Mẫu file yêu cầu báo giá văn phòng phẩm excel | tải miễn phí

Mua văn phòng phẩm cho công ty tưởng đơn giản nhưng rất dễ phát sinh sai sót nếu danh mục hàng hóa không được ghi rõ ràng. Chỉ cần thiếu quy cách, sai đơn vị tính hoặc không ghi rõ số lượng, nhà cung cấp có thể báo sai sản phẩm, báo thiếu hàng hoặc mất nhiều thời gian xác nhận lại. Vì vậy, doanh nghiệp nên sử dụng mẫu file yêu cầu báo giá văn phòng phẩm bằng Excel để chuẩn hóa thông tin trước khi gửi cho nhà cung cấp.

Với một file yêu cầu báo giá văn phòng phẩm rõ ràng, bộ phận hành chính, kế toán hoặc thu mua có thể liệt kê đầy đủ tên sản phẩm, số lượng, đơn vị tính, quy cách, yêu cầu VAT và địa điểm giao hàng. File này cũng giúp doanh nghiệp dễ so sánh báo giá giữa nhiều đơn vị, kiểm soát chi phí và lưu lại lịch sử mua hàng cho các kỳ sau. Nếu doanh nghiệp cần gửi danh mục mua hàng, có thể tham khảo thêm trang báo giá văn phòng phẩm doanh nghiệp của Phục Hy.

Trong bài viết này, Phục Hy sẽ chia sẻ mẫu Excel báo giá văn phòng phẩm, hướng dẫn cách điền mẫu danh sách văn phòng phẩm cần mua, cách dùng file như một mẫu RFQ văn phòng phẩm và cung cấp link tải file Excel báo giá văn phòng phẩm để doanh nghiệp sử dụng khi cần gửi yêu cầu báo giá cho công ty.

⇒ Tải mẫu file yêu cầu báo giá văn phòng phẩm

1. Mẫu file yêu cầu báo giá văn phòng phẩm dùng để làm gì?

Mẫu file yêu cầu báo giá văn phòng phẩm là file Excel giúp doanh nghiệp liệt kê rõ danh sách hàng cần mua trước khi gửi cho nhà cung cấp. Trong file thường có các thông tin như tên sản phẩm, quy cách, đơn vị tính, số lượng, thương hiệu mong muốn, yêu cầu VAT, địa điểm giao hàng và ghi chú riêng.

Khi sử dụng file yêu cầu báo giá văn phòng phẩm, doanh nghiệp sẽ hạn chế được tình trạng báo sai sản phẩm, nhầm quy cách hoặc thiếu số lượng. File cũng giúp bộ phận hành chính, kế toán hoặc thu mua dễ so sánh báo giá giữa nhiều nhà cung cấp và lưu lại lịch sử giá cho các lần mua sau.

2. Ai nên sử dụng mẫu file yêu cầu báo giá văn phòng phẩm?

Mẫu Excel báo giá văn phòng phẩm phù hợp với doanh nghiệp, trường học, trung tâm đào tạo, văn phòng đại diện hoặc đơn vị thường xuyên mua văn phòng phẩm theo tháng, quý hoặc theo từng đợt.

File này đặc biệt hữu ích cho phòng hành chính khi cần tổng hợp nhu cầu từ nhiều phòng ban, kế toán khi cần báo giá và hóa đơn VAT rõ ràng, hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ muốn kiểm soát chi phí mua văn phòng phẩm tốt hơn.

3. Vì sao nên dùng file Excel thay vì gửi danh sách qua tin nhắn?

Gửi danh sách văn phòng phẩm qua tin nhắn rất dễ thiếu thông tin, nhất là với các sản phẩm có nhiều quy cách như giấy A4 70gsm/80gsm, bút xanh/đen, bìa còng 5cm/7cm hoặc kim bấm nhiều kích cỡ. Vì vậy, doanh nghiệp nên dùng mẫu danh sách văn phòng phẩm cần mua bằng Excel để trình bày rõ từng dòng sản phẩm.

File Excel giúp dễ lọc, sắp xếp, cộng tổng số lượng, tính VAT và gửi cùng một định dạng cho nhiều nhà cung cấp. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ so sánh báo giá, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót khi đặt mua văn phòng phẩm cho công ty.

4. Một file yêu cầu báo giá văn phòng phẩm cần có những thông tin gì?

Một file yêu cầu báo giá văn phòng phẩm nên trình bày rõ 3 nhóm thông tin chính: thông tin doanh nghiệp, danh sách sản phẩm cần báo giá và điều kiện giao hàng/thanh toán. Càng ghi chi tiết, nhà cung cấp càng dễ báo đúng sản phẩm, đúng quy cách và đúng nhu cầu mua hàng của công ty.

4.1. Thông tin doanh nghiệp yêu cầu báo giá

Phần đầu của mẫu file yêu cầu báo giá văn phòng phẩm nên có đầy đủ thông tin liên hệ để nhà cung cấp dễ xác nhận và gửi báo giá chính thức.

Với doanh nghiệp cần mua giấy in, bút viết, bìa hồ sơ, dụng cụ văn phòng, mực in hoặc vật tư tiêu hao, có thể gửi danh mục trực tiếp cho Phục Hy để được hỗ trợ báo giá theo nhu cầu thực tế.

4.2. Bảng danh sách văn phòng phẩm cần báo giá

Đây là phần quan trọng nhất trong mẫu Excel báo giá văn phòng phẩm. Doanh nghiệp nên ghi rõ từng sản phẩm theo từng dòng để hạn chế nhầm lẫn khi báo giá.

Công thức cơ bản trong file yêu cầu báo giá văn phòng phẩm:

Thành tiền = Số lượng x Đơn giá

Nếu cần tách VAT, có thể thêm các dòng: tổng trước VAT, thuế VAT 8% hoặc 10% và tổng thanh toán sau VAT. Không cần làm file quá phức tạp; điều quan trọng là danh sách phải rõ tên hàng, quy cách, số lượng và đơn vị tính để nhà cung cấp báo giá chính xác.

4.3. Điều kiện báo giá và giao hàng

Cuối file nên có phần ghi chú về điều kiện báo giá, giao hàng và thanh toán. Đây là thông tin cần thiết khi doanh nghiệp so sánh báo giá giữa nhiều nhà cung cấp.

• Thời hạn nhận báo giá.
• Hiệu lực báo giá.
• Địa điểm giao hàng.
• Hình thức thanh toán.
• Yêu cầu hóa đơn VAT.
• Nhu cầu giao hàng theo tháng/quý nếu có.
• Yêu cầu sản phẩm thay thế tương đương khi hết hàng.

Khi các điều kiện này được ghi rõ trong mẫu danh sách văn phòng phẩm cần mua, doanh nghiệp sẽ dễ kiểm soát chi phí, tránh phát sinh ngoài dự kiến và tiết kiệm thời gian khi đặt mua văn phòng phẩm cho công ty.

5. Những nhóm văn phòng phẩm nên đưa vào file báo giá

Khi lập mẫu file yêu cầu báo giá văn phòng phẩm, doanh nghiệp không nên chỉ ghi rời rạc từng sản phẩm. Cách làm tốt hơn là chia danh mục theo từng nhóm hàng như giấy in, bút viết, bìa hồ sơ, dụng cụ văn phòng, vật tư tiêu hao và thiết bị văn phòng nhỏ. Việc phân nhóm rõ ràng giúp nhà cung cấp dễ kiểm tra hàng, báo giá nhanh hơn và hạn chế thiếu sót khi tổng hợp đơn hàng.

Nếu cần tham khảo mức giá theo nhóm sản phẩm, doanh nghiệp có thể xem thêm bảng giá văn phòng phẩm trước khi gửi danh mục yêu cầu báo giá.

5.1. Nhóm giấy in, giấy photo

Giấy in là nhóm sản phẩm nên đặt ở đầu mẫu danh sách văn phòng phẩm cần mua vì hầu hết doanh nghiệp đều sử dụng thường xuyên. Khi đưa giấy in vào file báo giá, doanh nghiệp nên ghi rõ khổ giấy, định lượng và thương hiệu mong muốn như giấy A4 Double A 70gsm, giấy A4 80gsm, giấy A3 dùng cho in ấn hoặc giấy A5 dùng cho biểu mẫu nội bộ.

Không nên chỉ ghi chung chung là “giấy A4”, vì giấy A4 70gsm và 80gsm có giá khác nhau. Ghi càng rõ, nhà cung cấp càng dễ báo đúng giá.

5.2. Nhóm bút viết văn phòng

Bút viết là nhóm sản phẩm nhỏ nhưng số lượng sử dụng nhiều, nhất là ở công ty, trường học, trung tâm đào tạo và văn phòng dịch vụ. Trong file Excel báo giá văn phòng phẩm, doanh nghiệp nên tách rõ từng loại bút như bút bi xanh, bút gel, bút ký, bút lông bảng, bút dạ quang hoặc bút chì.

Nếu công ty đã quen dùng thương hiệu cụ thể như Thiên Long, Bến Nghé, Deli, Plus hoặc Pentel, nên ghi rõ trong cột thương hiệu mong muốn.

5.3. Nhóm bìa hồ sơ, file lưu trữ

Bìa hồ sơ là nhóm hàng quan trọng với phòng kế toán, hành chính, nhân sự và bộ phận lưu trữ chứng từ. Khi lập file yêu cầu báo giá văn phòng phẩm, nhóm này nên ghi rõ loại bìa, kích thước và quy cách như bìa còng A4 5cm, bìa còng A4 7cm, bìa nhẫn, bìa lá, bìa nút, bìa trình ký hoặc hộp lưu trữ hồ sơ.

5.4. Nhóm dụng cụ văn phòng

Dụng cụ văn phòng là nhóm hàng dùng thường xuyên nhưng dễ bị thiếu khi lập danh sách mua hàng. Doanh nghiệp nên đưa vào file các sản phẩm như kim bấm, máy bấm kim, kẹp bướm, kẹp giấy, kéo, dao rọc giấy, băng keo, thước, hồ dán và đồ gỡ kim.

Với nhóm này, cần ghi rõ kích thước hoặc mã hàng nếu có. Ví dụ: kẹp bướm 25mm, 32mm, 51mm; băng keo trong 5F; kim bấm số 10 hoặc 23/13.

5.5. Nhóm vật tư tiêu hao

Vật tư tiêu hao là nhóm sản phẩm thường phải mua lặp lại theo tháng hoặc quý. Nếu doanh nghiệp mua văn phòng phẩm định kỳ, nhóm này nên được đưa vào file để dễ theo dõi lịch sử mua hàng và dự toán chi phí. Các mặt hàng phổ biến gồm mực in, giấy note, ghim giấy, hồ dán, pin, nhãn dán, túi đựng hồ sơ và bao thư.

Riêng mực in, doanh nghiệp nên ghi rõ mã máy in hoặc mã hộp mực để tránh báo sai loại. Đây là lỗi rất thường gặp khi gửi yêu cầu báo giá văn phòng phẩm qua tin nhắn.

5.6. Nhóm thiết bị văn phòng nhỏ

Ngoài các mặt hàng tiêu hao, doanh nghiệp cũng nên đưa một số thiết bị văn phòng nhỏ vào mẫu Excel báo giá văn phòng phẩm nếu có nhu cầu mua mới hoặc thay thế, chẳng hạn máy tính cầm tay, máy đục lỗ, bảng viết, khay hồ sơ, kệ hồ sơ, máy bấm kim đại hoặc dụng cụ cắt giấy.

Khi cần báo giá đầy đủ các nhóm văn phòng phẩm, doanh nghiệp có thể điền danh mục vào file và gửi cho Phục Hy để được hỗ trợ theo nhu cầu thực tế.

6. Hướng dẫn cách điền file yêu cầu báo giá văn phòng phẩm

Sau khi tải mẫu file yêu cầu báo giá văn phòng phẩm, doanh nghiệp nên điền thông tin theo từng bước để nhà cung cấp dễ kiểm tra danh mục, báo đúng giá và hạn chế phải xác nhận lại nhiều lần. Một file điền rõ ràng sẽ giúp quá trình báo giá nhanh hơn, đặc biệt với các đơn hàng văn phòng phẩm cho công ty có nhiều mặt hàng, nhiều quy cách và yêu cầu hóa đơn VAT.

Bước 1: Liệt kê đầy đủ sản phẩm cần mua

Ở cột tên sản phẩm, doanh nghiệp không nên ghi quá chung chung như “bút bi”, “giấy A4”, “bìa hồ sơ” hoặc “băng keo”. Những cách ghi này dễ khiến nhà cung cấp báo sai thương hiệu, sai quy cách hoặc phải liên hệ lại để hỏi thêm thông tin.

Thay vào đó, nên ghi càng rõ càng tốt theo cấu trúc: Tên sản phẩm + thương hiệu + mã hàng nếu có + màu sắc/quy cách.

Việc ghi rõ thông tin sản phẩm trong file yêu cầu báo giá văn phòng phẩm giúp nhà cung cấp báo đúng mặt hàng, đúng chất lượng và đúng nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

Bước 2: Ghi đúng đơn vị tính

Đơn vị tính là phần rất quan trọng trong mẫu Excel báo giá văn phòng phẩm. Nếu ghi sai đơn vị tính, báo giá có thể bị lệch nhiều so với thực tế. Ví dụ, giấy A4 có thể tính theo ram hoặc thùng; bút bi có thể tính theo cây hoặc hộp; bìa hồ sơ có thể tính theo cái hoặc xấp.

Khi điền mẫu danh sách văn phòng phẩm cần mua, doanh nghiệp nên thống nhất một đơn vị tính cho từng sản phẩm. Không nên cùng một mặt hàng nhưng lúc ghi “cây”, lúc ghi “hộp”, vì sẽ gây khó khăn khi so sánh báo giá giữa các nhà cung cấp.

Bước 3: Ghi rõ số lượng cần mua

Sau khi đã ghi tên sản phẩm và đơn vị tính, doanh nghiệp cần điền chính xác số lượng cần mua. Đây là cơ sở để nhà cung cấp tính đơn giá, tổng tiền và kiểm tra khả năng giao hàng.

Nếu doanh nghiệp mua văn phòng phẩm định kỳ, nên ghi thêm tần suất mua như mua 1 lần, mua hàng tháng, mua hàng quý, mua theo từng đợt phát sinh hoặc mua định kỳ theo danh mục cố định. Nếu chưa có danh mục cố định, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài kế hoạch mua sắm văn phòng phẩm hàng tháng để lập nhu cầu trước khi gửi báo giá.

Bước 4: Ghi rõ quy cách, màu sắc và yêu cầu thay thế nếu có

Nhiều mặt hàng văn phòng phẩm có tên gần giống nhau nhưng quy cách khác nhau. Nếu không ghi rõ, nhà cung cấp có thể báo loại không đúng nhu cầu.

Nếu doanh nghiệp chấp nhận sản phẩm thay thế tương đương, nên ghi rõ trong cột ghi chú: “Có thể báo hàng tương đương nếu hết thương hiệu yêu cầu, nhưng cần báo trước để xác nhận”. Ngược lại, nếu công ty bắt buộc dùng đúng thương hiệu, đúng mã hàng, nên ghi: “Không thay thế thương hiệu nếu chưa có xác nhận”.

Bước 5: Ghi yêu cầu về hóa đơn VAT và chứng từ

Với khách hàng doanh nghiệp, yêu cầu hóa đơn VAT là thông tin cần ghi ngay trong file. Bộ phận kế toán thường cần báo giá, hóa đơn và chứng từ rõ ràng để phục vụ thanh toán, hạch toán chi phí và lưu hồ sơ mua hàng.

Trong file, doanh nghiệp nên ghi rõ có cần xuất hóa đơn VAT hay không, tên công ty xuất hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ công ty, email nhận hóa đơn điện tử, yêu cầu thể hiện phí giao hàng nếu có và hình thức thanh toán như chuyển khoản, tiền mặt hoặc công nợ.

Bước 6: Ghi địa chỉ giao hàng và thời gian cần nhận hàng

Địa chỉ giao hàng giúp nhà cung cấp kiểm tra khu vực phục vụ, thời gian giao và phí vận chuyển nếu có. Với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nên ghi rõ địa điểm nhận hàng cho từng đơn.

Ví dụ ghi chú: Giao hàng tại Quận 12, TPHCM trong giờ hành chính. Cần báo trước khi giao. Xuất hóa đơn VAT theo thông tin công ty.

Nếu doanh nghiệp cần đặt hàng nhanh tại TPHCM, có thể tham khảo thêm dịch vụ mua văn phòng phẩm online TPHCM của Phục Hy.

7. Tải mẫu file yêu cầu báo giá văn phòng phẩm Phục Hy

Phục Hy đã chuẩn bị sẵn mẫu file yêu cầu báo giá văn phòng phẩm bằng Excel để doanh nghiệp dễ tổng hợp danh mục hàng cần mua. File có sẵn các cột cơ bản như tên sản phẩm, nhóm hàng, quy cách, đơn vị tính, số lượng, tần suất mua, yêu cầu VAT, khu vực giao hàng, ghi chú và thông tin liên hệ.

Doanh nghiệp có thể sử dụng file này như mẫu yêu cầu báo giá văn phòng phẩm cho công ty khi cần mua giấy in, bút viết, bìa hồ sơ, dụng cụ văn phòng, mực in hoặc vật tư tiêu hao.

TẢI FILE MẪU YÊU CẦU BÁO GIÁ VĂN PHÒNG PHẨM

Sau khi hoàn tất file, doanh nghiệp có thể gửi yêu cầu báo giá qua:

• Zalo: 098 234 6171
• Email: baogia.phuchy@gmail.com
• Hoặc truy cập trang báo giá văn phòng phẩm doanh nghiệp của Phục Hy để gửi thông tin trực tiếp.

Việc sử dụng mẫu Excel báo giá văn phòng phẩm giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót khi đặt hàng và nhận được báo giá rõ ràng hơn cho từng nhóm sản phẩm.

8. Lưu ý khi gửi file báo giá cho nhà cung cấp

Sau khi hoàn tất file yêu cầu báo giá văn phòng phẩm, doanh nghiệp không nên gửi vội nếu chưa kiểm tra lại thông tin. Một file thiếu thương hiệu, thiếu quy cách hoặc sai đơn vị tính có thể khiến nhà cung cấp báo giá không chính xác, từ đó làm mất thời gian chỉnh sửa, xác nhận lại hoặc so sánh sai giữa các đơn vị.

8.1. Ghi rõ thương hiệu nếu doanh nghiệp đã quen dùng

Nếu công ty đã quen sử dụng một thương hiệu cụ thể, nên ghi rõ ngay trong mẫu danh sách văn phòng phẩm cần mua. Ví dụ: giấy A4 Double A, bút bi Thiên Long, bút gel Deli, bìa hồ sơ Plus hoặc máy tính Casio.

Không nên chỉ ghi chung chung là “bút bi”, “giấy A4”, “kim bấm”, vì mỗi thương hiệu có mức giá, chất lượng và quy cách khác nhau. Ghi rõ thương hiệu giúp nhà cung cấp báo đúng sản phẩm, đồng thời giúp doanh nghiệp dễ so sánh giá giữa nhiều nhà cung cấp trên cùng một mặt hàng.

8.2. Ghi rõ quy cách để tránh báo sai hàng

Văn phòng phẩm có nhiều sản phẩm nhìn giống nhau nhưng quy cách khác nhau. Một mẫu file yêu cầu báo giá văn phòng phẩm càng rõ quy cách thì khả năng nhận được báo giá đúng càng cao. Đây là điểm rất quan trọng với đơn hàng công ty, vì chỉ cần sai một vài mặt hàng cũng có thể ảnh hưởng đến tiến độ mua hàng.

8.3. Không trộn nhiều đơn vị tính trong cùng một sản phẩm

Khi gửi mẫu Excel báo giá văn phòng phẩm, doanh nghiệp nên thống nhất đơn vị tính cho từng sản phẩm. Không nên cùng một mặt hàng nhưng lúc ghi “cây”, lúc ghi “hộp”, hoặc lúc ghi “ram”, lúc ghi “thùng”. Đơn vị tính rõ ràng giúp nhà cung cấp báo giá chính xác và giúp bộ phận kế toán dễ kiểm tra tổng chi phí.

8.4. Ghi rõ nếu chấp nhận hàng thay thế tương đương

Trong một số trường hợp, sản phẩm doanh nghiệp yêu cầu có thể tạm hết hàng hoặc thay đổi giá. Nếu doanh nghiệp chấp nhận sản phẩm thay thế, nên ghi rõ trong cột ghi chú: “Có thể thay thế sản phẩm tương đương nếu hết hàng, nhưng cần báo trước để xác nhận”.

Ngược lại, nếu công ty bắt buộc dùng đúng thương hiệu, đúng mã hàng, nên ghi: “Không thay thế thương hiệu nếu chưa có xác nhận”. Cách ghi này giúp nhà cung cấp chủ động tư vấn nhưng vẫn tránh tình trạng tự ý báo hoặc giao sản phẩm không đúng nhu cầu.

8.5. Yêu cầu báo giá có thời hạn hiệu lực

Báo giá văn phòng phẩm có thể thay đổi theo thời điểm, đặc biệt với giấy in, mực in và các mặt hàng nhập khẩu. Vì vậy, trong file nên có dòng yêu cầu báo giá có hiệu lực trong vòng 7 ngày, 15 ngày hoặc 30 ngày kể từ ngày gửi báo giá.

Thời hạn hiệu lực giúp doanh nghiệp chủ động trình duyệt nội bộ, so sánh nhà cung cấp và ra quyết định mua hàng đúng thời điểm. Với đơn hàng lớn hoặc mua định kỳ, phần này càng nên ghi rõ.

8.6. Yêu cầu thể hiện VAT, phí giao hàng và điều kiện thanh toán

Với đơn hàng công ty, doanh nghiệp không nên chỉ yêu cầu đơn giá sản phẩm. Một báo giá đầy đủ nên thể hiện rõ đơn giá đã bao gồm VAT hay chưa, thuế VAT nếu có, phí giao hàng, tổng thanh toán, hình thức thanh toán, thời gian thanh toán và điều kiện giao hàng.

Khi các thông tin này được ghi rõ trong file yêu cầu báo giá văn phòng phẩm, doanh nghiệp sẽ dễ so sánh tổng chi phí thực tế hơn, tránh trường hợp đơn giá thấp nhưng phát sinh thêm phí vận chuyển hoặc điều kiện thanh toán không phù hợp.

8.7. Dùng cùng một file mẫu khi gửi cho nhiều nhà cung cấp

Nếu doanh nghiệp cần so sánh 2–3 nhà cung cấp, nên gửi cùng một mẫu file yêu cầu báo giá văn phòng phẩm cho tất cả các đơn vị. Không nên mỗi nhà cung cấp nhận một danh sách khác nhau, vì dữ liệu sẽ bị lệch và rất khó so sánh.

Cách làm đúng là dùng một file danh mục cố định, gửi cùng danh sách sản phẩm cho các nhà cung cấp, yêu cầu điền đơn giá vào cùng cấu trúc cột và so sánh theo cùng quy cách, cùng số lượng, cùng điều kiện giao hàng.

9. Nên gửi file Excel hay PDF khi yêu cầu báo giá?

Khi yêu cầu báo giá văn phòng phẩm, doanh nghiệp nên gửi file Excel trước để nhà cung cấp dễ điền đơn giá, ghi chú, tổng tiền và thông tin hàng thay thế nếu có. File Excel cũng giúp doanh nghiệp dễ lọc dữ liệu, cộng tổng, tính VAT và so sánh báo giá giữa nhiều nhà cung cấp.

Tuy nhiên, sau khi nhà cung cấp đã hoàn tất báo giá, doanh nghiệp nên yêu cầu thêm bản PDF chính thức nếu cần trình sếp, trình kế toán hoặc lưu hồ sơ mua hàng.

Với đơn hàng nhỏ, doanh nghiệp có thể nhận báo giá qua Excel hoặc email. Nhưng với đơn hàng công ty, đặc biệt là đơn hàng có giá trị cao hoặc mua định kỳ, nên có báo giá chính thức thể hiện đầy đủ tên nhà cung cấp, thông tin liên hệ, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán và thời hạn hiệu lực báo giá.

10. Cách so sánh báo giá văn phòng phẩm từ nhiều nhà cung cấp

Khi nhận báo giá từ nhiều nhà cung cấp, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào đơn giá thấp nhất. Văn phòng phẩm là nhóm hàng có nhiều quy cách, thương hiệu và điều kiện giao hàng khác nhau. Một sản phẩm rẻ hơn vài nghìn đồng nhưng sai quy cách, chất lượng không ổn định hoặc giao hàng chậm có thể khiến doanh nghiệp mất thêm thời gian đổi trả.

Khi so sánh báo giá, nên kiểm tra sản phẩm có đúng thương hiệu yêu cầu không, quy cách có đúng như file gửi ban đầu không, đơn giá đã bao gồm VAT hay chưa, có phát sinh phí giao hàng không, thời gian giao hàng có phù hợp không, nhà cung cấp có xuất hóa đơn VAT không và có hỗ trợ công nợ hoặc thanh toán theo kỳ không.

Với đơn hàng văn phòng phẩm định kỳ, doanh nghiệp nên ưu tiên nhà cung cấp ổn định, báo giá rõ ràng, giao hàng đúng hẹn và hỗ trợ chứng từ đầy đủ. Giá rẻ từng món không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất nếu tổng quy trình mua hàng mất nhiều thời gian hoặc thường xuyên phát sinh sai sót.

11. Khi nào nên chuyển sang mua văn phòng phẩm định kỳ?

Nếu doanh nghiệp chỉ thỉnh thoảng mua vài món phát sinh, việc gửi file yêu cầu báo giá văn phòng phẩm theo từng lần là đủ. Tuy nhiên, nếu công ty có nhu cầu mua lặp lại hàng tháng hoặc hàng quý, nên cân nhắc chuyển sang hình thức mua văn phòng phẩm định kỳ.

Doanh nghiệp nên chuyển sang mua định kỳ khi công ty mua văn phòng phẩm gần như mỗi tháng, danh mục hàng hóa lặp lại nhiều lần, có nhiều phòng ban cùng sử dụng, thường xuyên thiếu giấy/bút/bìa hồ sơ/kim bấm, bộ phận hành chính mất nhiều thời gian hỏi giá từng đợt hoặc kế toán cần báo giá, hóa đơn VAT và chứng từ rõ ràng.

Mua văn phòng phẩm định kỳ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc lập kế hoạch, kiểm soát tồn kho và hạn chế đặt hàng gấp. Thay vì mỗi lần cần hàng lại hỏi giá lại từ đầu, doanh nghiệp có thể xây dựng một danh mục cố định, cập nhật số lượng theo từng kỳ và gửi cho nhà cung cấp báo giá nhanh hơn.

Với các công ty có nhu cầu mua giấy A4, bút bi, bìa hồ sơ, dụng cụ văn phòng, mực in và vật tư tiêu hao thường xuyên, Phục Hy có thể hỗ trợ dịch vụ văn phòng phẩm định kỳ theo danh mục thực tế và tư vấn phương án mua hàng phù hợp với nhu cầu sử dụng.

12. Kết luận

Một mẫu file yêu cầu báo giá văn phòng phẩm bằng Excel giúp doanh nghiệp chuẩn hóa danh mục cần mua, hạn chế nhầm lẫn quy cách và rút ngắn thời gian nhận báo giá từ nhà cung cấp. Khi file được trình bày rõ ràng với đầy đủ tên sản phẩm, số lượng, đơn vị tính, quy cách, yêu cầu VAT, địa điểm giao hàng và điều kiện thanh toán, quá trình báo giá sẽ nhanh hơn và chính xác hơn.

Nếu doanh nghiệp đang cần mua giấy in, bút viết, bìa hồ sơ, dụng cụ văn phòng, mực in hoặc vật tư tiêu hao định kỳ, hãy tải file mẫu của Phục Hy, điền danh sách hàng cần mua và gửi lại qua Zalo 098 234 6171 hoặc email baogia.phuchy@gmail.com để được hỗ trợ báo giá rõ ràng theo nhu cầu thực tế.