Làm sao để quản lý tình trạng hao phí giấy in và bút viết của nhân viên?

Giấy in và bút viết là những vật tư văn phòng có giá trị không lớn ở từng lần sử dụng, nhưng lại phát sinh liên tục trong hầu hết doanh nghiệp. Nếu không có cách quản lý rõ ràng, chi phí này rất dễ bị xem nhẹ, trong khi tổng mức tiêu hao theo tháng hoặc theo quý có thể tăng lên đáng kể.

Thực tế, nhiều công ty chỉ quan tâm đến việc mua thêm khi hết hàng, nhưng lại chưa theo dõi được phòng ban nào đang dùng nhiều giấy in, nhân viên nào thường xuyên xin cấp bút mới, số lượng tồn kho còn bao nhiêu và mặt hàng nào đang bị hao phí bất thường. Đây là nguyên nhân khiến việc quản lý hao phí văn phòng phẩm trở nên bị động, khó kiểm soát và dễ phát sinh mua dư, mua gấp hoặc thất thoát không rõ nguyên nhân.

Với doanh nghiệp sử dụng văn phòng phẩm hằng tháng, việc kiểm soát giấy in, bút viết và các vật tư tiêu hao nhỏ là việc cần làm sớm để tránh mua dư, thiếu hàng hoặc thất thoát khó kiểm tra.

Để quản lý hao phí giấy in và bút viết hiệu quả, doanh nghiệp không nên chỉ nhắc nhở nhân viên tiết kiệm bằng lời nói. Cách làm đúng là xây dựng định mức sử dụng văn phòng phẩm, áp dụng quy trình cấp phát rõ ràng, theo dõi bằng file Excel hoặc biểu mẫu nội bộ, đồng thời lập báo cáo tiêu hao theo từng phòng ban. Khi có dữ liệu cụ thể, bộ phận hành chính, kế toán và trưởng phòng mới có cơ sở kiểm soát chi phí, điều chỉnh nhu cầu mua hàng và xây dựng thói quen sử dụng văn phòng phẩm tiết kiệm hơn.

Vì sao giấy in và bút viết thường bị hao phí trong doanh nghiệp?

Giấy in và bút viết được sử dụng gần như mỗi ngày trong công ty. Tuy nhiên, đây cũng là hai nhóm vật tư dễ bị hao phí nhất vì giá trị từng món không lớn, tần suất sử dụng cao và thường được cấp phát theo thói quen hơn là theo số liệu cụ thể.

Không có định mức sử dụng rõ ràng

Một nguyên nhân phổ biến khiến giấy in và bút viết bị hao phí là doanh nghiệp chưa xây dựng định mức sử dụng văn phòng phẩm rõ ràng. Nhiều nơi vẫn cấp phát theo kiểu ai hết thì xin, ai cần thì lấy, không có giới hạn cụ thể theo tháng hoặc theo quý.

Cách làm này ban đầu có vẻ thuận tiện, nhưng về lâu dài rất dễ phát sinh lãng phí. Mỗi phòng ban có nhu cầu sử dụng khác nhau: kế toán và hành chính thường dùng nhiều giấy in, bút ký, bìa hồ sơ; bộ phận sale cần bút ghi chú, tài liệu báo giá; kho cần bút, phiếu xuất nhập; trong khi IT hoặc kỹ thuật có thể dùng ít hơn. Nếu áp dụng một cách cấp phát chung cho tất cả, doanh nghiệp sẽ không biết mức sử dụng nào là hợp lý và mức nào là bất thường.

Định mức không phải để gây khó cho nhân viên, mà để việc cấp phát có căn cứ, có kiểm soát và có dữ liệu đối chiếu khi chi phí tăng cao.

Không theo dõi cấp phát theo nhân viên hoặc phòng ban

Nhiều doanh nghiệp chỉ ghi nhận số lượng văn phòng phẩm đã mua vào, nhưng lại không theo dõi chi tiết đã cấp cho ai, cấp cho phòng ban nào và cấp vào thời điểm nào. Khi đó, bộ phận hành chính hoặc kế toán chỉ biết trong tháng đã mua bao nhiêu ram giấy, bao nhiêu hộp bút, nhưng không biết lượng hàng đó đã được sử dụng ra sao.

Nếu không có sổ cấp phát, file Excel theo dõi hoặc biểu mẫu yêu cầu nhận văn phòng phẩm, doanh nghiệp gần như không có dữ liệu để đối chiếu vào cuối tháng. Khi phát sinh tình trạng giấy in hết nhanh, bút viết xin cấp liên tục hoặc tồn kho giảm bất thường, rất khó xác định nguyên nhân đến từ phòng ban nào.

Việc không theo dõi cấp phát cũng dễ tạo ra sự thiếu công bằng trong quản lý chi phí. Có phòng ban dùng rất nhiều giấy in và bút viết, nhưng chi phí lại bị tính chung cho toàn công ty. Muốn giảm hao phí, doanh nghiệp cần quản lý văn phòng phẩm theo phòng ban thay vì chỉ quản lý tổng số lượng mua vào.

Thói quen in sai, in dư, in một mặt

Đối với giấy in, hao phí thường đến từ những thói quen nhỏ nhưng lặp lại hằng ngày. Nhân viên có thể in nhầm file, in sai khổ giấy, in thừa trang trắng, in cả tài liệu chỉ để đọc nhanh hoặc in xong nhưng để quên tại máy in.

Trong các nhóm giấy in dùng hằng ngày, giấy A4 thường là mặt hàng dễ tiêu hao nhanh nhất nếu doanh nghiệp không có quy định in hai mặt, in nháp và kiểm tra trước khi in.

Một nguyên nhân khác là thói quen in một mặt cho cả tài liệu nội bộ. Trên thực tế, không phải văn bản nào cũng cần in một mặt. Các tài liệu dùng để đọc, kiểm tra nội bộ, đối chiếu tạm thời hoặc trao đổi trong phòng ban có thể in hai mặt hoặc tận dụng giấy đã in một mặt.

Bút viết giá trị nhỏ nên dễ bị xem nhẹ

So với giấy in, bút viết thường bị xem là khoản chi nhỏ nên ít được kiểm tra chặt chẽ. Tuy nhiên, đây lại là vật tư rất dễ thất lạc trong môi trường văn phòng. Bút có thể bị để quên ở phòng họp, quầy lễ tân, bàn làm việc, kho hàng hoặc vô tình mang về nhà.

Nhóm bút viết có giá trị từng món không cao, nhưng lại là vật tư dễ thất lạc nhất nếu doanh nghiệp không áp dụng định mức và cơ chế đổi cũ lấy mới.

Với công ty ít nhân sự, hao phí bút viết có thể chưa tạo áp lực lớn. Nhưng với doanh nghiệp có nhiều phòng ban, số lượng bút cấp phát hằng tháng hoặc hằng quý cộng dồn lại sẽ không nhỏ. Nếu không theo dõi, bộ phận hành chính chỉ thấy bút hết nhanh nhưng không biết do nhu cầu sử dụng thực tế, do thất lạc hay do cấp phát quá dễ dãi.

Cách quản lý hao phí giấy in trong văn phòng

Giấy in là một trong những nhóm văn phòng phẩm tiêu hao nhanh nhất trong doanh nghiệp, đặc biệt ở các bộ phận thường xuyên xử lý chứng từ, hợp đồng, báo giá, phiếu kho và tài liệu nội bộ. Để quản lý hao phí giấy in hiệu quả, doanh nghiệp cần có quy định in ấn rõ ràng, theo dõi số ram giấy cấp phát và kiểm tra mức sử dụng theo từng phòng ban.

Đặt mặc định in hai mặt cho tài liệu nội bộ

Một trong những cách tiết kiệm giấy in trong văn phòng đơn giản nhất là đặt mặc định chế độ in hai mặt cho các tài liệu nội bộ. Những tài liệu dùng để đọc, kiểm tra, họp nội bộ, đối chiếu tạm thời hoặc lưu hành trong phòng ban thường không cần in một mặt.

Doanh nghiệp cũng cần phân biệt rõ loại tài liệu nào nên in hai mặt và loại tài liệu nào cần in một mặt. Hợp đồng, chứng từ kế toán, hồ sơ gửi khách hàng, tài liệu đấu thầu hoặc giấy tờ cần lưu trữ trang trọng có thể cân nhắc in một mặt theo yêu cầu thực tế. Ngược lại, tài liệu nội bộ nên ưu tiên in hai mặt để tránh lãng phí giấy.

Bộ phận IT nên hỗ trợ cài đặt mặc định chế độ in hai mặt trên máy in và máy tính của nhân viên. Đây là cách làm thực tế hơn so với việc chỉ nhắc nhở bằng miệng, vì nhân viên không phải chỉnh lại mỗi lần in.

Kiểm tra bản in trước khi in

Nhiều trường hợp hao phí giấy in không đến từ nhu cầu sử dụng thật, mà đến từ lỗi thao tác khi in. Nhân viên có thể in nhầm file, in sai khổ giấy, in thừa trang trắng, in sai chiều giấy hoặc in cả tài liệu dài trong khi chỉ cần một vài trang.

Trước khi in, nhân viên nên dùng chức năng Print Preview để kiểm tra số trang, khổ giấy, vùng in, chiều giấy và nội dung có bị tràn trang hay không. Với file Word, cần kiểm tra trang trắng cuối tài liệu hoặc phần nội dung bị nhảy dòng bất thường. Với file Excel, cần kiểm tra kỹ vùng in, tỷ lệ thu phóng và thiết lập vừa trang, vì đây là loại file rất dễ bị in tràn sang nhiều trang không cần thiết.

Đối với tài liệu dài, doanh nghiệp nên khuyến khích nhân viên xuất file PDF trước khi in. Cách này giúp kiểm tra bố cục sau cùng, hạn chế lỗi font, lỗi căn lề và tránh tình trạng in xong mới phát hiện tài liệu bị sai định dạng.

Tận dụng giấy đã in một mặt

Doanh nghiệp nên đặt một khay riêng tại khu vực máy in với nhãn rõ ràng như “Giấy một mặt dùng nội bộ”. Khay này dùng để thu gom các tờ giấy đã in một mặt nhưng mặt còn lại vẫn sạch, có thể tiếp tục sử dụng cho mục đích nháp hoặc kiểm tra nội bộ.

Giấy đã in một mặt có thể dùng để in bản nháp, kiểm tra nội dung, ghi chú nhanh, đối chiếu tạm thời hoặc in tài liệu không cần lưu trữ chính thức. Cách làm này đặc biệt phù hợp với các phòng ban thường xuyên xử lý tài liệu nội bộ như kế toán, hành chính, kho, mua hàng hoặc chăm sóc khách hàng.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần quy định rõ giấy một mặt không được dùng cho hồ sơ gửi khách hàng, hợp đồng, báo giá chính thức, chứng từ kế toán hoặc các tài liệu cần hình thức chuyên nghiệp. Tiết kiệm giấy là cần thiết, nhưng không nên tiết kiệm sai chỗ làm ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp.

Theo dõi lượng giấy theo phòng ban

Muốn quản lý hao phí giấy in hiệu quả, doanh nghiệp cần theo dõi số lượng giấy cấp phát theo từng phòng ban thay vì chỉ ghi nhận tổng số giấy đã mua. Mỗi lần cấp giấy, bộ phận hành chính nên ghi rõ ngày cấp, phòng ban nhận, số ram giấy, người nhận và mục đích sử dụng nếu cần.

Với các công ty dùng nhiều giấy A4, nên theo dõi số ram cấp phát theo từng phòng ban để biết bộ phận nào đang tiêu thụ cao hơn mức bình thường.

Cuối tháng hoặc cuối quý, bộ phận hành chính có thể so sánh lượng giấy sử dụng giữa các phòng ban và giữa các kỳ khác nhau. Nếu một phòng ban tăng mức sử dụng đột biến, cần kiểm tra nguyên nhân: có phát sinh dự án mới, in hồ sơ khách hàng, in tài liệu đào tạo hay do thói quen in sai, in dư, in một mặt.

Cách quản lý hao phí bút viết của nhân viên

Bút viết có giá trị từng cây không cao, nhưng lại là nhóm văn phòng phẩm dễ thất lạc và khó kiểm soát nhất. Nếu doanh nghiệp cấp phát bút theo kiểu ai cần thì lấy, số lượng bút tiêu hao hằng tháng có thể tăng nhanh mà không có dữ liệu để kiểm tra. Vì vậy, muốn quản lý bút viết cho nhân viên hiệu quả, doanh nghiệp cần đặt định mức, theo dõi cấp phát và phân biệt rõ bút cá nhân với bút dùng chung.

Đặt định mức cấp bút theo tháng hoặc theo quý

Doanh nghiệp không nên cấp bút viết tự do, mà nên xây dựng định mức cấp phát theo tháng hoặc theo quý. Định mức này cần dựa trên tính chất công việc của từng nhóm nhân sự, vì nhu cầu sử dụng bút của kế toán, hành chính, sale, kho, giao nhận, IT hoặc kỹ thuật không giống nhau.

Bảng định mức trên chỉ nên xem là mức tham khảo ban đầu. Doanh nghiệp có thể theo dõi thực tế trong 1–2 tháng, sau đó điều chỉnh cho phù hợp với quy mô nhân sự, đặc thù công việc và tần suất sử dụng chứng từ của từng bộ phận.

Áp dụng cơ chế đổi cũ lấy mới

Cơ chế đổi cũ lấy mới là cách quản lý bút viết đơn giản nhưng rất hiệu quả. Khi nhân viên muốn nhận bút mới, cần nộp lại bút cũ đã hết mực hoặc bị hư. Nếu bút bị mất, nhân viên cần ghi nhận lý do vào phiếu cấp phát để bộ phận hành chính có dữ liệu theo dõi.

Cách làm này giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng lấy bút tùy tiện, để quên bút liên tục hoặc mang bút về nhà mà không để ý. Khi nhân viên biết rằng mỗi lần nhận bút mới đều cần có ghi nhận, họ sẽ có ý thức giữ gìn vật tư được cấp phát tốt hơn.

Về phía bộ phận hành chính, cơ chế đổi cũ lấy mới cũng giúp kiểm tra chất lượng bút đang sử dụng. Nếu một loại bút thường xuyên bị hư, nhanh hết mực hoặc bị phản ánh khó viết, doanh nghiệp có thể cân nhắc đổi sang dòng bút phù hợp hơn thay vì chỉ nhìn vào đơn giá rẻ.

Dùng bút thay ruột cho vị trí cần ký chứng từ

Không phải vị trí nào trong doanh nghiệp cũng cần dùng cùng một loại bút. Với nhân viên thường xuyên ký chứng từ, tiếp khách, làm việc với đối tác, quản lý phòng ban hoặc ban giám đốc, doanh nghiệp có thể cấp bút tốt hơn, có khả năng thay ruột thay vì dùng hoàn toàn bút bi phổ thông.

Khi bút hết mực, công ty chỉ cần cấp ruột bút mới thay vì cấp cả cây bút mới. Cách làm này giúp giảm lượng rác thải nhựa, tiết kiệm chi phí về lâu dài và tạo hình ảnh chuyên nghiệp hơn khi ký hồ sơ, hợp đồng hoặc tiếp xúc với khách hàng.

Tuy nhiên, bút thay ruột nên được quản lý theo danh sách người nhận cụ thể. Bộ phận hành chính cần ghi rõ ai được cấp bút, thời điểm cấp, loại ruột thay thế và số lần thay ruột trong kỳ. Như vậy, doanh nghiệp vừa đảm bảo sự chuyên nghiệp, vừa tránh biến bút ký thành khoản chi khó kiểm soát.

Tách bút cá nhân và bút dùng chung

Để quản lý hao phí bút viết rõ ràng hơn, doanh nghiệp nên tách bạch giữa bút cấp cho cá nhân và bút dùng chung tại các khu vực cố định. Bút cá nhân được cấp theo định mức cho từng nhân viên hoặc từng vị trí công việc. Khi cần cấp thêm, nhân viên phải thực hiện theo quy trình đã quy định.

Riêng bút dùng chung tại phòng họp, quầy lễ tân, kho, khu vực tiếp khách hoặc khu vực ký nhận nên được đặt trong ống cắm bút cố định. Không nên để bút dùng chung rải rác nhiều nơi, vì rất dễ thất lạc và khó xác định trách nhiệm quản lý.

Doanh nghiệp nên giao một người phụ trách kiểm tra số lượng bút dùng chung hằng tuần. Nếu số lượng bút tại phòng họp hoặc quầy lễ tân thường xuyên thiếu hụt, cần xem lại cách bố trí, nhãn cảnh báo hoặc quy định sử dụng.

Quy trình cấp phát giấy in, bút viết và văn phòng phẩm nên áp dụng

Để quản lý hao phí giấy in và bút viết hiệu quả, doanh nghiệp cần có một quy trình cấp phát văn phòng phẩm rõ ràng. Nếu chỉ mua hàng rồi để nhân viên tự lấy khi cần, bộ phận hành chính rất khó biết vật tư đã cấp cho ai, phòng ban nào dùng nhiều, tồn kho còn bao nhiêu và khi nào cần mua bổ sung.

Một quy trình tốt không nhất thiết phải phức tạp. Với phần lớn doanh nghiệp nhỏ và vừa, chỉ cần lập danh mục văn phòng phẩm, chia định mức theo phòng ban, có phiếu yêu cầu cấp phát, có người duyệt và cập nhật xuất – nhập – tồn thường xuyên là đã có thể giảm đáng kể tình trạng sử dụng lãng phí.

Bước 1 – Lập danh mục văn phòng phẩm cần quản lý

Trước khi đặt định mức, doanh nghiệp cần lập danh mục những mặt hàng văn phòng phẩm thường xuyên tiêu hao. Danh mục này giúp bộ phận hành chính biết mặt hàng nào cần theo dõi chặt, mặt hàng nào dùng ít hơn và mặt hàng nào cần đặt mua định kỳ.

Nhóm cần quản lý trước tiên thường là giấy in và bút viết, vì đây là hai loại vật tư phát sinh hằng ngày. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên đưa vào danh mục các mặt hàng như giấy A4, giấy A5, giấy note, bút bi, bút gel, bút lông bảng, bìa hồ sơ, kim bấm, kẹp giấy, băng keo, dao rọc giấy, kéo văn phòng và các vật tư tiêu hao khác.

Khi lập danh mục, cần thống nhất đơn vị tính cho từng mặt hàng. Ví dụ: giấy in tính theo ram hoặc thùng, bút viết tính theo cây hoặc hộp, băng keo tính theo cuộn, kim bấm tính theo hộp, bìa hồ sơ tính theo cái hoặc xấp. Nếu đơn vị tính không rõ ràng, việc theo dõi nhập kho, cấp phát và tồn kho cuối kỳ sẽ rất dễ sai lệch.

Bước 2 – Chia định mức theo phòng ban

Doanh nghiệp không nên áp dụng một định mức văn phòng phẩm giống nhau cho toàn công ty. Mỗi phòng ban có tính chất công việc khác nhau nên mức sử dụng giấy in, bút viết và các vật tư khác cũng khác nhau.

Thông thường, kế toán, hành chính nhân sự, kho và sale là những bộ phận dùng nhiều giấy in và bút viết hơn. Kế toán cần in chứng từ, phiếu thu chi, bảng kê; hành chính nhân sự cần in biểu mẫu, hồ sơ, thông báo; kho cần phiếu xuất nhập, biên nhận; sale cần báo giá, ghi chú thông tin khách hàng. Trong khi đó, IT, kỹ thuật hoặc thiết kế có thể sử dụng ít giấy và bút hơn vì phần lớn công việc xử lý trên máy tính.

Định mức sử dụng văn phòng phẩm nên được xây dựng dựa trên dữ liệu thực tế trong 1–3 tháng đầu. Doanh nghiệp có thể theo dõi lượng giấy in, bút viết và vật tư tiêu hao của từng phòng ban, sau đó mới chốt mức sử dụng hợp lý. Cách làm này thực tế hơn so với việc đặt định mức cảm tính ngay từ đầu.

Bước 3 – Nhân viên gửi phiếu yêu cầu cấp phát

Để tránh tình trạng ai cần thì lấy, doanh nghiệp nên yêu cầu nhân viên hoặc đại diện phòng ban gửi phiếu yêu cầu cấp phát văn phòng phẩm trước khi nhận hàng. Phiếu này có thể làm bằng Google Form, file Excel, biểu mẫu nội bộ hoặc phần mềm quản lý tùy theo quy mô công ty.

Một phiếu yêu cầu cấp phát cơ bản nên có các thông tin: tên nhân viên, phòng ban, ngày yêu cầu, mặt hàng cần nhận, số lượng, lý do sử dụng và người duyệt. Với các mặt hàng tiêu hao nhanh như giấy in và bút viết, việc ghi rõ phòng ban và số lượng là rất quan trọng để đối chiếu với định mức cuối tháng.

Quy trình này không nhằm gây khó cho nhân viên, mà giúp việc cấp phát có chứng từ nội bộ rõ ràng. Khi có dữ liệu yêu cầu và cấp phát, bộ phận hành chính sẽ dễ biết mặt hàng nào dùng nhanh, phòng ban nào dùng vượt mức và thời điểm nào cần mua bổ sung.

Bước 4 – Trưởng phòng duyệt trước khi cấp

Doanh nghiệp không nên cấp phát văn phòng phẩm hoàn toàn tự do. Với các yêu cầu vượt định mức, phát sinh số lượng lớn hoặc cấp bổ sung nhiều lần trong tháng, cần có trưởng phòng xác nhận trước khi hành chính cấp hàng.

Trưởng phòng là người hiểu rõ nhu cầu thực tế của bộ phận mình. Nếu phòng ban đang có dự án mới, cần in hồ sơ khách hàng, tổ chức đào tạo nội bộ hoặc xử lý khối lượng chứng từ tăng đột biến, trưởng phòng có thể xác nhận lý do để bộ phận hành chính cấp bổ sung hợp lý.

Ngược lại, nếu một phòng ban thường xuyên xin thêm giấy in, bút viết hoặc các vật tư tiêu hao mà không có lý do rõ ràng, trưởng phòng cần chịu trách nhiệm kiểm soát lại thói quen sử dụng của nhân viên. Khi trách nhiệm được gắn với từng phòng ban, việc quản lý hao phí văn phòng phẩm sẽ minh bạch và nghiêm túc hơn.

Bước 5 – Hành chính cập nhật xuất – nhập – tồn

Sau khi cấp phát, bộ phận hành chính cần cập nhật đầy đủ số lượng nhập kho, số lượng đã cấp, phòng ban nhận hàng và tồn kho cuối kỳ. Đây là bước quan trọng nhất để biến việc quản lý văn phòng phẩm từ cảm tính thành quản lý bằng số liệu.

Doanh nghiệp nên theo dõi tối thiểu các cột thông tin như: ngày nhập, tên mặt hàng, đơn vị tính, số lượng nhập, số lượng xuất, phòng ban nhận, người nhận, tồn kho còn lại và ghi chú phát sinh. Với giấy in và bút viết, nên theo dõi riêng vì đây là hai nhóm vật tư dễ hao phí nhất.

Để việc theo dõi không bị rời rạc, doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu file Excel quản lý cấp phát văn phòng phẩm để ghi nhận danh mục hàng, số lượng nhập kho, số lượng đã cấp cho từng phòng ban, tồn kho cuối kỳ và chi phí sử dụng.

Khi có bảng xuất – nhập – tồn rõ ràng, bộ phận hành chính sẽ biết khi nào cần mua bổ sung, mặt hàng nào đang tiêu hao nhanh và phòng ban nào cần kiểm soát lại định mức. Về lâu dài, đây là cách giảm chi phí văn phòng phẩm bền vững hơn so với việc chỉ tìm nơi bán rẻ, vì doanh nghiệp kiểm soát được cả số lượng mua vào lẫn lượng cấp phát ra từng phòng ban.

Bảng định mức quản lý giấy in và bút viết tham khảo cho doanh nghiệp

Định mức sử dụng giấy in và bút viết giúp doanh nghiệp có cơ sở kiểm soát cấp phát, thay vì chỉ dựa vào cảm tính. Bảng dưới đây là mức tham khảo để doanh nghiệp bắt đầu theo dõi. Tùy quy mô nhân sự, đặc thù công việc và tần suất sử dụng chứng từ, doanh nghiệp có thể điều chỉnh cho phù hợp.

Doanh nghiệp không nên áp dụng bảng định mức này một cách cứng nhắc ngay từ đầu. Cách làm hợp lý là dùng 1–2 tháng đầu để đo lượng sử dụng thực tế, sau đó mới chốt định mức chính thức cho từng phòng ban. Nếu công ty có mùa cao điểm, dự án lớn hoặc giai đoạn cần in nhiều hồ sơ, định mức cũng cần được điều chỉnh linh hoạt nhưng phải có lý do rõ ràng.

Cách lập báo cáo hao phí giấy in và bút viết theo tháng

Báo cáo hao phí giấy in và bút viết giúp doanh nghiệp biết chi phí văn phòng phẩm đang được sử dụng ở đâu, bộ phận nào dùng nhiều, mặt hàng nào tiêu hao nhanh và số lượng cấp phát có vượt định mức hay không. Nếu không có báo cáo, bộ phận hành chính chỉ biết hàng đã hết nhưng không biết vì sao hết.

Các chỉ số cần theo dõi

Khi lập báo cáo hằng tháng, doanh nghiệp nên theo dõi các chỉ số cơ bản sau:

• Số ram giấy nhập trong tháng.
• Số ram giấy đã cấp phát cho từng phòng ban.
• Số ram giấy còn tồn cuối tháng.
• Số cây bút đã cấp cho từng phòng ban.
• Số bút cấp mới trong kỳ.
• Số bút đổi cũ lấy mới.
• Số lượng cấp phát vượt định mức.
• Chi phí văn phòng phẩm theo từng phòng ban.

Các chỉ số này giúp doanh nghiệp nhìn được cả số lượng và chi phí. Ví dụ, nếu lượng giấy in của phòng kế toán tăng mạnh trong tháng quyết toán thì có thể là hợp lý. Nhưng nếu một phòng ban ít sử dụng chứng từ lại liên tục xin thêm giấy hoặc bút, bộ phận hành chính cần kiểm tra nguyên nhân.

Công thức tính tiêu hao

Doanh nghiệp có thể sử dụng các công thức đơn giản để tính mức tiêu hao giấy in, bút viết và các loại văn phòng phẩm khác:

Tiêu hao thực tế = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Tồn cuối kỳ

Mức dùng bình quân = Tổng số lượng tiêu hao / Số nhân sự sử dụng

Tỷ lệ vượt định mức = Số lượng dùng thực tế / Định mức được duyệt

Những công thức này phù hợp để áp dụng trong file Excel quản lý văn phòng phẩm. Khi cập nhật đều đặn, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng thấy được xu hướng sử dụng: tháng nào dùng nhiều, phòng ban nào tăng bất thường, mặt hàng nào cần điều chỉnh định mức và mặt hàng nào nên mua theo kế hoạch định kỳ.

Cách xử lý khi phòng ban vượt định mức

Khi một phòng ban vượt định mức sử dụng giấy in hoặc bút viết, doanh nghiệp không nên vội quy kết là lãng phí. Trước hết, cần kiểm tra xem trong tháng đó có phát sinh dự án mới, sự kiện nội bộ, đào tạo nhân sự, in hồ sơ khách hàng, làm chứng từ kế toán hoặc xử lý đơn hàng tăng cao hay không.

Nếu có lý do chính đáng, bộ phận hành chính nên ghi nhận phát sinh vào báo cáo để làm căn cứ điều chỉnh định mức tạm thời. Nếu không có lý do rõ ràng, trưởng phòng cần rà soát lại cách nhân viên sử dụng giấy in, bút viết và các vật tư tiêu hao khác.

Quan trọng nhất là không nên áp dụng chế tài cá nhân ngay từ đầu khi chưa có dữ liệu minh bạch. Doanh nghiệp nên ưu tiên nhắc nhở, công khai số liệu theo phòng ban và điều chỉnh quy trình cấp phát trước. Khi đã có báo cáo rõ ràng trong nhiều kỳ liên tiếp, việc xử lý vượt định mức sẽ công bằng và thuyết phục hơn.

Những lỗi thường gặp khi quản lý hao phí văn phòng phẩm

Nhiều doanh nghiệp đã có ý thức tiết kiệm giấy in, bút viết và văn phòng phẩm, nhưng vẫn không kiểm soát được chi phí vì quản lý sai trọng tâm. Dưới đây là những lỗi thường gặp cần tránh.

Chỉ kiểm soát lúc mua, không kiểm soát lúc cấp phát

Nhiều công ty tập trung tìm nơi bán văn phòng phẩm giá rẻ, nhưng lại không kiểm soát việc cấp phát sau khi hàng đã nhập kho. Mua rẻ chưa chắc đã tiết kiệm nếu giấy in, bút viết và các vật tư khác được cấp phát quá dễ dàng.

Muốn giảm chi phí thật sự, doanh nghiệp cần kiểm soát cả đầu vào và đầu ra. Đầu vào là giá mua, số lượng mua và thời điểm mua. Đầu ra là cấp cho ai, phòng ban nào nhận, số lượng bao nhiêu và có vượt định mức hay không.

Không có người chịu trách nhiệm kho văn phòng phẩm

Nếu ai cũng có thể tự lấy giấy, bút, bìa hồ sơ hoặc vật tư trong kho, doanh nghiệp gần như không thể kiểm soát hao phí. Khi phát sinh thiếu hàng, rất khó xác định hàng đã được cấp phát, thất lạc hay sử dụng sai mục đích.

Doanh nghiệp nên giao một người phụ trách chính về kho văn phòng phẩm, thường là nhân sự hành chính hoặc kế toán nội bộ. Người này chịu trách nhiệm nhập hàng, cấp phát, ghi nhận tồn kho và báo cáo định kỳ cho quản lý.

Không cập nhật tồn kho thường xuyên

Không cập nhật tồn kho là nguyên nhân khiến doanh nghiệp dễ mua trùng, mua thiếu hoặc mua gấp với chi phí cao hơn. Khi không biết giấy in còn bao nhiêu ram, bút viết còn bao nhiêu hộp, bìa hồ sơ còn bao nhiêu cái, bộ phận hành chính sẽ khó lập kế hoạch mua hàng chính xác.

Việc cập nhật tồn kho không cần quá phức tạp. Chỉ cần mỗi lần nhập hàng và cấp phát đều ghi nhận ngay vào file theo dõi, cuối tháng đối chiếu lại số lượng thực tế trong kho. Cách làm truyền thống nhưng đều đặn này giúp doanh nghiệp giảm đáng kể tình trạng thiếu hàng đột xuất.

Không báo cáo theo phòng ban

Nếu chi phí văn phòng phẩm bị tính chung cho toàn công ty, không phòng ban nào thấy rõ trách nhiệm của mình. Phòng ban dùng nhiều và phòng ban dùng ít đều bị ghi nhận giống nhau, khiến việc kiểm soát hao phí thiếu công bằng.

Báo cáo theo phòng ban giúp trưởng phòng biết bộ phận mình đã sử dụng bao nhiêu giấy in, bao nhiêu bút viết và bao nhiêu chi phí văn phòng phẩm trong tháng. Khi có số liệu cụ thể, trưởng phòng sẽ có cơ sở nhắc nhở nhân viên, điều chỉnh thói quen sử dụng và chủ động hơn trong việc lập nhu cầu mua hàng.

Khi nào doanh nghiệp nên mua văn phòng phẩm định kỳ?

Doanh nghiệp nên cân nhắc mua văn phòng phẩm định kỳ khi nhu cầu sử dụng giấy in, bút viết, bìa hồ sơ, kẹp giấy, băng keo và các vật tư tiêu hao phát sinh đều hằng tháng. Thay vì mỗi lần hết hàng lại hỏi giá, đặt mua gấp và chờ giao, doanh nghiệp có thể lập danh sách mặt hàng cố định để mua theo tháng hoặc theo quý.

Hình thức này đặc biệt phù hợp với công ty có nhiều phòng ban, thường xuyên sử dụng giấy A4, bút viết, hồ sơ lưu trữ, vật tư kế toán hoặc đồ dùng hành chính. Khi mua định kỳ, bộ phận hành chính dễ dự trù ngân sách, kiểm soát tồn kho và hạn chế tình trạng thiếu hàng đột xuất.

Nếu doanh nghiệp đã có danh mục sử dụng ổn định, hình thức mua văn phòng phẩm định kỳ theo tháng hoặc theo quý sẽ giúp bộ phận hành chính chủ động hơn về ngân sách, tồn kho và lịch giao hàng.

Ngoài ra, mua định kỳ còn giúp doanh nghiệp dễ kiểm tra biến động chi phí. Khi cùng một danh mục được theo dõi qua nhiều tháng, bộ phận kế toán có thể biết mặt hàng nào tăng giá, mặt hàng nào dùng nhiều hơn bình thường và phòng ban nào cần điều chỉnh định mức sử dụng.

Phục Hy hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chi phí văn phòng phẩm như thế nào?

Phục Hy cung cấp giấy in, bút viết và văn phòng phẩm cho doanh nghiệp theo hướng rõ ràng, dễ kiểm soát và phù hợp với nhu cầu mua lặp lại hằng tháng. Thay vì mua lẻ từng món khi phát sinh, doanh nghiệp có thể gửi danh sách mặt hàng thường dùng để Phục Hy hỗ trợ báo giá theo số lượng, theo nhóm sản phẩm hoặc theo nhu cầu định kỳ.

Các nhóm sản phẩm doanh nghiệp thường đặt gồm giấy A4, giấy note, bút bi, bút gel, bút lông bảng, bìa hồ sơ, bìa còng, kim bấm, kẹp giấy, băng keo, dao rọc giấy, kéo văn phòng và nhiều vật tư hành chính khác. Việc gom danh mục mua hàng giúp bộ phận hành chính dễ đối chiếu nhu cầu, kiểm soát ngân sách và hạn chế mua thiếu hoặc mua dư.

Doanh nghiệp có thể gửi danh sách giấy in, bút viết và các vật tư thường dùng để nhận báo giá văn phòng phẩm doanh nghiệp từ Phục Hy, kèm thông tin sản phẩm, đơn giá, số lượng và chính sách giao hàng phù hợp.

Phục Hy phù hợp với doanh nghiệp tại TP.HCM cần nguồn văn phòng phẩm ổn định, có hóa đơn VAT, giao hàng theo nhu cầu và hỗ trợ báo giá theo danh sách. Đây là cách giúp bộ phận hành chính tiết kiệm thời gian hỏi giá, còn bộ phận kế toán dễ kiểm soát chi phí mua sắm văn phòng phẩm theo tháng hoặc theo quý.

Câu hỏi thường gặp về quản lý hao phí giấy in và bút viết

Công ty nhỏ có cần quản lý cấp phát văn phòng phẩm không?

Có. Công ty càng nhỏ càng nên quản lý cấp phát văn phòng phẩm từ sớm để tránh mua theo cảm tính. Chỉ cần một file Excel đơn giản để theo dõi danh mục hàng, số lượng nhập, số lượng cấp phát và tồn kho cuối tháng là đã giúp doanh nghiệp hình thành thói quen sử dụng rõ ràng hơn.

Có nên giới hạn số lượng giấy in cho từng nhân viên không?

Không nên áp dụng máy móc cho từng nhân viên ở mọi vị trí. Cách hợp lý hơn là quản lý giấy in theo phòng ban trước, vì mỗi bộ phận có đặc thù công việc khác nhau. Sau khi có dữ liệu theo phòng ban, doanh nghiệp mới nên kiểm tra cá nhân nếu có dấu hiệu sử dụng bất thường.

Có nên áp dụng đổi cũ lấy mới với bút viết không?

Nên áp dụng. Đổi cũ lấy mới là cách đơn giản để giảm thất lạc bút viết và hạn chế tình trạng xin cấp bút mới tùy tiện. Khi nhân viên muốn nhận bút mới, họ nên nộp lại bút cũ đã hết mực hoặc ghi rõ lý do nếu bút bị mất.

Dùng file Excel có đủ để quản lý văn phòng phẩm không?

Với phần lớn doanh nghiệp nhỏ và vừa, file Excel là đủ để theo dõi danh mục, nhập kho, cấp phát, tồn kho và chi phí văn phòng phẩm theo phòng ban. Khi quy mô lớn hơn, doanh nghiệp có thể cân nhắc phần mềm quản lý chuyên dụng.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng file Excel quản lý văn phòng phẩm trước khi đầu tư phần mềm riêng.

Bao lâu nên kiểm tra tồn kho văn phòng phẩm một lần?

Doanh nghiệp nên kiểm tra tồn kho văn phòng phẩm ít nhất mỗi tháng một lần. Với các mặt hàng tiêu hao nhanh như giấy A4, bút viết, băng keo, kim bấm hoặc bìa hồ sơ, bộ phận hành chính có thể kiểm tra hằng tuần để tránh thiếu hàng đột xuất.