Văn phòng phẩm cho Giám đốc, CEO gồm những gì?

Văn phòng phẩm cho Giám đốc, CEO thường tập trung vào những công việc như ký duyệt, họp, ghi chú, đọc báo cáo, xử lý hồ sơ và làm việc với đối tác. Các nhóm hữu ích có thể gồm bút ký, sổ tay hoặc planner, bìa trình ký, folder tài liệu, giấy note, cờ đánh dấu và một số dụng cụ hỗ trợ xử lý hồ sơ. Không phải lãnh đạo nào cũng cần cùng một bộ sản phẩm; cách chọn phù hợp hơn là dựa vào công việc thực tế và thói quen sử dụng.

Trong toàn bộ nhóm văn phòng phẩm dành cho doanh nghiệp, đồ dùng của Giám đốc không nhất thiết phải đắt tiền hoặc nhiều hơn của nhân viên. Điểm khác biệt chủ yếu nằm ở quy trình ký duyệt, luân chuyển tài liệu, họp, đọc báo cáo và quản lý những hồ sơ có mức độ quan trọng cao hơn. Vì vậy, nên ưu tiên sản phẩm giúp thao tác thuận tiện, nhận biết tài liệu rõ và dễ mua bổ sung khi cần.

Giám đốc, CEO thường cần những văn phòng phẩm nào?

Một danh sách văn phòng phẩm dành cho lãnh đạo nên bắt đầu từ công việc cần thực hiện thay vì mua theo một combo cố định. Người thường xuyên ký hợp đồng sẽ có nhu cầu khác với người chủ yếu họp, đọc báo cáo hoặc làm việc trên tài liệu điện tử.

Bảng trên là gợi ý theo tình huống sử dụng, không phải danh sách bắt buộc. Nếu Giám đốc gần như xử lý mọi tài liệu trên hệ thống điện tử, số lượng đồ dùng giấy có thể rất ít. Ngược lại, tại doanh nghiệp còn thường xuyên xử lý hợp đồng, đề nghị thanh toán, biên bản, báo cáo hoặc chứng từ bản giấy, bút và dụng cụ trình ký có thể được sử dụng hằng ngày.

Văn phòng phẩm của Giám đốc khác gì nhân viên văn phòng?

Những vật dụng cơ bản như bút, sổ, note hay folder đều có thể được nhân viên và Giám đốc sử dụng. Vì vậy, không có một ranh giới cố định giữa “văn phòng phẩm cho CEO” và văn phòng phẩm thông thường. Sự khác biệt đáng quan tâm hơn nằm ở workflow của người sử dụng.

Nhân viên có thể chủ yếu dùng bút và sổ cho ghi chép cá nhân, trong khi Giám đốc hoặc thành viên Ban lãnh đạo thường phải tiếp nhận tài liệu từ nhiều phòng ban, xem nội dung, yêu cầu chỉnh sửa, ký duyệt và chuyển hồ sơ trở lại bộ phận phụ trách. Một số vị trí còn thường xuyên đọc báo cáo quản trị, hợp đồng, đề xuất kinh doanh hoặc mang tài liệu tới cuộc họp.

Vì vậy, thay vì đặt tiêu chí “đồ dành cho lãnh đạo phải cao cấp”, doanh nghiệp nên quan tâm tới độ ổn định khi sử dụng, khả năng nhận biết đúng sản phẩm, sự thuận tiện khi thao tác và khả năng mua lại cùng model hoặc quy cách. Một cây bút phù hợp dùng ổn định mỗi ngày có thể thực tế hơn một sản phẩm đắt tiền nhưng khó mua ruột thay hoặc không hợp thói quen viết.

Bút cho Giám đốc: chọn theo nhu cầu ký và ghi chép

Trong nhóm bút viết, không có một loại duy nhất phù hợp với mọi Giám đốc. Khi chọn bút nên xác định trước bút chủ yếu dùng để ký hồ sơ, ghi chú ngắn, viết trong cuộc họp hay viết nhiều trong thời gian dài, sau đó mới cân nhắc thiết kế, cỡ nét và thương hiệu.

Bút bi phù hợp cho ký duyệt và ghi nhanh hằng ngày

Bút bi là lựa chọn thực dụng khi cần thao tác nhanh, viết biểu mẫu, ký nhận hoặc ghi chú thường xuyên. Loại bút này thường dễ sử dụng, không cần mở nắp ở các model dạng bấm hoặc xoay và mực có xu hướng khô nhanh hơn rollerball.

Với một Giám đốc xử lý nhiều giấy tờ trong ngày, tiêu chí nên kiểm tra gồm màu mực, cỡ ngòi, độ trơn, trọng lượng thân bút, cơ chế bấm hoặc xoay và khả năng mua ruột thay. Nếu doanh nghiệp muốn duy trì một model trong thời gian dài, khả năng tìm refill phù hợp cũng đáng quan tâm.

Rollerball phù hợp khi ưu tiên cảm giác viết trơn

Rollerball cũng sử dụng đầu bi nhưng thường sử dụng loại mực lỏng hơn, tạo cảm giác viết trơn và cần ít lực tay hơn. Đây có thể là lựa chọn phù hợp khi người sử dụng thường xuyên viết ghi chú dài, ký tên hoặc thích nét mực đậm và rõ hơn.

Đổi lại, mực rollerball có thể cần nhiều thời gian để khô hơn và dễ bị lem hơn trong một số điều kiện giấy. Hướng dẫn của Montblanc về ballpoint và rollerball cũng phân biệt hai nhóm theo đặc tính này: rollerball cho nét viết trơn hơn nhưng mực có thể khô chậm hơn. Vì vậy, với hồ sơ phải ký liên tục rồi xếp chồng ngay, người dùng nên thử thực tế trước khi chọn.

Bút máy phù hợp với sở thích cá nhân hơn là một yêu cầu của chức danh

Bút máy có thể phù hợp với người thích trải nghiệm viết, thường viết tay hoặc muốn sử dụng một dụng cụ viết lâu dài. Tuy nhiên, không có lý do thực tế để xem bút máy là vật dụng bắt buộc của CEO.

Với công việc ký nhanh hoặc di chuyển nhiều, bút bi có thể thuận tiện hơn. Với người viết dài và thích nét mực trơn, rollerball có thể phù hợp hơn. Bút máy nên được lựa chọn khi chính người sử dụng thấy phù hợp với cách cầm bút, loại giấy và thói quen bảo quản của mình.

Khi ký chứng từ cần lưu ý gì về màu và loại mực?

Không nên mặc định rằng mọi văn bản của Giám đốc đều bắt buộc phải ký bằng mực xanh. Yêu cầu có thể khác nhau tùy loại hồ sơ, quy định pháp luật áp dụng và quy trình nội bộ của doanh nghiệp.

Riêng đối với chứng từ kế toán, khoản 1 Điều 19 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 quy định chữ ký trên chứng từ kế toán phải sử dụng loại mực không phai, không được ký bằng mực màu đỏ và không được sử dụng dấu chữ ký khắc sẵn. Đây là quy định dành cho chứng từ kế toán, không nên tự động mở rộng thành một quy tắc chung cho mọi loại tài liệu của doanh nghiệp.

Trong thực tế mua bút cho lãnh đạo, hành chính hoặc trợ lý nên hỏi trước màu mực đang sử dụng, loại bút quen dùng và quy trình của doanh nghiệp. Cách này chính xác hơn việc chọn sản phẩm chỉ dựa trên quan niệm rằng một màu hoặc một loại bút nào đó là “chuẩn CEO”.

Sổ tay hay planner phù hợp hơn cho Giám đốc?

Sổ tay vẫn hữu ích trong cuộc họp, khi ghi ý tưởng, phác thảo nhanh hoặc cần ghi nội dung mà không phải mở máy tính. Tuy nhiên, lựa chọn kích thước và kiểu sổ nên dựa vào lượng nội dung cần viết và mức độ thường xuyên mang theo.

Sổ A5 khi cần nhỏ gọn và dễ mang theo

Khổ A5 có kích thước tương đối gọn, phù hợp với người thường xuyên di chuyển giữa các cuộc họp, gặp đối tác hoặc muốn giữ một cuốn sổ trên bàn mà không chiếm nhiều diện tích. Đây có thể là lựa chọn cân bằng giữa không gian ghi chép và tính di động.

B5 hoặc A4 khi cần không gian ghi chép lớn hơn

Sổ khổ B5 hoặc A4 phù hợp hơn nếu người sử dụng thường viết nhiều, cần vẽ sơ đồ, lập bảng, phân tích số liệu hoặc ghi chú trên một không gian lớn. Đổi lại, kích thước lớn sẽ kém thuận tiện hơn khi phải mang đi thường xuyên.

Nếu thích kiểu sổ có thể lật trang, gập phần đã viết ra phía sau hoặc mở thuận tiện trên bàn, có thể tham khảo nhóm sổ lò xo. Khi chọn vẫn nên kiểm tra kích thước, số trang hoặc số tờ, kiểu dòng kẻ, định lượng giấy và cấu tạo bìa của từng model.

Planner khi muốn quản lý lịch và kế hoạch trên giấy

Notebook và planner không hoàn toàn giống nhau. Notebook phù hợp với ghi chép tự do, còn planner được bố trí theo ngày, tuần hoặc tháng để người dùng theo dõi lịch, công việc và mốc thời gian.

Nếu Giám đốc đã quản lý toàn bộ lịch trên Google Calendar, Outlook hoặc hệ thống nội bộ và không có thói quen lập kế hoạch bằng giấy, không cần mua planner chỉ vì chức danh. Ngược lại, người thích nhìn kế hoạch tuần trên giấy hoặc ghi nhanh các đầu việc quan trọng có thể thấy planner hữu ích.

Bìa trình ký và cách luân chuyển hồ sơ cần duyệt

Với Giám đốc thường xuyên xử lý tài liệu giấy, bìa trình ký là một trong những vật dụng liên quan trực tiếp nhất đến công việc. Sản phẩm giúp cố định giấy trên mặt kê cứng để người nhận có thể xem, ký hoặc ghi chú thuận tiện hơn.

Một quy trình đơn giản có thể diễn ra theo thứ tự: phòng ban chuẩn bị hồ sơ → kiểm tra nội dung → trình Giám đốc → ký, ghi chú hoặc yêu cầu bổ sung → trả hồ sơ về bộ phận xử lý. Văn phòng phẩm phù hợp không thay thế quy trình phê duyệt, nhưng có thể giúp tài liệu được gom đúng bộ và hạn chế lẫn với giấy tờ không liên quan.

Khi nào nên dùng bìa trình ký?

Bìa trình ký phù hợp khi tài liệu cần được ký, duyệt hoặc ghi trực tiếp trên giấy, chẳng hạn hợp đồng, công văn, phiếu đề nghị, bảng kê, biên bản hoặc báo cáo cần xác nhận. Mặt lưng cứng giúp tài liệu ổn định hơn, đặc biệt khi người ký không ngồi tại một mặt bàn cố định.

Khổ bìa nên tương ứng với loại giấy sử dụng. Nếu phần lớn tài liệu là A4 thì bìa trình ký A4 thường hợp lý; với phiếu nhỏ hoặc công việc cần di chuyển nhiều có thể cân nhắc A5. Không nên mua số lượng lớn trước khi xác định đúng khổ giấy và kiểu hồ sơ thực tế.

Khi nào folder thông thường đã đủ?

Folder phù hợp hơn khi mục tiêu chính là gom, bảo vệ hoặc mang tài liệu thay vì tạo một mặt kê để ký. Ví dụ: bộ báo cáo mang vào cuộc họp, tài liệu giới thiệu dự án, hồ sơ tham khảo hoặc giấy tờ cần mang đi gặp đối tác.

Có thể hiểu ngắn gọn: bìa trình ký ưu tiên thao tác ký và ghi trên tài liệu; folder ưu tiên chứa và vận chuyển tài liệu. Sau khi hồ sơ đã được phê duyệt và cần lưu dài hạn, nên chuyển sang loại file hoặc hệ thống lưu trữ phù hợp thay vì giữ tất cả tài liệu trong bìa trình ký.

Cờ đánh dấu, note và dạ quang khi đọc hoặc ký tài liệu

Những vật dụng nhỏ như sticky flags, giấy note hoặc bút dạ quang có giá trị nhất khi chúng giúp người đọc xác định nhanh vị trí cần xem, cần ký hoặc cần xử lý. Không cần sử dụng nhiều màu nếu doanh nghiệp không có quy ước rõ ràng.

Sticky flags giúp đánh dấu mà không làm thay đổi nội dung tài liệu

Cờ đánh dấu nhỏ có thể dùng để chỉ trang quan trọng trong hợp đồng, báo cáo hoặc tài liệu nhiều phần. So với gấp góc giấy hoặc viết trực tiếp lên bản gốc, flag thuận tiện hơn trong những trường hợp tài liệu cần được giữ nguyên.

Cờ “Sign Here” giúp chỉ đúng vị trí cần ký

Với hồ sơ nhiều trang hoặc có nhiều vị trí chữ ký, có thể dùng loại flag in sẵn thông điệp như “Sign Here”. 3M hiện có dòng Post-it Message Flags được thiết kế để đánh dấu chính xác vị trí cần ký và có thể tháo ra khỏi trang sau khi sử dụng. Có thể xem mô tả sản phẩm tại 3M Post-it Message Flags “Sign Here”.

Tuy nhiên, flag chỉ là công cụ chỉ dẫn. Người chuẩn bị hồ sơ vẫn phải kiểm tra đúng người ký, đúng trang, đúng nội dung và đủ các tài liệu liên quan trước khi trình.

Giấy note và dạ quang hỗ trợ đọc báo cáo

Giấy note phù hợp với ghi chú ngắn như câu hỏi cần làm rõ, đầu việc cần giao lại hoặc thông tin cần kiểm tra. Bút dạ quang có thể dùng khi đọc bản in của báo cáo, tài liệu phân tích hoặc dự thảo cần rà soát.

Nếu muốn phân loại theo màu, doanh nghiệp có thể tự xây dựng quy ước đơn giản, chẳng hạn vàng cho nội dung quan trọng, một màu khác cho nội dung cần kiểm tra và một màu cho đầu việc cần xử lý. Đây chỉ là phương pháp tổ chức gợi ý, không phải tiêu chuẩn bắt buộc và không nên dùng quá nhiều màu đến mức làm tài liệu khó đọc.

Tổ chức hồ sơ trên bàn Giám đốc

Khi lượng giấy tờ tăng, vấn đề không còn là thiếu folder mà là không biết một hồ sơ đang ở trạng thái nào. Vì vậy, cách tổ chức theo trạng thái công việc thường hữu ích hơn việc chỉ phân loại theo màu bìa.

Hồ sơ đang chờ xử lý

Nếu lượng tài liệu đủ lớn, có thể chia thành các trạng thái đơn giản như Cần xem → Cần ký → Chờ bổ sung → Đã duyệt. Không nhất thiết phải dùng bốn khay riêng; doanh nghiệp có thể dùng folder, nhãn hoặc hệ thống phù hợp với lượng giấy thực tế.

Điều quan trọng là trợ lý, hành chính và người duyệt cùng hiểu một tài liệu đang ở đâu trong quy trình. Việc này giúp hạn chế trường hợp một hồ sơ đã ký nhưng vẫn nằm lẫn trong nhóm chưa xử lý hoặc một tài liệu cần bổ sung lại được chuyển sang bước tiếp theo.

Hồ sơ mang đi họp

Tài liệu mang đi họp nên được gom theo từng cuộc họp hoặc chủ đề. Folder hoặc portfolio có thể phù hợp hơn file lưu trữ cố định vì gọn và dễ lấy tài liệu. Nếu cần mang name card, bút hoặc giấy note cùng bộ tài liệu, có thể chọn loại folder có ngăn nếu thực tế cần.

Hồ sơ đã hoàn thành

Hồ sơ đã xử lý xong không nên tiếp tục chiếm mặt bàn nếu không còn nhu cầu sử dụng thường xuyên. Tùy chính sách lưu trữ của doanh nghiệp, tài liệu có thể được chuyển sang phòng phụ trách, hệ thống file hoặc vị trí lưu trữ thích hợp.

Với tài liệu mua hàng, kế toán, nhân sự hoặc pháp lý, thời gian và phương thức lưu trữ có thể chịu những yêu cầu riêng. Vì vậy, việc chuyển hoặc hủy hồ sơ phải theo quy trình lưu trữ và quy định áp dụng cho đúng loại tài liệu, không chỉ dựa trên việc người dùng thấy hồ sơ đã “xử lý xong”.

Bảo mật tài liệu giấy của lãnh đạo

Giám đốc có thể tiếp cận những tài liệu chứa thông tin như báo cáo tài chính, hợp đồng, dữ liệu nhân sự, chính sách giá, kế hoạch kinh doanh hoặc báo cáo nội bộ. Không phải tất cả đều là thông tin mật theo pháp luật, nhưng nhiều tài liệu vẫn cần được hạn chế tiếp cận trong phạm vi công việc.

Về thực hành quản lý thông tin, có thể áp dụng nguyên tắc không để tài liệu nhạy cảm nằm trên bàn khi không còn được sử dụng, lưu hồ sơ giấy tại vị trí phù hợp và kiểm soát người có quyền tiếp cận. Hướng dẫn về quản lý hồ sơ của Information Commissioner's Office (ICO) của Anh cũng đề cập việc lưu trữ an toàn hồ sơ giấy, kiểm soát truy cập và áp dụng clear desk policy tại nơi xử lý thông tin cá nhân.

Đây nên được hiểu là best practice về quản lý thông tin, không phải một quy định pháp luật của Việt Nam được áp dụng tự động cho mọi doanh nghiệp. Tại Việt Nam, doanh nghiệp vẫn cần căn cứ quy định pháp luật, hợp đồng, chính sách bảo mật và quy trình lưu trữ áp dụng cho từng loại hồ sơ cụ thể.

Nếu có tài liệu giấy cần tiêu hủy, không nên bỏ chung vào thùng rác thông thường khi tài liệu còn chứa thông tin cần bảo vệ. Doanh nghiệp nên có phương án hủy tài liệu phù hợp với mức độ thông tin và chính sách nội bộ.

Checklist văn phòng phẩm cho Giám đốc, CEO

Checklist dưới đây phù hợp để hành chính hoặc trợ lý rà soát nhu cầu ban đầu. Không nhất thiết phải mua toàn bộ danh sách; nên bỏ những món không phù hợp với cách làm việc của người sử dụng.

Chọn theo cách làm việc thay vì mua một combo cố định

Một trong những cách mua dễ dẫn đến dư thừa là chuẩn bị sẵn một “combo CEO” giống nhau cho mọi người. Trong thực tế, thói quen xử lý công việc quan trọng hơn chức danh.

Giám đốc thường xuyên ký hồ sơ

Nên ưu tiên bút dùng ổn định, bìa trình ký và hệ thống đánh dấu vị trí cần ký. Nếu số lượng hồ sơ lớn, việc chuẩn hóa cách trình và trạng thái hồ sơ có giá trị hơn việc mua nhiều phụ kiện bàn làm việc.

CEO thường xuyên họp hoặc di chuyển

Nên ưu tiên bút dễ mang theo, sổ kích thước phù hợp và folder tài liệu gọn. Những món lớn, nặng hoặc chỉ dùng tại bàn có thể không cần thiết.

Lãnh đạo thường xuyên đọc báo cáo

Có thể ưu tiên sticky flags, giấy note, dạ quang và cách phân loại tài liệu rõ ràng. Nếu báo cáo chủ yếu được đọc trên máy tính hoặc tablet, nhu cầu vật tư giấy có thể thấp hơn đáng kể.

Giám đốc gần như không sử dụng tài liệu giấy

Không cần mua đủ một checklist truyền thống. Có thể chỉ cần một cây bút, một cuốn sổ nhỏ và vài vật dụng dự phòng. Mua ít nhưng đúng nhu cầu tốt hơn mua một bộ nhiều món chỉ để tạo hình thức.

Hành chính, trợ lý nên chuẩn bị văn phòng phẩm cho Giám đốc thế nào?

Khi chuẩn bị cho một Giám đốc mới hoặc mua bổ sung cho Ban lãnh đạo, cách ít sai nhất là kiểm tra sản phẩm và thói quen đang sử dụng trước khi đặt hàng.

1. Hỏi loại bút đang quen dùng: bút bi, rollerball hay loại khác.
2. Xác định màu mực: tránh mua số lượng lớn trước khi biết nhu cầu thực tế.
3. Ghi lại model hoặc mã hàng: đặc biệt với sản phẩm sẽ mua lặp lại.
4. Kiểm tra kích thước sổ: A5, B5, A4 hoặc planner tùy cách sử dụng.
5. Xác định loại hồ sơ thường trình: để chọn bìa trình ký hoặc folder phù hợp.
6. Kiểm tra nhu cầu mang tài liệu đi họp: tránh dùng file lưu trữ nặng cho công việc di chuyển.
7. Chuẩn hóa quy cách mua lại: lưu thương hiệu, model, màu, đơn vị tính và quy cách.
8. Chỉ dự trữ lượng hợp lý: nhất là với sản phẩm có nhiều biến thể hoặc người sử dụng có sở thích riêng.

Với mặt hàng mua lặp lại, chỉ ghi “bút ký”, “sổ Giám đốc” hoặc “bìa hồ sơ” thường chưa đủ. Nên lưu tên sản phẩm + mã/model + màu/biến thể + quy cách + đơn vị tính. Cách này giúp hành chính, trợ lý, mua hàng và nhà cung cấp cùng đối chiếu một sản phẩm ở những lần đặt tiếp theo.

Ngoài các vật dụng dùng trực tiếp, phòng Giám đốc vẫn có thể cần một số đồ dùng chung như bấm kim, kẹp giấy, kéo hoặc băng keo tùy cách bố trí của doanh nghiệp. Đây là nhóm phụ trợ nên mua theo nhu cầu thực tế, không phải đặc điểm riêng của phòng lãnh đạo.

Mua văn phòng phẩm cho Giám đốc tại Phục Hy

Khi mua văn phòng phẩm cho Giám đốc, Ban lãnh đạo hoặc phòng điều hành, doanh nghiệp nên gửi danh sách càng cụ thể càng tốt. Với sản phẩm đã sử dụng trước đó, nên cung cấp mã hàng nếu có, thương hiệu/model, màu hoặc biến thể, quy cách và số lượng để hạn chế nhầm giữa những sản phẩm có tên hoặc hình thức gần giống nhau.

Phục Hy cung cấp nhiều nhóm văn phòng phẩm phục vụ ghi chép, ký duyệt, lưu trữ và vận hành doanh nghiệp. Với nhu cầu mua số lượng lớn hoặc theo danh sách, khách hàng có thể gửi thông tin sản phẩm để Phục Hy kiểm tra hàng, đối chiếu quy cách và báo giá theo nhu cầu thực tế. Khi cần chứng từ, khách hàng nên cung cấp đúng thông tin doanh nghiệp để xử lý hóa đơn theo chính sách bán hàng hiện hành.

Câu hỏi thường gặp về văn phòng phẩm cho Giám đốc, CEO

Giám đốc nên dùng bút bi, rollerball hay bút máy?

Không có một loại tốt nhất cho mọi người. Bút bi thực dụng khi ký và ghi nhanh; rollerball phù hợp với người thích nét viết trơn và thường viết dài; bút máy phù hợp khi người dùng có sở thích và thói quen sử dụng riêng. Nên thử cảm giác viết và kiểm tra màu mực, cỡ nét, refill trước khi chuẩn hóa một model.

Giám đốc có bắt buộc phải dùng bút cao cấp không?

Không. Chức danh không quyết định mức giá của dụng cụ viết. Các yếu tố đáng quan tâm hơn là độ ổn định, cảm giác sử dụng, loại mực, khả năng mua refill và sự phù hợp với loại tài liệu thường xử lý.

Bìa trình ký khác folder như thế nào?

Bìa trình ký thường có mặt kê cứng và kẹp giữ giấy, phù hợp khi cần ký hoặc ghi trực tiếp trên tài liệu. Folder chủ yếu dùng để gom, bảo vệ và mang giấy tờ. Nếu tài liệu đã hoàn tất và cần lưu dài hạn, có thể cần loại file lưu trữ khác phù hợp hơn.

Hành chính nên chuẩn bị gì khi có Giám đốc mới?

Trước hết nên hỏi về loại bút, màu mực, kiểu sổ và thói quen sử dụng tài liệu giấy. Sau đó mới xác định nhu cầu bìa trình ký, folder, note, flags và các vật dụng khác. Với sản phẩm sẽ mua lặp lại, nên lưu chính xác mã/model và quy cách ngay từ lần đầu để những lần bổ sung sau dễ đối chiếu.

Kết luận

Văn phòng phẩm cho Giám đốc, CEO nên được lựa chọn theo công việc chứ không theo hình thức. Người thường xuyên ký hồ sơ nên ưu tiên bút và bìa trình ký; người họp nhiều cần sổ và folder phù hợp; người thường xuyên đọc báo cáo có thể cần note, flags và dụng cụ đánh dấu. Nếu công việc đã số hóa phần lớn, danh sách cần mua có thể rất ngắn.

Đối với doanh nghiệp, việc quan trọng hơn mua một “combo lãnh đạo” là chuẩn hóa đúng model, màu, quy cách và cách quản lý hồ sơ. Cách này giúp người sử dụng thuận tiện hơn và giúp hành chính hoặc mua hàng đặt bổ sung chính xác khi cần.