộc kiểm kê văn phòng phẩm mỗi tháng không?

Không có yêu cầu chung buộc mọi doanh nghiệp phải kiểm kê văn phòng phẩm hằng tháng. Đây thường là lịch kiểm soát nội bộ. Doanh nghiệp có thể kiểm tra hàng rủi ro cao mỗi tháng và tổng kiểm kê theo quý, cuối năm hoặc theo quy chế riêng.

Tồn trên Excel có phải là tồn thực tế không?

Không. Tồn trên Excel là số được tính từ các giao dịch đã nhập. Nếu dữ liệu bị thiếu, trùng hoặc sai đơn vị tính, kết quả sẽ sai. Tồn thực tế chỉ được xác nhận thông qua kiểm đếm tại một thời điểm chốt cụ thể.

Hộp văn phòng phẩm đã mở được tính như thế nào?

Nên đếm số đơn vị còn lại và quy đổi về đơn vị tính gốc. Ví dụ, hộp bút 20 cây đã mở còn 7 cây phải ghi là 7 cây, không được tính là một hộp nguyên.

Hàng đã cấp cho phòng ban có phải kiểm kê không?

Tùy quy định chuyển trách nhiệm. Nếu hàng đã bàn giao và ghi xuất khỏi kho thì không cộng vào tồn kho trung tâm. Nếu tủ phòng ban chỉ là vị trí lưu trữ phụ do hành chính quản lý, hàng tại đó vẫn phải kiểm kê.

Có được sửa trực tiếp số tồn sau khi kiểm kê không?

Không nên. Phải giữ lại số tồn theo file, số thực tế, mức chênh lệch, trạng thái xác minh và người phê duyệt. Việc cập nhật chỉ thực hiện sau khi phương án xử lý đã được xác nhận.

Hàng hỏng có tính vào tồn thực tế không?

Hàng hỏng vẫn có thể được ghi nhận trong số lượng hiện hữu vật lý nhưng phải tách khỏi tồn đạt chất lượng và tồn khả dụng để cấp mới. Doanh nghiệp cần lập danh sách, xác định nguyên nhân và phê duyệt phương án xử lý.

Kết luận

Kiểm kê văn phòng phẩm cuối tháng hoặc cuối quý không chỉ là đếm hàng trên kệ. Doanh nghiệp phải chốt đúng thời điểm, kiểm soát giao dịch phát sinh, đếm theo đơn vị thống nhất, tách hàng lỗi, đối chiếu số liệu và xác minh nguyên nhân trước khi điều chỉnh tồn kho.

Quy trình càng rõ thì số liệu càng đáng tin cậy, kế hoạch mua càng sát nhu cầu và trách nhiệm giữa hành chính, kho, mua hàng và kế toán càng minh bạch.

Sau khi xác định lượng hàng thực tế cần bổ sung, doanh nghiệp có thể tham khảo danh mục văn phòng phẩm cho doanh nghiệp hoặc gửi danh sách mã hàng, quy cách và số lượng để Phục Hy hỗ trợ tổng hợp báo giá.

Nội dung được biên soạn theo góc độ quản trị văn phòng phẩm doanh nghiệp, tập trung vào chuẩn hóa danh mục, kiểm nhận, cấp phát và đối chiếu dữ liệu nội bộ.

Lưu ý: Mẫu biên bản trong bài phục vụ quản trị nội bộ. Doanh nghiệp nên để bộ phận kế toán rà soát trước khi sử dụng làm chứng từ kế toán hoặc căn cứ ghi sổ.

Nguồn tham khảo chính

• Luật Kế toán số 88/2015/QH13.
• Thông tư số 99/2025/TT-BTC.