Văn phòng phẩm cho nhân viên văn phòng: Cần những gì?

Văn phòng phẩm cho nhân viên văn phòng không nhất thiết phải là một bộ gồm thật nhiều món. Với phần lớn công việc, bộ cơ bản thường xoay quanh bút viết, sổ hoặc giấy ghi chú, dụng cụ đánh dấu và một số vật dụng phục vụ xử lý tài liệu. Những sản phẩm như giấy in, kéo, bấm kim, băng keo, bảng trắng hay dụng cụ họp có thể được dùng chung thay vì cấp riêng cho từng người.

Cách chọn hợp lý là xác định các loại văn phòng phẩm cần dùng hằng ngày, món nào có thể dùng chung và món nào chỉ cần cho một số vị trí công việc. Nhờ đó, người mới đi làm, người làm việc tại văn phòng hoặc tại nhà đều có thể chuẩn bị đủ đồ dùng mà không mua thừa; còn đơn vị cấp phát cho nhiều nhân viên cũng dễ chuẩn hóa sản phẩm và mua bổ sung khi cần.

Nhân viên văn phòng cần những văn phòng phẩm nào?

Không có một danh sách cố định phù hợp với tất cả nhân viên. Một người thường xuyên xử lý hồ sơ giấy sẽ cần bộ dụng cụ khác người chủ yếu làm việc trên máy tính; nhân viên kho, kế toán, lễ tân hoặc người thường xuyên đi họp cũng có những nhu cầu riêng.

Cách đơn giản nhất là chia đồ dùng thành ba nhóm: đồ dùng cá nhân, đồ dùng chung và đồ dùng theo tính chất công việc.

Việc phân chia này giúp tránh cách mua theo kiểu “mỗi nhân viên một bộ giống nhau” dù nhu cầu thực tế khác nhau. Nếu cần xem phạm vi sản phẩm rộng hơn theo từng công năng, có thể tham khảo các nhóm văn phòng phẩm để xác định những nhóm hàng phù hợp trước khi chọn model cụ thể.

Nhóm ghi chép và đánh dấu

Đây là nhóm đồ dùng có khả năng được sử dụng cá nhân nhiều nhất. Tuy nhiên, ngay trong nhóm này cũng nên chọn theo cách làm việc thay vì mặc định mỗi người cần nhiều loại bút và sổ khác nhau.

Bút viết

Với nhu cầu ghi chép thông thường, một hoặc hai cây bút phù hợp thường hữu ích hơn một hộp gồm nhiều kiểu bút ít sử dụng. Khi lựa chọn nên quan tâm đến loại bút, màu mực, cỡ ngòi, cảm giác cầm và tần suất ghi chép.

Người thường xuyên điền biểu mẫu có thể ưu tiên nét gọn và dễ kiểm soát; người ghi chép nhiều nên quan tâm thêm đến cảm giác viết; người thường xuyên ký nhận có thể cần một cây bút riêng dễ mang theo và ổn định khi sử dụng. Không cần chọn bút dựa vào chức danh hay mức giá nếu công năng không phù hợp.

Có thể tham khảo các dòng bút viết theo loại bút, thương hiệu, màu mực và model để thu hẹp lựa chọn.

Sổ và giấy ghi chú

Sổ tay, sổ ghi chép phù hợp với những công việc cần ghi lại nội dung theo trình tự như cuộc họp, kế hoạch công việc, thông tin khách hàng hoặc danh sách cần theo dõi. Người thường xuyên mang sổ theo nên cân nhắc kích thước thuận tiện; người chủ yếu ghi chép tại bàn có thể ưu tiên diện tích viết hoặc bố cục trang.

Giấy ghi chú và sticky note phù hợp hơn với các nội dung ngắn như nhắc việc, đánh dấu tài liệu hoặc ghi thông tin cần xử lý tạm thời. Không nhất thiết phải sử dụng cả nhiều loại sổ lẫn nhiều kích thước note nếu công việc không yêu cầu.

Bút đánh dấu

Bút đánh dấu hữu ích với người thường xuyên đọc hợp đồng, rà soát chứng từ, học tài liệu đào tạo hoặc làm việc với nhiều văn bản in. Nếu phần lớn công việc diễn ra trên màn hình và ít xử lý tài liệu giấy, đây có thể không phải vật dụng cần cấp riêng.

Nguyên tắc chung là ưu tiên dụng cụ giúp xử lý một công việc lặp lại thường xuyên, thay vì thêm sản phẩm chỉ để bộ văn phòng phẩm trông đầy đủ hơn.

Nhóm giấy, in ấn và tài liệu

Giấy in là vật tư quan trọng trong nhiều văn phòng nhưng thường thuộc nhóm dùng chung thay vì đồ dùng cá nhân. Nhu cầu có thể gồm in biểu mẫu, tài liệu học tập, chứng từ, báo cáo, hồ sơ hoặc tài liệu phục vụ họp.

Khi lựa chọn giấy in, nên kiểm tra tối thiểu khổ giấy, định lượng, số tờ, model hoặc thương hiệu và khả năng phù hợp với thiết bị đang sử dụng. Không nên chỉ nhìn chữ A4 hoặc chọn sản phẩm rẻ nhất nếu chưa xác định yêu cầu in thực tế.

Với nhân viên làm việc chủ yếu trên hệ thống số, lượng giấy cần dùng có thể thấp. Ngược lại, những vị trí xử lý chứng từ, biểu mẫu hoặc hồ sơ thường xuyên sẽ cần nguồn giấy ổn định hơn. Vì vậy, giấy in nên được tính theo nhu cầu chung của nhóm hoặc văn phòng thay vì mặc định một định mức giống nhau cho từng người.

Nhóm lưu trữ và xử lý hồ sơ

Mức độ cần bìa, file và dụng cụ lưu trữ phụ thuộc rất lớn vào lượng tài liệu giấy mà mỗi người xử lý.

Người xử lý ít giấy tờ

Nếu chỉ thỉnh thoảng nhận tài liệu hoặc cần giữ một số giấy tờ ngắn hạn, bìa lá, folder hoặc một loại bìa đơn giản có thể đã đủ. Việc mua nhiều bìa còng hoặc hộp hồ sơ trong trường hợp này dễ làm bàn làm việc cồng kềnh mà không đem lại thêm giá trị.

Người xử lý hồ sơ thường xuyên

Các vị trí liên quan đến hành chính, chứng từ, hợp đồng hoặc tài liệu lưu có thể cần thêm bìa hồ sơ như bìa còng, bìa nhẫn, bìa trình ký, cùng nhãn phân loại, hộp hồ sơ hoặc khay tài liệu.

Khi chọn nhóm này, cần nhìn vào khổ tài liệu, lượng giấy cần chứa, tần suất mở hồ sơ và thời gian lưu. Hai người cùng làm trong một văn phòng vẫn có thể cần bộ lưu trữ rất khác nhau.

Người làm việc chủ yếu với tài liệu số

Nếu quy trình đã số hóa phần lớn, không cần cố trang bị nhiều sản phẩm lưu hồ sơ chỉ vì chúng thường xuất hiện trong các checklist văn phòng phẩm. Đây là một ví dụ điển hình cho nguyên tắc chỉ mua vật dụng có công việc thực tế để sử dụng.

Dụng cụ bàn làm việc: món nào nên có riêng, món nào nên dùng chung?

Không phải mọi dụng cụ trên bàn đều cần cấp một chiếc cho mỗi nhân viên. Với những món sử dụng ít, bố trí dùng chung theo nhóm thường hợp lý hơn và vẫn đáp ứng được nhu cầu.

Bảng trên chỉ là cách phân loại tham khảo. Mô hình làm việc, số người trong nhóm và tần suất sử dụng thực tế mới là yếu tố quyết định một dụng cụ nên được cấp riêng hay bố trí dùng chung.

Dụng cụ họp và trình bày có cần cấp cho từng nhân viên không?

Phần lớn dụng cụ phục vụ họp và thuyết trình không cần nằm trong bộ cá nhân của từng nhân viên. Bảng trắng, bút lông bảng, flipchart, presenter hoặc dây kết nối thường phù hợp hơn khi được bố trí tại phòng họp hoặc cấp cho nhóm thường xuyên sử dụng.

Riêng người phải di chuyển giữa nhiều địa điểm, thường xuyên đào tạo hoặc thuyết trình có thể cần một số thiết bị riêng. Cách chọn vẫn nên dựa trên tần suất và môi trường làm việc, không phải nguyên tắc mọi nhân viên đều phải có cùng bộ dụng cụ.

Chọn văn phòng phẩm theo tính chất công việc

Sau khi xác định đâu là đồ cá nhân và đâu là đồ dùng chung, bước tiếp theo là bổ sung những vật dụng thực sự liên quan đến công việc mỗi người.

Bảng này không thay thế checklist chuyên biệt của từng phòng ban. Mục tiêu là giúp người dùng nhận ra rằng tính chất công việc quan trọng hơn chức danh khi quyết định nên chuẩn bị những món nào.

Kinh nghiệm chọn bộ văn phòng phẩm vừa đủ

Một bộ đồ dùng hiệu quả không phải bộ có nhiều sản phẩm nhất mà là bộ giúp người dùng thực hiện công việc thường xuyên với ít thao tác thừa. Khi lựa chọn, có thể áp dụng ba nguyên tắc dưới đây.

Xét tần suất sử dụng trước khi mua

Hãy phân loại một vật dụng theo ba mức: dùng hằng ngày, dùng định kỳ hoặc chỉ dùng khi phát sinh. Đồ dùng hằng ngày thường nên được bố trí gần người sử dụng; đồ dùng thỉnh thoảng có thể dùng chung; những món rất hiếm khi dùng không nhất thiết phải mua cho từng người.

Ví dụ, một nhân viên xử lý chứng từ mỗi ngày có thể cần bấm kim riêng, trong khi người chỉ ghim vài bộ tài liệu mỗi tháng hoàn toàn có thể sử dụng thiết bị chung.

Phân biệt vật tư tiêu hao và dụng cụ dùng lâu dài

Các sản phẩm như giấy, bút, note, kim bấm và băng keo có thể phải mua bổ sung khi hết. Trong khi đó, kéo, bấm kim, khay tài liệu hoặc hộp bút thường có thời gian sử dụng dài hơn.

Việc phân biệt vật tư tiêu hao và dụng cụ dùng lâu dài giúp người dùng dễ xác định món nào cần theo dõi lượng còn lại và món nào chỉ cần thay khi hỏng hoặc không còn phù hợp.

Lưu model và quy cách của sản phẩm dùng ổn định

Hai sản phẩm có hình thức tương tự vẫn có thể khác về model, kích thước, màu, cỡ ngòi, loại kim tương thích hoặc quy cách đóng gói. Vì vậy, với những sản phẩm đã sử dụng phù hợp, nên lưu lại tên hoặc mã hàng để lần sau mua đúng loại.

Đây là cách đơn giản nhưng hữu ích cho cả người mua cá nhân và đơn vị cấp phát nhiều người, đặc biệt với những vật tư cần mua lại thường xuyên.

Người mới đi làm nên chuẩn bị gì trước ngày đầu tiên?

Người mới đi làm không cần mua sẵn một bộ văn phòng phẩm lớn trước khi biết công ty đã cung cấp những gì. Nhiều nơi đã có giấy in, bấm kim, kéo, bìa hồ sơ và các vật dụng dùng chung.

Nếu muốn chủ động, có thể bắt đầu bằng một bộ tối giản gồm:

• Một cây bút quen tay.
• Một cuốn sổ hoặc notebook phù hợp với cách ghi chép.
• Một ít giấy note nếu thường xuyên cần nhắc việc.

Sau vài ngày làm việc, người dùng sẽ dễ nhận ra mình thực sự cần thêm gì. Cách này thường hợp lý hơn việc mua đủ một checklist dài ngay từ đầu.

Nếu nhu cầu thực tế là chuẩn bị vật tư cho toàn bộ văn phòng mới chứ không phải một nhân viên, nên xem riêng checklist văn phòng phẩm khi setup công ty mới để tránh trộn hai bài toán khác nhau.

Mua cho cá nhân và mua số lượng lớn khác nhau thế nào?

Với người mua cho bản thân, các tiêu chí quan trọng thường là công năng, cảm giác sử dụng, kích thước phù hợp và số lượng vừa đủ. Nếu một sản phẩm đã dùng tốt, nên lưu model để thuận tiện mua lại.

Khi mua cho nhiều người, cần chú ý thêm đến mã hàng, màu hoặc biến thể, quy cách đóng gói, số lượng và khả năng cấp phát đồng nhất. Việc chuẩn hóa một số sản phẩm thường dùng cũng giúp hạn chế nhầm lẫn khi đặt bổ sung.

Thương hiệu là một yếu tố tham khảo nhưng không nên là tiêu chí duy nhất. Một hãng có thể mạnh ở một số nhóm hàng và có nhiều phân khúc sản phẩm khác nhau.

Với nhu cầu mua số lượng lớn, người mua nên cung cấp mã hàng, thông số chính, màu hoặc biến thể, quy cách và số lượng để Phục Hy kiểm tra đúng sản phẩm. Có thể gửi yêu cầu tại trang nhận báo giá văn phòng phẩm hoặc liên hệ Hotline/Zalo 098 234 6171.

Câu hỏi thường gặp về văn phòng phẩm cho nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng cần những đồ dùng cơ bản nào?

Một bộ cơ bản thường gồm bút viết, sổ hoặc giấy ghi chú và một số dụng cụ đánh dấu. Bìa hồ sơ, bấm kim, kéo, băng keo, giấy in và các vật dụng khác nên bổ sung tùy công việc và có thể bố trí dùng chung nếu tần suất sử dụng thấp.

Có cần mỗi nhân viên một máy bấm kim và kéo không?

Không nhất thiết. Nếu chỉ sử dụng thỉnh thoảng, bấm kim và kéo có thể dùng chung theo bàn hoặc nhóm. Người phải xử lý giấy tờ thường xuyên mới có lý do rõ ràng để bố trí riêng.

Người mới đi làm có nên tự mua đầy đủ văn phòng phẩm không?

Không nên mua quá nhiều trước khi biết chính sách cấp phát và cách làm việc thực tế. Một bộ ghi chép tối giản thường đủ cho những ngày đầu, sau đó mới bổ sung những món thực sự cần.

Có nên chọn văn phòng phẩm theo thương hiệu không?

Có thể xem thương hiệu là một tiêu chí tham khảo, nhưng nên ưu tiên đúng loại sản phẩm, model, thông số và nhu cầu sử dụng. Không có một thương hiệu duy nhất phù hợp nhất cho tất cả nhóm văn phòng phẩm.

Mua văn phòng phẩm online cần kiểm tra gì?

Nên kiểm tra tên và model sản phẩm, thông số, quy cách, giá bán, uy tín của nguồn bán và chính sách đổi trả. Nếu mua cho tổ chức hoặc cần chứng từ, cần kiểm tra thêm khả năng xuất hóa đơn và các điều kiện giao hàng liên quan.

Có nên mua bộ văn phòng phẩm càng đầy đủ càng tốt?

Không. Một bộ quá nhiều món có thể gây lãng phí nếu phần lớn sản phẩm ít được sử dụng. Cách hợp lý hơn là xác định đồ cá nhân, đồ dùng chung và đồ theo tính chất công việc, sau đó mới bổ sung khi nhu cầu thực tế phát sinh.

Kết luận

Một bộ văn phòng phẩm cho nhân viên văn phòng hiệu quả không nằm ở số lượng món đồ mà ở mức độ phù hợp với cách làm việc. Nên ưu tiên những vật dụng sử dụng thường xuyên, tách rõ đồ cá nhân với đồ dùng chung và chỉ bổ sung sản phẩm chuyên biệt khi công việc thực sự cần.

Cách lựa chọn này giúp người dùng có đủ công cụ để làm việc mà không phải mua theo một checklist cố định, đồng thời thuận tiện hơn khi cần thay thế hoặc mua bổ sung về sau.