Văn phòng phẩm cho phòng hành chính nhân sự gồm những gì?

Phòng Hành chính Nhân sự, thường gọi tắt là phòng HCNS, là bộ phận phụ trách nhiều việc nền tảng trong doanh nghiệp: hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, quyết định nội bộ, công văn, tuyển dụng, tiếp nhận nhân viên mới, cấp phát vật dụng và hậu cần văn phòng. Vì vậy, danh mục văn phòng phẩm cho phòng hành chính nhân sự thường rộng hơn các phòng ban chuyên môn khác.

Nếu chỉ mua giấy, bút và vài món dụng cụ nhỏ, phòng HCNS rất dễ rơi vào tình trạng hồ sơ để lẫn lộn, thiếu bìa lưu trữ, thiếu vật tư trình ký, thiếu phong bì gửi hồ sơ hoặc không có công cụ hủy tài liệu nhạy cảm. Ngược lại, nếu mua quá nhiều nhưng không có định mức, doanh nghiệp lại khó kiểm soát chi phí và tồn kho.

Bài viết này tổng hợp danh mục văn phòng phẩm cho phòng hành chính nhân sự theo từng nhóm công việc thực tế: in ấn, lưu trữ hồ sơ, bút viết, dụng cụ kẹp bấm, văn thư, con dấu, tuyển dụng, tiếp nhận nhân viên mới, họp hành và quản lý cấp phát nội bộ.

Văn phòng phẩm cho phòng hành chính nhân sự gồm những nhóm nào?

Danh mục văn phòng phẩm phòng HCNS nên được chia theo nghiệp vụ, không nên lập danh sách rời rạc từng món. Cách chia theo nhóm giúp doanh nghiệp dễ đặt hàng, dễ kiểm kê và dễ bổ sung khi thiếu.

Vì sao phòng HCNS cần danh mục văn phòng phẩm riêng?

Phòng hành chính nhân sự có đặc thù khác với các bộ phận như kinh doanh, marketing hoặc kỹ thuật. Đây là nơi tiếp nhận, xử lý và lưu nhiều loại giấy tờ có liên quan đến thông tin cá nhân, hợp đồng, chấm công, lương thưởng, bảo hiểm, nội quy và quyết định nội bộ. Vì vậy, danh mục văn phòng phẩm của phòng HCNS phải ưu tiên ba yếu tố: lưu trữ rõ ràng, bảo mật hợp lý và dễ tra cứu khi cần.

HCNS quản lý nhiều hồ sơ cần lưu lâu dài

Một phòng HCNS cơ bản thường phải quản lý hồ sơ ứng viên, hồ sơ nhân viên đang làm việc, hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quyết định bổ nhiệm, quyết định điều chuyển, quyết định nghỉ việc, bảng chấm công, phiếu nghỉ phép, hồ sơ bảo hiểm, công văn nội bộ và tài liệu đào tạo.

Những tài liệu này không nên để lẫn trong một ngăn tủ hoặc xếp chồng trên bàn. Cần có hệ thống bìa hồ sơ, file, hộp lưu trữ, nhãn dán, kệ rổ và tủ hồ sơ để phân loại theo năm, phòng ban, loại hồ sơ hoặc trạng thái xử lý.

HCNS thường kiêm hành chính, văn thư và hậu cần

Ở nhiều doanh nghiệp, phòng HCNS không chỉ làm nhân sự mà còn phụ trách hành chính văn phòng: nhận công văn, gửi hồ sơ, trình ký, quản lý vật tư, chuẩn bị phòng họp, làm thẻ nhân viên, cấp phát văn phòng phẩm và hỗ trợ sự kiện nội bộ. Vì vậy, danh mục cần có thêm phong bì, sổ công văn, bìa trình ký, kệ phân loại, bảng tên, dây đeo thẻ, bút lông bảng và vật tư đóng gói cơ bản.

HCNS cần quản lý tài liệu nhạy cảm cẩn thận hơn

Hồ sơ nhân sự thường chứa thông tin cá nhân và thông tin nội bộ. Vì vậy, doanh nghiệp nên có cách lưu trữ và tiêu hủy tài liệu rõ ràng. Những giấy tờ như bản nháp hợp đồng, bản photo giấy tờ cá nhân, bảng lương, hồ sơ ứng viên không còn sử dụng hoặc tài liệu nội bộ nhạy cảm không nên bỏ vào thùng rác thông thường. Nội dung trong bài này là gợi ý về mua sắm và quản lý văn phòng phẩm, không thay thế tư vấn pháp lý hoặc tư vấn lao động chuyên sâu.

Nhóm giấy in và giấy biểu mẫu cho phòng hành chính nhân sự

Giấy là nhóm vật tư tiêu hao nhiều nhất trong phòng HCNS. Hợp đồng, quyết định, thông báo, danh sách nhân sự, biểu mẫu tuyển dụng, tài liệu đào tạo, phiếu đánh giá và công văn đều cần in thường xuyên. Vì vậy, giấy in nên được đưa vào danh mục đặt hàng định kỳ thay vì mua bị động khi đã hết.

Giấy A4 70gsm và 80gsm

Giấy A4 là loại giấy quan trọng nhất đối với phòng hành chính nhân sự. Giấy A4 70gsm phù hợp để in tài liệu nội bộ, biểu mẫu, bản nháp, phiếu khảo sát, tài liệu đọc nhanh hoặc các loại giấy tờ không cần lưu quá trang trọng. Giấy A4 80gsm phù hợp hơn cho hợp đồng lao động, quyết định, thông báo chính thức, văn bản trình ký và tài liệu cần tạo cảm giác chỉn chu.

Với doanh nghiệp có nhiều nhân sự, phòng HCNS nên theo dõi lượng giấy dùng hằng tháng. Nếu công ty thường xuyên tuyển dụng, đào tạo hoặc in hồ sơ trình ký, nhu cầu giấy A4 sẽ tăng rõ. Không nên đợi đến khi hết giấy mới đặt vì việc thiếu giấy có thể làm chậm hợp đồng, quyết định và hồ sơ cần gửi gấp.

Giấy A3, giấy màu và giấy bìa cứng

Giấy A3 dùng khi cần in sơ đồ tổ chức, bảng phân ca, kế hoạch đào tạo hoặc bảng tổng hợp nhân sự. Giấy màu giúp phân biệt nhanh biểu mẫu theo phòng ban, loại thông báo hoặc nhóm tài liệu. Giấy bìa cứng phù hợp để in giấy khen, chứng nhận nội bộ, bìa tài liệu đào tạo hoặc các biểu mẫu cần trình bày trang trọng hơn.

Giấy note, giấy phân trang và nhãn dán

Giấy note giúp phòng HCNS ghi nhanh việc cần xử lý: hồ sơ thiếu giấy tờ, hợp đồng chờ ký, công văn cần gửi, tài liệu cần scan, nhân viên cần bổ sung thông tin. Giấy phân trang hoặc index nên dùng trong file còng lớn để chia mục: hợp đồng, phụ lục, quyết định, bảo hiểm, chấm công, nghỉ phép, khen thưởng và kỷ luật.

Nhãn dán gáy file, nhãn hộp và nhãn kệ là vật tư nhỏ nhưng rất quan trọng. Khi hồ sơ được ghi rõ năm, phòng ban, loại tài liệu và trạng thái xử lý, người phụ trách có thể tìm nhanh hơn, bàn giao dễ hơn và hạn chế lấy nhầm hồ sơ.

Sổ sách và biểu mẫu hành chính

Phòng HCNS nên có sẵn sổ công văn đi, sổ công văn đến, sổ giao nhận hồ sơ, phiếu đề nghị mua hàng, phiếu cấp phát văn phòng phẩm, phiếu bàn giao tài sản, phiếu thông tin nhân viên, phiếu đánh giá thử việc và các mẫu biểu phục vụ tuyển dụng. Đây là nhóm giấy tờ giúp công việc hành chính có căn cứ, rõ người giao, rõ người nhận và dễ đối chiếu khi phát sinh vấn đề.

Nhóm bìa hồ sơ và dụng cụ lưu trữ nhân sự

Đây là nhóm quan trọng nhất trong danh mục văn phòng phẩm cho phòng hành chính nhân sự. Hồ sơ nhân sự cần được lưu theo người, theo năm, theo phòng ban hoặc theo loại nghiệp vụ. Nếu không có hệ thống bìa và file phù hợp, phòng HCNS rất dễ mất thời gian khi cần tìm lại hợp đồng, quyết định hoặc giấy tờ liên quan đến một nhân viên cụ thể.

Bìa còng lưu hợp đồng, quyết định và công văn

Bìa còng phù hợp để lưu hồ sơ dày theo năm, phòng ban hoặc nhóm tài liệu. Phòng HCNS có thể dùng bìa còng để lưu hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quyết định nhân sự, công văn nội bộ, quy chế công ty, tài liệu đào tạo và hồ sơ bảo hiểm.

Khi chọn bìa còng, nên chú ý khổ A4 hoặc F4, độ dày gáy và sức chứa. Với tài liệu ít, dùng gáy mỏng sẽ gọn và dễ cất. Với tài liệu nhiều theo năm, nên chọn gáy dày hơn. Quan trọng nhất là phải dán nhãn gáy file rõ ràng, ví dụ: “Hợp đồng lao động 2026”, “Quyết định nhân sự 2026”, “Công văn đến quý I”, “Hồ sơ phòng kinh doanh”.

Bìa lá và bìa lỗ bảo vệ từng tài liệu

Bìa lá phù hợp để cài từng bộ tài liệu mỏng như hợp đồng bản nháp, phiếu thông tin nhân viên, biểu mẫu tuyển dụng, quyết định cần xem nhanh hoặc tài liệu họp. Ưu điểm của bìa lá là gọn, dễ thay giấy, dễ mang đi và giúp tài liệu không bị nhàu trong quá trình chuyển giữa các bộ phận.

Bìa lỗ phù hợp với tài liệu cần đưa vào file còng nhưng không muốn bấm lỗ trực tiếp lên giấy. Với hợp đồng, quyết định, bản sao giấy tờ cá nhân hoặc tài liệu cần giữ nguyên mép giấy, bìa lỗ giúp bảo vệ tài liệu sạch, phẳng và dễ lấy ra khi cần photo hoặc scan.

Bìa nút dùng cho hồ sơ ứng viên và nhân viên mới

Bìa nút rất nên có trong phòng HCNS. Khi tuyển dụng, mỗi ứng viên có thể có CV, đơn ứng tuyển, bằng cấp, bản sao giấy tờ cá nhân, phiếu phỏng vấn và các tài liệu bổ sung. Bìa nút giúp gom các giấy tờ này thành một bộ riêng, tránh lẫn với ứng viên khác.

Với nhân viên mới, bìa nút có thể dùng để đựng hồ sơ ban đầu trước khi phân loại vào tủ hoặc file còng. Với tài liệu cần mang đi gặp nhân viên, gửi cho quản lý hoặc bàn giao giữa các phòng ban, bìa nút cũng tiện hơn bìa còng vì nhẹ, kín và dễ cầm.

Bìa trình ký cho hợp đồng và quyết định cần phê duyệt

Bìa trình ký giúp quá trình trình duyệt hồ sơ chuyên nghiệp và ít thất lạc hơn. Phòng HCNS thường phải trình ký hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, quyết định điều chuyển, quyết định nghỉ việc, thông báo nội bộ, biên bản họp và các văn bản cần ban giám đốc phê duyệt.

Nên phân loại bìa trình ký theo trạng thái: hồ sơ chờ ký, hồ sơ cần bổ sung, hồ sơ đã ký cần scan, hồ sơ đã ký cần gửi. Cách làm này đơn giản nhưng rất hiệu quả, nhất là khi một ngày có nhiều văn bản cần luân chuyển qua nhiều người.

Bìa hộp, hộp file và thùng lưu trữ hồ sơ cũ

Bìa hộp, hộp file hoặc thùng lưu trữ phù hợp để lưu hồ sơ theo năm, hồ sơ nhân viên đã nghỉ việc, công văn cũ, quy chế đã thay thế hoặc tài liệu cần đưa vào kho. Khi lưu hộp, nên ghi rõ bên ngoài: năm, nhóm hồ sơ, phòng ban, người phụ trách và thời điểm cần rà soát lại.

Đây là cách làm truyền thống nhưng vẫn rất hiệu quả. Số hóa giúp tìm kiếm nhanh, nhưng bản giấy vẫn cần được lưu đúng nhóm, đúng nơi và đúng người quản lý.

Nhóm bút viết, bút ký và bút đánh dấu

Bút viết là nhóm văn phòng phẩm nhỏ nhưng không thể thiếu. Phòng HCNS dùng bút để ký, ghi chú, rà hồ sơ, đánh dấu thông tin cần kiểm tra, ghi biên bản họp và hướng dẫn nhân viên điền biểu mẫu.

Bút bi xanh, đen và đỏ

Bút bi màu xanh là loại nên có nhiều nhất vì phù hợp ghi chép và ký nhiều loại giấy tờ văn phòng. Bút đen dùng cho biểu mẫu, ghi chú hoặc những trường hợp công ty có quy định riêng. Bút đỏ nên dùng để đánh dấu, rà soát hoặc ghi chú nội bộ; không nên dùng tùy tiện để ký hồ sơ chính thức nếu doanh nghiệp không có quy định rõ.

Phòng HCNS nên mua bút theo hộp và có định mức cấp phát. Với vị trí thường xuyên ký hoặc ghi chép như hành chính, nhân sự, văn thư, quản lý nội bộ, nên luôn có bút dự phòng tại bàn làm việc và khu vực trình ký.

Bút gel và bút ký

Bút gel cho nét rõ, mực đậm và cảm giác viết mượt, phù hợp ghi biên bản, ghi chú họp hoặc ký nội bộ. Khi dùng cho hồ sơ cần lưu, nên chọn loại mực ổn định và khô tương đối nhanh để tránh lem trên giấy.

Bút ký nên chuẩn bị riêng cho trưởng phòng HCNS, ban giám đốc hoặc khu vực trình ký. Một cây bút ký tốt không chỉ phục vụ thao tác ký mà còn tạo sự chỉn chu trong các quyết định quan trọng như bổ nhiệm, khen thưởng, ký hợp đồng hoặc thư mời nhận việc.

Bút dạ quang, bút lông bảng và bút lông dầu

Bút dạ quang hữu ích khi rà hợp đồng lao động, quy chế, lịch đào tạo, mốc thử việc, thời hạn tái ký hợp đồng hoặc điều khoản cần nhân viên lưu ý. Nên dùng màu có chủ đích, ví dụ màu vàng cho thông tin cần đọc, màu xanh cho phần đã kiểm tra, màu hồng cho nội dung cần bổ sung.

Bút lông bảng dùng cho họp nội bộ, đào tạo hội nhập, phỏng vấn nhóm hoặc phổ biến quy trình. Bút lông dầu dùng để ghi thùng hồ sơ, bìa carton, nhãn kho, vật tư lưu trữ hoặc tài liệu cần đánh dấu trên bề mặt khó bám mực hơn giấy thông thường.

Nhóm dụng cụ kẹp, bấm, đóng và xử lý tài liệu

Đây là nhóm tiêu hao nhanh nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ xử lý công việc. Hồ sơ chờ ký, tài liệu cần scan, bộ chứng từ cần gửi, hồ sơ ứng viên và tài liệu đào tạo đều cần được kẹp, bấm, cắt, dán hoặc phân loại liên tục.

Bấm kim, kim bấm và gỡ kim

Bấm kim số 10 phù hợp tài liệu mỏng, phiếu thông tin, biểu mẫu và hồ sơ vài trang. Với hợp đồng, quy chế, tài liệu đào tạo hoặc bộ hồ sơ dày, nên dùng bấm kim lớn hơn để ghim chắc và không bung giấy.

Khi mua bấm kim, cần mua đúng loại kim bấm tương ứng. Gỡ kim cũng là vật dụng nhỏ nhưng rất cần cho phòng HCNS. Khi scan hồ sơ, photo hợp đồng hoặc sắp xếp lại bộ tài liệu, gỡ kim giúp tháo ghim nhanh mà không làm rách giấy.

Kẹp bướm, kẹp giấy và dây thun

Kẹp bướm dùng để cố định tạm thời hồ sơ chờ ký, tài liệu cần duyệt hoặc bộ giấy tờ chưa nên bấm ghim. Kẹp nhỏ phù hợp tài liệu mỏng, kẹp lớn phù hợp hợp đồng, quy chế hoặc tài liệu họp nhiều trang.

Kẹp giấy phù hợp với tài liệu mỏng, phiếu lẻ hoặc giấy tờ cần chuyển nhanh giữa các bộ phận. Dây thun dùng để gom phong bì, bộ hồ sơ ứng viên, chứng từ theo ngày hoặc tài liệu chờ lưu kho. Đây là nhóm vật tư nhỏ, giá không cao nhưng nên có sẵn để tránh làm việc lộn xộn.

Kéo, dao rọc giấy, băng keo và hồ dán

Kéo văn phòng dùng để cắt giấy, bìa mỏng, phong bì, nhãn, biểu mẫu và vật tư phục vụ họp. Dao rọc giấy dùng để mở kiện văn phòng phẩm, cắt thùng carton, cắt bìa hoặc xử lý vật tư đóng gói. Với dao rọc giấy, nên cất ở vị trí an toàn và không để lưỡi dao lộ trên bàn làm việc.

Băng keo trong dùng dán thùng, niêm phong phong bì hoặc cố định tài liệu. Băng keo hai mặt dùng dán thông báo, bảng tên, bảng hướng dẫn nội bộ. Hồ khô hoặc hồ nước dùng dán ảnh thẻ, biểu mẫu, phong bì và giấy tờ hành chính.

Nhóm văn thư, công văn và con dấu

Nếu phòng HCNS kiêm hành chính văn thư, danh mục văn phòng phẩm cần có thêm nhóm phục vụ quản lý văn bản, trình ký và con dấu. Đây là nhóm nhiều doanh nghiệp nhỏ hay bỏ sót, nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến sự chỉn chu khi làm việc với nhân viên, đối tác và bộ phận bên ngoài.

Phong bì, sổ công văn và sổ bàn giao

Phong bì A4 dùng để gửi hợp đồng, quyết định, hồ sơ nhân sự hoặc tài liệu cần giữ phẳng. Phong bì nhỏ dùng cho thư mời, giấy thông báo, thiệp nội bộ, phiếu lương hoặc giấy tờ cá nhân. Với tài liệu nhạy cảm, nên dùng phong bì kín, ghi rõ người nhận và không để lộ nội dung bên trong.

Sổ công văn đi, sổ công văn đến và sổ bàn giao hồ sơ giúp phòng HCNS kiểm soát tài liệu ra vào. Mỗi lần chuyển hợp đồng, quyết định, giấy tờ bảo hiểm hoặc hồ sơ quan trọng, nên có thông tin người giao, người nhận, thời gian bàn giao và nội dung tài liệu.

Dấu, mực dấu và hộp đựng con dấu

Phòng hành chính thường cần dấu ngày tháng, dấu đã nhận, dấu bản sao, dấu đã thu, dấu đã chi hoặc dấu chức danh tùy quy trình nội bộ. Mực dấu phải được chuẩn bị sẵn để tránh lúc cần đóng dấu thì mực nhạt, dấu không rõ, văn bản phải in lại.

Con dấu, nếu do bộ phận hành chính quản lý, cần được bảo quản cẩn thận trong hộp riêng, tủ khóa hoặc khu vực có người phụ trách rõ ràng. Không nên để con dấu lẫn với bút viết, giấy note hoặc vật tư tiêu hao thông thường.

Kệ rổ phân loại hồ sơ chờ xử lý

Kệ rổ 2 tầng, 3 tầng hoặc 4 tầng rất hữu ích cho phòng HCNS. Có thể chia thành các ngăn: hồ sơ chờ ký, hồ sơ đã ký, hồ sơ cần scan, hồ sơ cần gửi, hồ sơ cần bổ sung. Khi mọi giấy tờ đều có chỗ đặt rõ ràng, người phụ trách dễ kiểm soát tiến độ và người thay ca cũng dễ tiếp nhận công việc.

Nhóm văn phòng phẩm phục vụ tuyển dụng và nhân viên mới

Tuyển dụng và tiếp nhận nhân viên mới là phần đặc thù của phòng nhân sự. Mỗi đợt tuyển dụng thường phát sinh nhiều giấy tờ như CV, phiếu đánh giá, bản sao giấy tờ cá nhân, thư mời nhận việc, hợp đồng thử việc, cam kết bảo mật, biểu mẫu thông tin nhân viên và tài liệu hội nhập.

Hồ sơ ứng viên và hồ sơ nhân viên mới

Với hồ sơ ứng viên, phòng HCNS nên dùng bìa nút hoặc túi hồ sơ riêng cho từng người. Trên mỗi bìa nên ghi tên ứng viên, vị trí ứng tuyển, ngày phỏng vấn và trạng thái xử lý. Với hồ sơ nhân viên mới, nên gom đầy đủ phiếu thông tin, giấy tờ cá nhân, hợp đồng, cam kết, quyết định tiếp nhận và tài liệu bàn giao vào một bộ riêng trước khi đưa vào hệ thống lưu trữ chính.

Việc này không phức tạp nhưng thể hiện tính chuyên nghiệp. Một bộ hồ sơ rõ ràng giúp nhân sự dễ kiểm tra thiếu đủ, kế toán dễ nhận thông tin tính lương, quản lý dễ xác nhận vị trí và ban giám đốc dễ ký duyệt.

Bộ vật dụng cơ bản cho nhân viên mới

Nhân viên mới nên được chuẩn bị sẵn bộ vật dụng cơ bản gồm bút bi, sổ tay, giấy note, dây đeo thẻ, bao thẻ nhân viên, bảng tên, tài liệu hội nhập và túi hồ sơ bàn giao. Doanh nghiệp không cần làm quá cầu kỳ, nhưng nên tránh tình trạng nhân viên mới phải tự đi hỏi bút, xin sổ hoặc chờ nhiều ngày mới có thẻ nhân viên.

Máy ép nhựa, thẻ nhân viên và bảng tên

Máy ép nhựa dùng để ép thẻ nhân viên, bảng tên, biển báo nhỏ, thẻ khách hoặc hướng dẫn nội bộ. Nếu doanh nghiệp có số lượng nhân sự thay đổi thường xuyên, tự ép thẻ cơ bản sẽ chủ động hơn. Dây đeo thẻ và bao thẻ nên được dự trữ theo số lượng nhân sự mới dự kiến trong tháng hoặc quý.

Nhóm vật tư phục vụ họp hành, đào tạo và truyền thông nội bộ

Phòng HCNS thường tổ chức hoặc hỗ trợ tổ chức họp nội bộ, đào tạo hội nhập, phổ biến nội quy, truyền thông chính sách và các hoạt động gắn kết nhân viên. Vì vậy, ngoài hồ sơ và giấy tờ, phòng HCNS cần có nhóm vật tư phục vụ sinh hoạt chung.

Sổ họp, sổ biên bản và tài liệu đào tạo

Sổ họp và sổ biên bản dùng để ghi nhận nội dung trao đổi, người tham dự, kết luận và đầu việc cần thực hiện. Với các buổi đào tạo, nên chuẩn bị giấy A4, kẹp tài liệu, bút, giấy note và bìa lá để phát tài liệu cho người tham gia. Nếu tài liệu đào tạo cần dùng nhiều lần, có thể đóng bằng kẹp rút gáy hoặc lưu trong bìa còng để dễ cập nhật.

Bảng trắng, bảng từ và bút lông bảng

Bảng trắng hoặc bảng từ phù hợp để theo dõi lịch tuyển dụng, lịch đào tạo, danh sách nhân viên mới, kế hoạch truyền thông nội bộ và các đầu việc hành chính. Bút lông bảng, nam châm bảng và khăn lau bảng nên được để chung một khu vực, tránh tình trạng có bảng nhưng hết bút hoặc bút khô mực khi cần họp.

Bảng tên, thẻ khách và vật tư sự kiện nội bộ

Với các buổi phỏng vấn số lượng lớn, đào tạo nhân viên mới, họp khách hàng hoặc sự kiện nội bộ, phòng HCNS nên chuẩn bị bảng tên để bàn, bảng tên cài áo, thẻ khách, dây đeo thẻ, phong bì, túi tài liệu và giấy note. Những vật tư này không dùng mỗi ngày nhưng khi cần mà không có thì công tác tổ chức sẽ kém chuyên nghiệp.

Nhóm thiết bị hỗ trợ xử lý hồ sơ phòng HCNS

Một số thiết bị không phải văn phòng phẩm tiêu hao, nhưng nên nằm trong danh mục quản trị của phòng HCNS vì phục vụ trực tiếp việc in, scan, lưu trữ và xử lý hồ sơ.

Máy in, máy scan và máy photocopy

Máy in dùng để in hợp đồng, quyết định, biểu mẫu, thông báo, tài liệu đào tạo và công văn. Máy scan, đặc biệt là loại có khay nạp tự động, rất hữu ích khi số hóa hồ sơ nhiều trang. Máy photocopy giúp sao lưu hợp đồng, giấy tờ cá nhân, tài liệu bàn giao và hồ sơ cần gửi cho nhiều bộ phận.

Dù doanh nghiệp chuyển dần sang số hóa, phòng HCNS vẫn nên giữ quy trình bản giấy rõ ràng với các tài liệu quan trọng. Số hóa giúp tìm nhanh, nhưng bản giấy vẫn cần được lưu đúng nơi, đúng nhóm và đúng người phụ trách.

Máy hủy tài liệu

Máy hủy tài liệu rất nên có trong phòng HCNS. Bộ phận này thường xử lý hồ sơ ứng viên không trúng tuyển, bản nháp hợp đồng, bảng lương, giấy tờ cá nhân, bản photo giấy tờ tùy thân, tài liệu bảo hiểm và nhiều loại giấy tờ nội bộ khác. Những tài liệu chứa thông tin cá nhân hoặc thông tin nội bộ không nên bỏ thẳng vào sọt rác thông thường.

Với doanh nghiệp nhỏ, có thể dùng máy hủy tài liệu cá nhân hoặc máy hủy công suất vừa. Với doanh nghiệp có nhiều nhân sự, nên chọn máy có khả năng hủy nhiều tờ, thùng chứa lớn và vận hành ổn định.

Tủ hồ sơ có khóa và máy in nhãn

Tủ hồ sơ có khóa nên dùng cho hợp đồng lao động, hồ sơ nhân viên, bảng lương, quyết định cá nhân, hồ sơ bảo hiểm và giấy tờ nội bộ quan trọng. Không nên để hồ sơ nhân sự trong tủ mở hoặc khu vực nhiều người qua lại.

Máy in nhãn giúp chuẩn hóa nhãn gáy file, nhãn hộp, nhãn kệ và mã hồ sơ. Khi phòng HCNS quản lý nhiều năm dữ liệu, nhãn rõ ràng giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian tra cứu.

Checklist văn phòng phẩm phòng HCNS theo quy mô công ty

Mỗi doanh nghiệp có quy mô khác nhau, vì vậy không nên mua cùng một danh mục cho mọi trường hợp. Công ty nhỏ cần bộ cơ bản, công ty vừa cần quản lý theo nhóm, công ty lớn cần hệ thống lưu trữ và định mức rõ ràng.

Công ty dưới 20 nhân sự

Với công ty nhỏ, nên ưu tiên các vật dụng cần dùng ngay: giấy A4, bút bi, bút dạ quang, bìa nút, bìa lá, bìa còng 5F, kẹp bướm, kẹp giấy, bấm kim, kim bấm, gỡ kim, kéo, dao rọc giấy, băng keo, phong bì, sổ công văn và sổ bàn giao hồ sơ. Nếu chưa có nhiều hồ sơ, không cần mua quá nhiều bìa còng hoặc hộp file ngay từ đầu.

Công ty từ 20 đến 100 nhân sự

Ở quy mô này, phòng HCNS bắt đầu cần quản lý hồ sơ có hệ thống hơn. Ngoài nhóm cơ bản, nên bổ sung bìa còng gáy dày, bìa lỗ, bìa trình ký, bìa hộp, giấy phân trang, nhãn gáy file, kệ rổ 3 tầng, máy ép nhựa, dây đeo thẻ, bao thẻ nhân viên, bảng trắng, bút lông bảng và máy hủy tài liệu.

Công ty trên 100 nhân sự

Với doanh nghiệp trên 100 nhân sự, phòng HCNS nên có danh mục văn phòng phẩm riêng và định mức riêng. Cần bổ sung tủ hồ sơ có khóa, máy scan có khay nạp tự động, máy in nhãn, hệ thống mã hồ sơ, thùng lưu trữ theo năm, kệ hồ sơ theo phòng ban và file theo dõi xuất nhập tồn văn phòng phẩm.

Doanh nghiệp có thể gửi danh sách sản phẩm đang dùng để Phục Hy hỗ trợ báo giá văn phòng phẩm theo danh sách, kiểm tra quy cách và gợi ý số lượng phù hợp với nhu cầu thực tế.

Cách lập định mức văn phòng phẩm cho phòng HCNS

Phòng HCNS thường là bộ phận cấp phát văn phòng phẩm cho toàn công ty, nên chính phòng HCNS càng cần quản lý định mức rõ ràng. Mua theo cảm tính dễ dẫn đến hai tình trạng: lúc cần thì thiếu, lúc không cần lại tồn quá nhiều.

Chia định mức theo nhóm vật tư

Nên chia danh mục thành các nhóm: giấy in, bút viết, bìa hồ sơ, dụng cụ kẹp bấm, dụng cụ cắt dán, văn thư, nhân viên mới, họp hành và thiết bị hỗ trợ. Mỗi nhóm nên có người phụ trách theo dõi số lượng tồn và thời điểm cần đặt thêm.

Theo dõi số lượng dùng theo tháng

Phòng HCNS nên ghi lại mỗi tháng dùng bao nhiêu ram giấy A4, bao nhiêu hộp bút bi, bao nhiêu bìa còng, bao nhiêu bìa nút, bao nhiêu phong bì và bao nhiêu bộ dây đeo thẻ. Sau 2 đến 3 tháng, doanh nghiệp sẽ có dữ liệu thực tế để lập định mức chính xác hơn.

Đặt hàng theo mức tồn tối thiểu

Không nên đợi hết hàng mới mua. Các vật tư như giấy A4, bút bi, kim bấm, bìa lá, bìa nút, phong bì và băng keo nên có mức tồn tối thiểu. Khi số lượng xuống gần mức này, phòng HCNS cần lập danh sách đặt thêm.

Với công ty mua lặp lại thường xuyên, hình thức văn phòng phẩm định kỳ cho doanh nghiệp giúp việc đặt hàng chủ động hơn, hạn chế thiếu vật tư trong quá trình vận hành.

Sai lầm thường gặp khi mua văn phòng phẩm cho phòng HCNS

Chỉ mua giấy bút, thiếu nhóm lưu trữ hồ sơ

Đây là lỗi phổ biến nhất. Phòng HCNS có thể có đủ giấy và bút nhưng thiếu bìa còng, bìa nút, bìa lỗ, nhãn gáy file và hộp lưu trữ. Hậu quả là hồ sơ để tạm trên bàn, xếp lẫn trong ngăn kéo, khó tìm khi cần kiểm tra hoặc trình ký.

Không phân biệt hồ sơ đang xử lý và hồ sơ lưu kho

Hồ sơ chờ ký, hồ sơ đã ký, hồ sơ cần scan và hồ sơ lưu kho không nên để chung một nơi. Nên dùng kệ rổ, bìa trình ký, bìa nút và hộp file riêng cho từng trạng thái. Đây là nguyên tắc đơn giản nhưng giúp phòng HCNS làm việc trật tự hơn rất nhiều.

Dùng bìa quá mỏng cho hồ sơ quan trọng

Hợp đồng, quyết định, giấy tờ cá nhân và hồ sơ cần lưu lâu không nên đựng trong loại bìa quá mỏng hoặc dễ rách. Với tài liệu quan trọng, nên dùng bìa lá, bìa lỗ, bìa còng hoặc bìa hộp phù hợp để bảo vệ giấy khỏi bụi, cong mép và thất lạc.

Không có nhãn gáy file

Nếu không có nhãn gáy file, phòng HCNS sẽ mất nhiều thời gian mở từng file để tìm hồ sơ. Nhãn nên ghi ngắn gọn nhưng đủ ý: năm, loại hồ sơ, phòng ban, trạng thái hoặc mã lưu trữ.

Không có máy hủy tài liệu

Giấy tờ nhân sự thường chứa thông tin cá nhân và thông tin nội bộ. Bỏ giấy tờ nhạy cảm vào thùng rác thông thường là cách làm thiếu an toàn. Phòng HCNS nên có máy hủy tài liệu hoặc ít nhất có quy trình tiêu hủy giấy tờ rõ ràng.

Không lập định mức cấp phát

Nếu không có định mức, văn phòng phẩm dễ bị dùng tùy tiện, bộ phận này thiếu nhưng bộ phận khác lại tồn. Phòng HCNS nên có phiếu cấp phát, file theo dõi hoặc bảng tổng hợp theo tháng để kiểm soát chi phí.

Gợi ý danh sách đặt hàng văn phòng phẩm phòng HCNS

Dưới đây là bảng gợi ý để doanh nghiệp bắt đầu lập danh sách mua hàng. Số lượng thực tế nên điều chỉnh theo quy mô nhân sự, tần suất tuyển dụng, số lượng hồ sơ giấy và mức độ sử dụng hằng tháng.

Doanh nghiệp đã có danh sách sản phẩm cố định có thể gửi file cho Phục Hy để được kiểm tra quy cách, tổng hợp số lượng, báo giá theo nhu cầu và hỗ trợ hóa đơn VAT.

Câu hỏi thường gặp về văn phòng phẩm phòng hành chính nhân sự

Phòng hành chính nhân sự cần những văn phòng phẩm nào nhất?

Những món cần ưu tiên gồm giấy A4, bút bi, bút dạ quang, bìa còng, bìa lá, bìa lỗ, bìa nút, bìa trình ký, kẹp bướm, bấm kim, kim bấm, gỡ kim, phong bì, sổ công văn, sổ bàn giao và máy hủy tài liệu.

Hồ sơ nhân sự nên dùng bìa gì?

Hồ sơ ứng viên và hồ sơ nhân viên mới nên dùng bìa nút. Tài liệu mỏng nên dùng bìa lá. Tài liệu cần lưu trong file còng mà không muốn bấm lỗ trực tiếp nên dùng bìa lỗ. Hồ sơ dày hoặc lưu theo năm nên dùng bìa còng. Hồ sơ cũ cần đưa vào kho nên dùng bìa hộp hoặc hộp file.

Phòng HCNS có cần máy hủy tài liệu không?

Nên có. Phòng HCNS xử lý nhiều giấy tờ chứa thông tin cá nhân, hồ sơ ứng viên, bảng lương, bản nháp hợp đồng và giấy tờ nội bộ. Những tài liệu này cần được tiêu hủy cẩn thận, không nên bỏ vào thùng rác thông thường.

Công ty nhỏ có cần mua đầy đủ danh mục văn phòng phẩm HCNS không?

Không cần mua quá nhiều ngay từ đầu. Công ty nhỏ nên ưu tiên nhóm cơ bản gồm giấy A4, bút bi, bìa nút, bìa lá, bìa còng, kẹp bướm, bấm kim, kim bấm, phong bì, sổ bàn giao và một khu vực lưu hồ sơ có khóa. Khi nhân sự tăng, doanh nghiệp có thể bổ sung bìa hộp, máy hủy tài liệu, máy ép thẻ và hệ thống nhãn lưu trữ.

Nên mua văn phòng phẩm HCNS theo tháng hay theo quý?

Nhóm tiêu hao nhanh như giấy A4, bút bi, kim bấm, bìa lá, bìa nút, băng keo và phong bì nên theo dõi theo tháng. Nhóm lưu trữ như bìa còng, bìa hộp, dây đeo thẻ, bao thẻ và vật tư cho nhân viên mới có thể mua theo quý, tùy số lượng nhân sự và tần suất tuyển dụng.

Phục Hy có báo giá văn phòng phẩm theo danh sách không?

Phục Hy hỗ trợ doanh nghiệp gửi danh sách văn phòng phẩm cần mua để tổng hợp báo giá theo số lượng, quy cách và nhu cầu thực tế. Doanh nghiệp có thể đặt nhiều nhóm hàng trong cùng một đơn như giấy in, bút viết, bìa hồ sơ, bấm kim, kim bấm, kẹp bướm, dao rọc giấy, băng keo và các vật tư văn phòng thông dụng khác.

Kết luận: HCNS nên mua văn phòng phẩm theo nghiệp vụ, không mua rời rạc

Văn phòng phẩm cho phòng hành chính nhân sự không chỉ gồm giấy, bút và vài món dụng cụ nhỏ. Một danh mục đúng phải phục vụ đầy đủ các nghiệp vụ của phòng HCNS: in hợp đồng, lưu hồ sơ nhân viên, trình ký quyết định, quản lý công văn, tuyển dụng, tiếp nhận nhân viên mới, họp hành, đào tạo, cấp phát nội bộ và bảo mật tài liệu.

Cách làm hiệu quả là chia danh mục thành từng nhóm: giấy in, bìa hồ sơ, bút viết, dụng cụ kẹp bấm, văn thư, nhân viên mới, họp đào tạo và thiết bị hỗ trợ. Sau đó, phòng HCNS nên lập định mức theo tháng hoặc theo quý để tránh thiếu hàng, hạn chế mua dư và kiểm soát chi phí rõ ràng hơn.

Doanh nghiệp cần mua đồng bộ nhiều nhóm hàng có thể tham khảo danh mục văn phòng phẩm cho doanh nghiệp tại Phục Hy hoặc gửi danh sách để nhận báo giá văn phòng phẩm theo nhu cầu thực tế, hỗ trợ xuất hóa đơn VAT và giao hàng theo thỏa thuận.