Văn phòng phẩm là gì? Các loại và cách phân loại VPP

Văn phòng phẩm (VPP) là các nhóm giấy, bút, sổ, bìa hồ sơ và các dụng cụ phục vụ việc ghi chép, in ấn, đánh dấu, phân loại và lưu trữ tài liệu. Đây là những sản phẩm được sử dụng thường xuyên tại doanh nghiệp, cơ quan, cửa hàng và nhiều môi trường làm việc khác.

Trong thực tế, phạm vi văn phòng phẩm có thể khác nhau giữa các nhà cung cấp. Một số đơn vị còn bán máy tính cầm tay, vật tư máy in hoặc thiết bị văn phòng, nhưng những mặt hàng này không phải lúc nào cũng được xếp trực tiếp vào nhóm VPP.

Văn phòng phẩm bao gồm những gì?

Văn phòng phẩm bao gồm nhiều nhóm sản phẩm phục vụ trực tiếp cho công việc với giấy tờ, thông tin và hồ sơ. Cách phân loại phổ biến nhất là dựa trên công dụng của từng nhóm.

Danh sách trên không phải giới hạn tuyệt đối của ngành. Một sản phẩm có thể được xếp khác nhau tùy hệ thống danh mục, nhưng công dụng thực tế vẫn là căn cứ phù hợp nhất để xác định sản phẩm thuộc nhóm nào.

Văn phòng phẩm khác thiết bị và vật tư văn phòng như thế nào?

Văn phòng phẩm chủ yếu gồm giấy, bút, sổ, bìa và các dụng cụ nhỏ dùng trực tiếp trong quá trình xử lý tài liệu. Đây thường là những mặt hàng được sử dụng thường xuyên và cần bổ sung định kỳ.

Thiết bị văn phòng gồm những sản phẩm có chức năng máy móc hoặc cơ cấu hoạt động riêng, chẳng hạn máy in, máy photocopy, máy hủy giấy và máy ép plastic. Mực in và hộp mực thường được quản lý dưới nhóm vật tư hoặc phụ kiện của thiết bị tương ứng.

Vật tư văn phòng có thể được dùng với phạm vi rộng hơn văn phòng phẩm trong hoạt động mua sắm doanh nghiệp. Nếu cần tìm hiểu riêng về phạm vi này, người đọc có thể xem bài vật tư văn phòng gồm những gì.

Máy tính cầm tay là một ví dụ nằm ở ranh giới giữa các nhóm. Sản phẩm này thường được bán cùng văn phòng phẩm nhưng có thể được xếp vào nhóm thiết bị nhỏ hoặc phụ kiện tùy nhà cung cấp.

Các loại văn phòng phẩm phổ biến

Các loại văn phòng phẩm có thể được phân chia theo công việc mà sản phẩm hỗ trợ. Cách phân loại này giúp người mua hiểu rõ chức năng của từng nhóm và tránh chọn sản phẩm chỉ dựa vào tên gọi.

1. Giấy, phong bì và biểu mẫu

Giấy in là một trong những nhóm văn phòng phẩm cơ bản nhất. Trong văn phòng, A4 thường được dùng cho hợp đồng, báo cáo và biểu mẫu; A3 phù hợp với bảng biểu hoặc sơ đồ lớn hơn; A5 thường dùng cho phiếu hoặc tài liệu nhỏ.

Giấy còn được phân biệt theo định lượng, bề mặt và khả năng tương thích với thiết bị. GSM là đơn vị thể hiện định lượng giấy theo g/m² và không đồng nghĩa trực tiếp với độ dày. Vì vậy, người mua không nên chỉ dựa vào GSM để kết luận chất lượng hoặc khả năng in hai mặt.

Phong bì và biểu mẫu cũng thuộc nhóm này. Phong bì được chọn theo kích thước tài liệu sau khi gấp, còn biểu mẫu nhiều liên có thể sử dụng giấy carbonless hoặc NCR để tạo bản sao giữa các liên.

2. Bút viết và dụng cụ ghi chép

Bút viết có nhiều loại như bút bi, bút gel, bút bi nước, bút máy, bút chì, bút dạ quang, bút lông bảng và bút lông dầu. Các dòng này khác nhau về cơ chế viết, loại mực, cỡ đầu và bề mặt sử dụng.

Thông số 0,5 mm hoặc 0,7 mm thường liên quan đến kích thước đầu bút nhưng không phải lúc nào cũng bằng chính xác bề rộng nét trên giấy. Khi cần đặt lại đúng sản phẩm, thương hiệu và model thường đáng tin cậy hơn mô tả chung như “bút xanh 0,5 mm”.

3. Sổ và giấy ghi chú

Sổ tay và sổ ghi chép phù hợp với nội dung cần lưu theo trình tự như biên bản họp, kế hoạch và đầu việc. Các tiêu chí thường được dùng để phân biệt gồm kích thước, số tờ hoặc số trang, kiểu dòng kẻ và cách đóng sổ.

Giấy ghi chú phù hợp với thông tin ngắn, nhắc việc hoặc đánh dấu tài liệu. Nhóm này gồm giấy không keo, giấy có keo và giấy đánh dấu trang.

Post-it là tên thương hiệu của 3M, không phải tên chung cho tất cả giấy ghi chú. Khi cần mua lại sản phẩm cũ, người mua nên dùng đúng thương hiệu và model nếu có.

4. Bìa hồ sơ và dụng cụ lưu trữ

Bìa hồ sơ được dùng để giữ và phân loại giấy tờ theo phòng ban, khách hàng, dự án hoặc thời gian. Các loại phổ biến gồm bìa còng, bìa nhẫn, bìa lá, bìa lỗ, bìa nút, bìa trình ký, bìa hộp và bìa phân trang.

Bìa còng và bìa nhẫn

Bìa còng và bìa nhẫn đều giữ giấy đã đục lỗ hoặc túi bìa lỗ tương thích. Người mua nên xem số vòng, khoảng cách vòng, khổ giấy và sức chứa của model thay vì chỉ dựa vào chiều rộng gáy.

Bìa lá, bìa lỗ và file nhiều lá

Bìa lá rời thường phù hợp với một lượng giấy nhỏ cần lấy ra thường xuyên. Bìa lỗ có dải lỗ để gắn vào bìa còng hoặc bìa nhẫn, trong khi file nhiều lá có nhiều túi gắn thành quyển.

Bìa nút, trình ký, bìa hộp và phân trang

Bìa nút giữ giấy bằng nắp và nút bấm; bìa trình ký có mặt tựa và kẹp giấy; bìa hộp phù hợp với lượng hồ sơ lớn hơn; bìa phân trang giúp chia các mục bên trong hồ sơ.

5. Bấm kim, kim bấm, kẹp giấy và bấm lỗ

Bấm kim, kim bấm, kẹp giấy và bấm lỗ được dùng để gom hoặc chuẩn bị tài liệu trước khi lưu trữ. Với bấm kim, người mua phải chọn cỡ kim mà model hỗ trợ.

Các mã như 24/6, 26/6 hoặc No.10 không nên được hiểu là những cỡ có thể thay thế cho nhau. Model của bấm kim là căn cứ phù hợp nhất để xác định loại kim cần dùng.

Kẹp giấy và kẹp bướm phù hợp với tài liệu cần tháo lắp mà không muốn bấm kim. Bấm lỗ lại được sử dụng khi giấy cần lắp vào bìa còng hoặc bìa nhẫn.

6. Kéo, dao, băng keo và keo dán

Kéo và dao rọc giấy được dùng để cắt giấy, bìa hoặc bao bì. Với dao thay lưỡi, kích thước và kiểu lưỡi phải phù hợp với dụng cụ đang sử dụng.

Băng keo có nhiều loại như băng keo trong, băng keo đóng thùng, băng keo giấy và băng keo hai mặt. Những sản phẩm này khác nhau về vật liệu nền, chiều rộng, chiều dài và bề mặt cần dán.

Hồ dán và keo dán giấy phù hợp với giấy hoặc bìa nhẹ. Các loại keo chuyên dụng khác có phạm vi sử dụng riêng và không nên mặc định thay thế trực tiếp cho hồ dán văn phòng.

7. Con dấu và mực dấu

Con dấu và mực dấu được sử dụng để đóng ngày tháng, dãy số hoặc nội dung nghiệp vụ lặp lại. Các loại thường gặp gồm dấu ngày, dấu số xoay, dấu nhảy số và dấu nghiệp vụ.

Mực bổ sung, khay mực rời và đệm mực trong thân dấu có thể khác nhau giữa các model. Vì vậy, người mua nên đối chiếu đúng model dấu trước khi chọn vật tư thay thế.

8. Giấy decal và tem nhãn

Giấy decal và tem nhãn được dùng để ghi mã hàng, giá, tên hồ sơ hoặc thông tin trên kiện hàng. Nhóm này gồm decal A4 nguyên tờ, decal bế sẵn, tem cuộn và nhãn viết tay.

Với tem in, kích thước, khổ vật liệu và công nghệ máy in là các thông số quan trọng. Tem nhiệt trực tiếp và tem dùng ribbon chuyển nhiệt sử dụng vật liệu khác nhau, nên không thể lựa chọn chỉ dựa vào kích thước tem.

9. Khay, kệ và phụ kiện bàn làm việc

Khay và kệ hồ sơ giúp phân chia giấy tờ theo trạng thái xử lý hoặc tần suất sử dụng. Khay ngang thường chia theo tầng, còn kệ đứng chia theo ngăn.

Ống cắm bút, hộp kẹp giấy, khay giấy ghi chú và khay danh thiếp giúp tập trung các vật dụng thường dùng trên bàn làm việc. Người mua nên đối chiếu kích thước thực tế vì một khay vừa giấy A4 chưa chắc chứa vừa mọi loại bìa A4.

10. Vật tư họp, trình bày và nhận diện

Giấy flipchart, giấy ghi chú, bút đánh dấu, bảng tên, bao thẻ và dây đeo thường được sử dụng trong họp, đào tạo hoặc sự kiện nội bộ.

Với bao thẻ, người mua cần xem kích thước phần thẻ đặt bên trong thay vì chỉ dựa vào kích thước ngoài của bao. Với bút bảng, loại mực phải phù hợp với bề mặt bảng đang sử dụng.

Cách chọn văn phòng phẩm phù hợp

Sau khi xác định đúng nhóm sản phẩm, người mua nên đối chiếu thương hiệu, model, thông số, khả năng tương thích và quy cách đóng gói. Những thông tin này giúp hạn chế nhầm hàng khi đặt lại sản phẩm hoặc so sánh báo giá.

Ưu tiên thương hiệu và model

Tên gọi chung như “bút gel xanh”, “bìa A4” hoặc “băng keo hai mặt” có thể tương ứng với nhiều sản phẩm khác nhau. Thương hiệu và model là thông tin chính xác hơn khi cần xác định đúng mã hàng.

Kiểm tra khả năng tương thích

Catalogue hoặc tài liệu chính thức của nhà sản xuất nên được ưu tiên khi cần kiểm tra khả năng tương thích của những sản phẩm có model cụ thể.

Phân biệt đơn vị tính và quy cách đóng gói

Đơn vị tính và quy cách đóng gói không phải lúc nào cũng giống nhau. Sản phẩm có thể được tính theo cái, cây, cuộn hoặc ram nhưng được đóng thành hộp, lốc hoặc thùng.

Khi so sánh báo giá, doanh nghiệp nên quy đổi về cùng đơn vị và cùng số lượng thực tế. Cách này giúp tránh trường hợp hai mức giá nhìn khác nhau chỉ vì một bên báo theo cuộn còn bên kia báo theo cây hoặc hộp.

Chọn văn phòng phẩm tại Phục Hy

Phục Hy cung cấp các nhóm văn phòng phẩm phục vụ công việc như giấy in, bút viết, sổ, giấy ghi chú, bìa hồ sơ và dụng cụ văn phòng.

Với đơn hàng có nhiều mã, khách hàng nên chuẩn bị tên sản phẩm, thương hiệu, model, đơn vị tính và số lượng. Phục Hy hỗ trợ đối chiếu thông tin, quy cách và báo giá theo nhu cầu thực tế.

Khách hàng có thể gửi danh sách tại trang báo giá văn phòng phẩm để Phục Hy hỗ trợ kiểm tra sản phẩm và quy cách trước khi đặt hàng.