Mẫu bảng so sánh báo giá văn phòng phẩm từ nhiều nhà cung cấp
Khi mua văn phòng phẩm cho doanh nghiệp, phòng hành chính, kế toán hoặc bộ phận thu mua thường phải lấy báo giá văn phòng phẩm từ nhiều nhà cung cấp trước khi trình duyệt đặt hàng. Nếu chỉ nhìn vào đơn giá thấp nhất, doanh nghiệp rất dễ chọn sai vì chưa tính đủ VAT, phí giao hàng, thời gian giao, công nợ và chính sách đổi trả.
Vì vậy, việc dùng mẫu bảng so sánh báo giá văn phòng phẩm bằng Excel sẽ giúp doanh nghiệp tổng hợp báo giá rõ ràng, so sánh các nhà cung cấp trên cùng một tiêu chí và đưa ra đề xuất mua hàng minh bạch hơn.
Trong bài viết này, Phục Hy chia sẻ mẫu file Excel đơn giản, dễ dùng cho doanh nghiệp. File phù hợp với công ty cần mua văn phòng phẩm theo đơn hàng phát sinh hoặc mua văn phòng phẩm định kỳ hằng tháng, hằng quý.
⇒ Tải mẫu bảng so sánh báo giá văn phòng phẩm bằng Excel
Bảng so sánh báo giá văn phòng phẩm là gì?
Bảng so sánh báo giá văn phòng phẩm là file Excel hoặc Google Sheets dùng để tổng hợp báo giá từ nhiều nhà cung cấp. Trong cùng một bảng, doanh nghiệp có thể đối chiếu tên sản phẩm, quy cách, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, VAT, phí giao hàng, chiết khấu, tổng thanh toán và đánh giá từng nhà cung cấp.
Thay vì so sánh qua tin nhắn, ảnh chụp màn hình hoặc nhiều file rời rạc, bảng Excel giúp dữ liệu tập trung hơn, dễ kiểm tra hơn và thuận tiện khi trình sếp hoặc kế toán duyệt mua hàng.
Khi nào doanh nghiệp nên lập bảng so sánh báo giá?
| Trường hợp | Lý do cần lập bảng |
|---|---|
| Mua văn phòng phẩm lần đầu | Cần chọn nhà cung cấp phù hợp, giá hợp lý và dịch vụ ổn định. |
| Mua định kỳ hằng tháng | Cần kiểm soát chi phí lặp lại và theo dõi biến động giá. |
| Đơn hàng có nhiều mã sản phẩm | Tránh nhầm tên hàng, quy cách, thương hiệu và đơn vị tính. |
| Cần trình duyệt nội bộ | Có căn cứ rõ ràng để kế toán, trưởng bộ phận hoặc ban giám đốc phê duyệt. |
| Cần lấy hóa đơn VAT | Phải kiểm tra giá đã gồm VAT hay chưa để tính đúng tổng chi phí. |
Nếu doanh nghiệp muốn tham khảo mặt bằng giá trước khi gửi yêu cầu báo giá, có thể xem thêm bài bảng giá văn phòng phẩm để có cơ sở đối chiếu ban đầu.
File Excel so sánh báo giá văn phòng phẩm gồm những gì?
File Excel Phục Hy thiết kế theo hướng đơn giản, dễ dùng, không quá nhiều sheet gây rối. Người dùng chỉ cần nhập danh sách sản phẩm và báo giá của từng nhà cung cấp, file sẽ hỗ trợ tính tổng chi phí và đưa ra cơ sở đề xuất.
| Sheet | Nội dung chính |
|---|---|
| Hướng dẫn | Hướng dẫn nhanh cách nhập dữ liệu, so sánh giá và đọc kết quả. |
| So sánh báo giá | Nhập danh sách sản phẩm, đơn giá NCC A/B/C, VAT, phí giao hàng và chiết khấu. |
| Chấm điểm & Đề xuất | Chấm điểm nhà cung cấp theo giá, giao hàng, VAT, công nợ, đổi trả và đề xuất NCC phù hợp. |
Mẫu bảng so sánh báo giá văn phòng phẩm
Dưới đây là ví dụ cách trình bày bảng so sánh báo giá văn phòng phẩm trong Excel:
| STT | Tên sản phẩm | Quy cách | ĐVT | SL | NCC A | NCC B | NCC C |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Giấy Double A A4 70gsm | 500 tờ/ram | Ram | 10 | 55.000 | 53.000 | 52.000 |
| 2 | Bút bi Thiên Long TL-027 | Hộp 20 cây | Hộp | 5 | 65.000 | 68.000 | 66.000 |
| 3 | Bìa lá A4 | Xấp 100 cái | Xấp | 2 | 45.000 | 42.000 | 43.000 |
| Tổng tiền hàng | 965.000 | 954.000 | 936.000 | ||||
| VAT | Đã gồm | Chưa gồm | Chưa gồm | ||||
| Phí giao hàng | Miễn phí | Miễn phí | 50.000 |
Trong ví dụ trên, NCC C có tổng tiền hàng thấp nhất. Tuy nhiên, nếu NCC C chưa bao gồm VAT, có thêm phí giao hàng và thời gian giao chậm hơn thì chưa chắc là lựa chọn tốt nhất. Với doanh nghiệp, nên so sánh theo tổng thanh toán cuối cùng, không chỉ nhìn vào đơn giá từng sản phẩm.
Cần nhập những thông tin nào vào bảng so sánh báo giá?
Để bảng so sánh chính xác, doanh nghiệp nên chuẩn hóa danh sách văn phòng phẩm trước khi gửi cho nhà cung cấp. Các cột quan trọng nên có gồm:
| Cột thông tin | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tên sản phẩm | Ghi rõ sản phẩm cần mua, không ghi chung chung. |
| Thương hiệu | Ví dụ: Thiên Long, Double A, IK Plus, Deli, Plus. |
| Quy cách | Ví dụ: A4 70gsm, hộp 20 cây, xấp 100 cái, cuộn 100 yard. |
| Đơn vị tính | Ram, thùng, cây, hộp, cái, cuộn, xấp. |
| Số lượng | Số lượng dự kiến cần mua. |
| VAT | Ghi rõ giá đã gồm VAT hay chưa. |
| Phí giao hàng | Miễn phí hay tính riêng. |
| Ghi chú | Ghi sản phẩm thay thế, màu sắc, thời gian giao hoặc yêu cầu riêng. |
Ví dụ, thay vì ghi “giấy A4”, nên ghi “Giấy A4 70gsm, 500 tờ/ram, số lượng 10 ram”. Thay vì ghi “bút bi”, nên ghi “Bút bi Thiên Long TL-027, màu xanh, hộp 20 cây”. Cách ghi rõ ràng giúp nhà cung cấp báo giá chính xác và giúp doanh nghiệp dễ so sánh hơn.
Danh mục văn phòng phẩm thường đưa vào file báo giá
Khi lập danh sách yêu cầu báo giá, doanh nghiệp có thể bắt đầu từ các nhóm sản phẩm tiêu hao thường dùng trong văn phòng:
| Nhóm hàng | Sản phẩm ví dụ | Ghi chú cần chuẩn hóa |
|---|---|---|
| Giấy in | Giấy A4 70gsm, 80gsm | Ghi rõ định lượng, số tờ/ram, thương hiệu. |
| Bút viết | Bút bi, bút gel | Ghi rõ mã bút, màu mực, quy cách hộp. |
| Bìa hồ sơ | Bìa lá, bìa còng, bìa trình ký | Ghi rõ khổ giấy, chất liệu, quy cách. |
| Dụng cụ bấm ghim | Kim bấm, bấm kim | Ghi rõ loại kim, kích thước máy. |
| Dụng cụ cắt dán | Kéo văn phòng, dao rọc giấy | Ghi rõ kích thước, loại lưỡi, quy cách. |
Quy trình lập bảng so sánh báo giá văn phòng phẩm
- Lập danh sách cần mua: gom nhu cầu từ các phòng ban, chuẩn hóa tên hàng, thương hiệu, quy cách, đơn vị tính và số lượng.
- Gửi cùng một file cho nhiều nhà cung cấp: nên gửi cho 2 đến 3 NCC để có cơ sở so sánh khách quan.
- Nhập báo giá vào Excel: điền đơn giá, VAT, phí giao hàng, chiết khấu và tình trạng hàng.
- Quy đổi về cùng đơn vị tính: ví dụ quy đổi thùng về ram, hộp về cây, giá chưa VAT về giá sau VAT.
- Đề xuất nhà cung cấp: nêu rõ lý do chọn dựa trên giá, giao hàng, VAT, công nợ, đổi trả và khả năng cung ứng.
Nếu doanh nghiệp ở TP.HCM muốn gửi danh sách và đặt hàng nhanh hơn, có thể tham khảo thêm hướng dẫn mua văn phòng phẩm online TPHCM.
Tiêu chí chọn nhà cung cấp văn phòng phẩm
Không nên chọn nhà cung cấp chỉ vì giá rẻ nhất. Với văn phòng phẩm doanh nghiệp, nhà cung cấp phù hợp cần đảm bảo đúng hàng, đúng quy cách, báo giá rõ ràng, xuất hóa đơn VAT đầy đủ và giao hàng đúng hẹn.
| Tiêu chí | Cách đánh giá |
|---|---|
| Giá sau VAT | So sánh tổng chi phí cuối cùng, không chỉ đơn giá niêm yết. |
| Đúng quy cách | Báo đúng thương hiệu, mã hàng, đơn vị tính và quy cách sản phẩm. |
| Giao hàng | Giao đúng hẹn, phí giao hàng rõ ràng, có thông báo nếu thiếu hàng. |
| Hóa đơn VAT | Xuất hóa đơn đúng thông tin doanh nghiệp. |
| Công nợ | Hỗ trợ thanh toán sau nếu doanh nghiệp mua định kỳ. |
| Đổi trả | Có quy trình xử lý khi giao sai hàng, thiếu hàng hoặc hàng lỗi. |
Ghi nhớ: Nhà cung cấp phù hợp không nhất thiết là bên có đơn giá thấp nhất. Lựa chọn tốt hơn thường là đơn vị báo giá rõ ràng, giao đúng hẹn, xuất VAT đầy đủ, hỗ trợ công nợ và xử lý đổi trả nhanh khi có phát sinh.
Những lỗi thường gặp khi so sánh báo giá văn phòng phẩm
| Lỗi thường gặp | Hậu quả |
|---|---|
| Không ghi rõ thương hiệu | Nhà cung cấp có thể báo hàng khác phân khúc, giá rẻ nhưng chất lượng không tương đương. |
| Không ghi quy cách | Không so sánh được chính xác giữa các báo giá. |
| Không thống nhất đơn vị tính | Dễ nhầm giữa ram, thùng, hộp, cây, cái. |
| Không tách VAT | Tổng chi phí bị sai, kế toán khó kiểm tra. |
| Không tính phí giao hàng | Bên tưởng rẻ có thể thành đắt sau khi cộng phí vận chuyển. |
| Chỉ nhìn tổng tiền | Dễ chọn sai nhà cung cấp lâu dài. |
Tải mẫu bảng so sánh báo giá văn phòng phẩm
Doanh nghiệp có thể tải file Excel mẫu, chỉnh sửa lại theo danh mục mua hàng thực tế và gửi cho các nhà cung cấp để nhận báo giá. File được thiết kế đơn giản, dễ nhập liệu và phù hợp với nhu cầu mua văn phòng phẩm cho công ty.
Tải mẫu bảng so sánh báo giá văn phòng phẩm bằng Excel
Gửi danh sách văn phòng phẩm cho Phục Hy để nhận báo giá
Nếu doanh nghiệp đã có danh sách văn phòng phẩm cần mua, có thể gửi file Excel cho Phục Hy để được hỗ trợ báo giá theo đúng sản phẩm, quy cách và số lượng thực tế.
Phục Hy hỗ trợ doanh nghiệp báo giá văn phòng phẩm theo danh sách, tư vấn quy cách phù hợp, kiểm tra đơn vị tính, hỗ trợ xuất hóa đơn VAT và giao hàng theo khu vực. Dịch vụ phù hợp với công ty mua theo đơn hàng phát sinh hoặc mua định kỳ hằng tháng, hằng quý.
Với doanh nghiệp cần tìm đơn vị cung cấp văn phòng phẩm TPHCM, việc gửi danh sách sản phẩm trước sẽ giúp báo giá nhanh hơn, hạn chế nhầm mã hàng và thống nhất rõ điều kiện giao hàng, VAT, công nợ, đổi trả.
Câu hỏi thường gặp
Có cần lấy báo giá từ 3 nhà cung cấp không?
Nên lấy báo giá từ 2 đến 3 nhà cung cấp để có cơ sở so sánh. Với đơn hàng lớn hoặc mua định kỳ, 3 báo giá sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá khách quan hơn.
Bảng so sánh báo giá có cần ghi VAT không?
Có. Doanh nghiệp cần biết giá đã gồm VAT hay chưa, vì VAT ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí thanh toán và chứng từ kế toán.
Có nên chọn nhà cung cấp rẻ nhất không?
Không nên chọn chỉ vì rẻ nhất. Cần xét thêm chất lượng hàng, đúng quy cách, giao hàng, hóa đơn VAT, công nợ và chính sách đổi trả.
File so sánh báo giá nên làm bằng Excel hay Google Sheets?
Excel phù hợp để lưu hồ sơ, gửi email và trình ký. Google Sheets phù hợp khi nhiều phòng ban cùng cập nhật danh sách cần mua. Doanh nghiệp có thể dùng Google Sheets để gom nhu cầu, sau đó xuất Excel để trình duyệt.
Có thể gửi file Excel cho Phục Hy để nhận báo giá không?
Có. Doanh nghiệp có thể gửi danh sách văn phòng phẩm bằng file Excel cho Phục Hy để được báo giá theo đúng tên hàng, quy cách, đơn vị tính và số lượng cần mua.
⇒ Gửi yêu cầu báo giá văn phòng phẩm cho Phục Hy
Hotline/Zalo: 0982 346 171
Email: baogia.phuchy@gmail.com
