Vật tư văn phòng gồm những gì?

Vật tư văn phòng là nhóm hàng phục vụ hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp, có thể bao gồm giấy in, bút viết, bìa hồ sơ, mực in, vật tư đóng gói, phụ kiện bàn làm việc, thiết bị nhỏ và một số vật tư phục vụ vận hành. Tùy cách tổ chức mua sắm của từng doanh nghiệp, phạm vi vật tư có thể rộng hoặc hẹp hơn.

Trong đó, văn phòng phẩm là nhóm hàng quan trọng, gồm giấy in, bút viết, sổ, bìa hồ sơ và nhiều dụng cụ dùng cho viết, in ấn, xử lý tài liệu, lưu trữ và tổ chức công việc. Nếu cần tìm hiểu riêng về khái niệm, cách phân loại và phạm vi của nhóm này, có thể xem bài văn phòng phẩm là gì.

Về cách quản lý, nên phân biệt vật tư tiêu hao thường xuyên như giấy, bút, mực in với thiết bị có thời gian sử dụng dài hơn như máy in, máy hủy giấy hoặc tủ hồ sơ. Cách phân loại này giúp doanh nghiệp lập danh sách mua, theo dõi tồn kho và xác định chu kỳ bổ sung phù hợp hơn.

Vật tư văn phòng có thể được chia thành các nhóm chính sau:

1. Giấy và vật liệu in ấn
2. Dụng cụ viết và ghi chú
3. Lưu trữ và quản lý hồ sơ
4. Dụng cụ cố định và xử lý tài liệu
5. Phụ kiện và tổ chức bàn làm việc
6. Máy móc và thiết bị văn phòng
7. Mực và vật tư tiêu hao cho thiết bị
8. Bưu chính và đóng gói
9. Thiết bị CNTT và phụ kiện
10. Vệ sinh và tiện ích dùng chung
11. An toàn và bảo quản

Phân nhóm chi tiết vật tư

1. Giấy và vật liệu in ấn

Gồm: giấy A4, A3, A5, giấy in màu, giấy in ảnh, phong bì, decal và tem nhãn.

Ví dụ: giấy A4 70gsm hoặc 80gsm dùng cho tài liệu văn phòng, phong bì C4 cho hồ sơ và decal cho nhu cầu in tem nhãn.

Lưu ý mua: nên kiểm tra khổ giấy, định lượng, số tờ mỗi ram và yêu cầu của thiết bị in. Lượng giấy cần dự trữ nên dựa trên mức sử dụng thực tế của từng phòng ban thay vì áp một định mức chung cho mọi doanh nghiệp.

Giấy A4 Double A trong nhóm giấy in văn phòng.

2. Dụng cụ viết và ghi chú

Gồm: bút viết như bút bi, bút gel, bút dạ quang, bút ký, bút chì; cùng gôm tẩy, sổ ghi chép và giấy ghi chú.

Ví dụ: bút bi dùng cho ghi chép hằng ngày, bút dạ quang để đánh dấu tài liệu và sổ A5 cho ghi chú cuộc họp.

Lưu ý mua: nên thống nhất loại bút, màu mực, cỡ ngòi và model thường dùng. Với các sản phẩm mua lặp lại, lưu mã sản phẩm và quy cách đóng gói giúp hạn chế đặt nhầm phiên bản gần giống.

3. Lưu trữ và quản lý hồ sơ

Gồm: bìa hồ sơ, bìa còng, bìa lá, bìa nút, bìa hộp, kẹp tài liệu, hộp lưu trữ và các vật dụng hỗ trợ phân loại hồ sơ.

Lưu ý: cần chọn theo khổ giấy, sức chứa và tần suất lấy tài liệu. Doanh nghiệp có thể sử dụng nhãn hoặc mã màu để phân biệt hồ sơ kế toán, hợp đồng, nhân sự và các nhóm tài liệu khác.

4. Dụng cụ cố định và xử lý tài liệu

Gồm: kim bấm, bấm kim, bấm lỗ, kẹp giấy, kẹp bướm, keo dán, băng keo, kéo và dao rọc giấy.

Lưu ý: một số vật tư phải đúng khả năng tương thích, chẳng hạn cỡ kim với dụng cụ bấm, lưỡi dao với thân dao hoặc loại keo với bề mặt cần dán.

5. Phụ kiện và tổ chức bàn làm việc

Gồm: khay tài liệu, hộp hoặc ống cắm bút, lịch bàn, khung tên và các vật dụng hỗ trợ sắp xếp khu vực làm việc.

Lưu ý: nên chọn theo nhu cầu thực tế của từng vị trí làm việc, tránh mua đồng loạt những vật dụng ít được sử dụng.

6. Máy móc và thiết bị văn phòng

Gồm: máy in, máy photocopy, máy scan, máy hủy giấy, máy đóng gáy và các thiết bị hỗ trợ xử lý tài liệu.

Lưu ý: ngoài giá mua ban đầu, nên xem xét chi phí vận hành như mực, vật tư thay thế, điện năng, bảo trì và khả năng cung ứng linh kiện.

7. Mực và vật tư tiêu hao cho thiết bị

Gồm: toner, cartridge, drum, mực in phun và các vật tư thay thế theo từng dòng thiết bị.

Lưu ý: cần đối chiếu chính xác model máy và mã vật tư tương thích. Với thiết bị quan trọng, mức tồn dự phòng nên được xác định dựa trên sản lượng sử dụng và thời gian nhà cung cấp có thể giao hàng.

8. Bưu chính và đóng gói

Gồm: thùng carton, băng keo đóng gói, tem nhãn, phong bì, túi đóng hàng và các vật tư dùng cho gửi chứng từ hoặc hàng hóa.

Lưu ý: doanh nghiệp có lượng đơn ổn định nên chuẩn hóa một số kích thước thùng, túi và băng keo thường dùng để dễ lập kế hoạch mua.

9. Thiết bị CNTT và phụ kiện

Gồm: cáp kết nối, adapter, pin, USB, ổ lưu trữ, tai nghe, webcam và một số phụ kiện máy tính.

Lưu ý: thiết bị CNTT thường nên được bộ phận phụ trách kỹ thuật kiểm tra thông số và khả năng tương thích trước khi mua.

10. Vệ sinh và tiện ích dùng chung

Gồm: khăn giấy, giấy vệ sinh, dung dịch vệ sinh, túi rác và các vật dụng dùng chung tại khu vực làm việc hoặc phòng nghỉ.

Lưu ý: nên theo dõi mức sử dụng thực tế theo từng khu vực để xác định chu kỳ bổ sung thay vì dùng một định mức cố định cho mọi văn phòng.

11. An toàn và bảo quản

Gồm: một số vật dụng phục vụ cảnh báo, bảo quản tài liệu và kiểm soát khu vực làm việc theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Lưu ý: các thiết bị hoặc vật tư liên quan đến yêu cầu an toàn, phòng cháy chữa cháy hoặc quy định chuyên ngành cần được quản lý theo quy định áp dụng tại cơ sở.

Checklist cấp tốc — bảng theo dõi vật tư

Thay vì áp một định mức cố định cho mọi doanh nghiệp, phòng Hành chính có thể lập bảng theo dõi dựa trên lượng sử dụng thực tế, tồn kho hiện tại và thời gian giao hàng.

Lưu ý: định mức nên được xây từ dữ liệu sử dụng thực tế của doanh nghiệp và rà soát định kỳ khi quy mô nhân sự, khối lượng công việc hoặc thời gian giao hàng thay đổi.

Hướng dẫn mua sắm và quản lý tồn kho

1. Xác định nhu cầu theo phòng ban

Phòng Hành chính có thể thu thập nhu cầu từ từng bộ phận, đối chiếu với lượng tồn hiện tại rồi tổng hợp thành danh sách mua chung. Với mặt hàng sử dụng thường xuyên, nên lưu model, mã sản phẩm, đơn vị tính và quy cách đã dùng để lần mua sau đối chiếu nhanh hơn.

2. Xác định điểm đặt hàng

Với vật tư tiêu hao ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng điểm đặt hàng lại (Reorder Point — ROP) để xác định thời điểm cần bổ sung hàng.

Công thức cơ bản:

ROP = Nhu cầu trong thời gian chờ hàng + Tồn kho an toàn

Trong đó:

• Nhu cầu trong thời gian chờ hàng = mức sử dụng trung bình mỗi ngày × thời gian giao hàng.
• Tồn kho an toàn là lượng dự phòng cho biến động nhu cầu hoặc thời gian giao hàng.

Ví dụ minh họa: một văn phòng sử dụng trung bình 10 ram giấy/ngày và nhà cung cấp cần 7 ngày để giao hàng. Nhu cầu trong thời gian chờ là 70 ram. Nếu doanh nghiệp tạm sử dụng mức dự phòng bằng 15% nhu cầu trong thời gian chờ thì tồn kho an toàn là 10,5 ram.

ROP = 70 + 10,5 = 80,5 ram. Có thể làm tròn lên 81 ram. Khi lượng tồn giảm về khoảng mức này, doanh nghiệp bắt đầu quy trình đặt hàng.

Đây chỉ là ví dụ đơn giản. Với vật tư quan trọng hoặc nhu cầu biến động lớn, tồn kho an toàn nên được xác định từ dữ liệu tiêu thụ và độ ổn định của thời gian giao hàng thay vì sử dụng một tỷ lệ cố định.

3. Lập đơn hàng và phê duyệt

Doanh nghiệp nên quy định rõ người đề nghị mua, người kiểm tra tồn kho, người phê duyệt và người nhận hàng. Hạn mức phê duyệt nên được xác định theo quy chế tài chính và mua sắm nội bộ của từng đơn vị.

4. Kiểm kê định kỳ

• Đối chiếu tồn thực tế với danh sách theo dõi theo chu kỳ phù hợp.
• Ghi nhận nhập, xuất và điều chỉnh tồn kho theo cùng một đơn vị tính.
• Kiểm tra các mặt hàng ít sử dụng, hư hỏng hoặc mua dư để điều chỉnh lần đặt tiếp theo.

5. Đánh giá nhà cung cấp

Khi lựa chọn nhà cung cấp vật tư văn phòng, nên xem xét đồng thời giá, quy cách hàng hóa, khả năng xuất hóa đơn, thời gian giao, chính sách đổi trả và độ ổn định nguồn hàng. Với vật tư ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành, doanh nghiệp có thể chuẩn bị phương án nguồn cung thay thế để giảm rủi ro gián đoạn.

Lời khuyên khi mua vật tư văn phòng

1. Gom nhu cầu theo kỳ. Tổng hợp nhu cầu giữa các phòng ban giúp giảm số lần đặt hàng và dễ đối chiếu số lượng.
2. Chuẩn hóa mã hàng. Với sản phẩm mua lặp lại, nên lưu model, mã sản phẩm, thông số và đơn vị tính để tránh mua nhầm biến thể.
3. Phân biệt hàng tiêu hao và thiết bị. Giấy, bút, mực và vật tư đóng gói thường cần bổ sung theo chu kỳ; thiết bị có thời gian sử dụng dài hơn cần được quản lý riêng.
4. Kiểm tra chứng từ. Doanh nghiệp có yêu cầu kế toán nên thống nhất thông tin xuất hóa đơn và chứng từ ngay từ khâu đặt hàng.
5. Theo dõi tồn kho thực tế. Có thể theo dõi số lần thiếu hàng, lượng tồn trung bình, tốc độ sử dụng và thời gian từ đặt đến nhận để điều chỉnh mức dự trữ.

So sánh mua lẻ và mua theo nhu cầu định kỳ

• Mua lẻ: phù hợp với nhu cầu phát sinh, số lượng ít hoặc mặt hàng chưa có mức sử dụng ổn định.
• Mua định kỳ: phù hợp hơn với các nhóm vật tư được sử dụng lặp lại, giúp doanh nghiệp chủ động danh sách hàng, quy cách và thời điểm bổ sung.

Với giấy in, bút viết, bìa hồ sơ và nhiều vật tư tiêu hao có nhu cầu ổn định, việc lưu danh sách sản phẩm đã sử dụng thường quan trọng hơn việc thay đổi nhà cung cấp hoặc model ở mỗi lần đặt.

Câu hỏi thường gặp về vật tư văn phòng

Vật tư văn phòng bao gồm những loại chính nào?

Vật tư văn phòng có thể bao gồm giấy và vật liệu in, dụng cụ viết, vật tư lưu trữ hồ sơ, dụng cụ xử lý tài liệu, mực in, vật tư đóng gói, phụ kiện CNTT, vật dụng vệ sinh và một số thiết bị phục vụ vận hành. Phạm vi cụ thể tùy vào hoạt động của từng doanh nghiệp.

Vật tư văn phòng và văn phòng phẩm có giống nhau không?

Hai khái niệm có phần giao nhau nhưng không nhất thiết hoàn toàn giống nhau. Văn phòng phẩm thường tập trung vào giấy, bút, sổ, bìa hồ sơ và các dụng cụ phục vụ viết, in, xử lý và lưu trữ tài liệu; còn vật tư văn phòng có thể được doanh nghiệp sử dụng theo nghĩa rộng hơn, bao gồm thêm mực in, đóng gói, phụ kiện thiết bị hoặc vật tư vận hành.

Làm sao phân loại vật tư để quản lý hiệu quả?

Có thể bắt đầu bằng ba nhóm quản lý: vật tư tiêu hao thường xuyên, vật tư phục vụ kho và đóng gói và thiết bị hoặc phụ kiện sử dụng dài hơn. Sau đó gắn model, đơn vị tính, quy cách và mức tiêu thụ cho từng mặt hàng.

Ai chịu trách nhiệm quản lý vật tư trong công ty?

Tùy cơ cấu doanh nghiệp, việc tổng hợp nhu cầu và quản lý tồn thường do bộ phận Hành chính, Kho hoặc Mua hàng thực hiện. Kế toán phụ trách chứng từ, còn thiết bị CNTT thường cần bộ phận kỹ thuật kiểm tra thông số trước khi mua.

Nên dự trữ bao nhiêu vật tư?

Không có một định mức phù hợp cho mọi doanh nghiệp. Nên dựa trên mức sử dụng thực tế, thời gian giao hàng, mức độ quan trọng của vật tư và biến động nhu cầu. Với hàng tiêu hao ổn định, có thể sử dụng điểm đặt hàng lại để xác định thời điểm cần bổ sung.

Khi nào cần đặt hàng gấp và khi nào nên gom đơn?

• Đặt gấp: khi tồn kho xuống mức có nguy cơ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động hoặc thời gian giao hàng kéo dài hơn dự kiến.
• Gom đơn: khi các mặt hàng có chu kỳ sử dụng tương đối ổn định và có thể tổng hợp nhu cầu theo tuần hoặc tháng.

Tiêu chí chọn nhà cung cấp vật tư văn phòng là gì?

Nên xem xét chất lượng và quy cách sản phẩm, mức giá, khả năng xuất hóa đơn, thời gian giao hàng, chính sách đổi trả, khả năng đáp ứng số lượng và độ ổn định của nguồn cung.

Cách xử lý vật tư hỏng hoặc dư thừa?

Doanh nghiệp nên kiểm kê, phân loại tình trạng và xử lý theo quy trình nội bộ phù hợp với từng loại vật tư. Những mặt hàng còn sử dụng được có thể được điều chuyển; hàng hư hỏng hoặc không còn nhu cầu cần được ghi nhận và xử lý theo quy định của đơn vị.

Những chỉ số nào có thể theo dõi?

Một số chỉ số đơn giản gồm số lần thiếu hàng, lượng tồn trung bình, mức tiêu thụ theo kỳ và thời gian từ đặt hàng đến nhận hàng. Không nhất thiết phải theo dõi quá nhiều KPI nếu dữ liệu chưa đủ ổn định.

Khi cần mua các nhóm giấy in, bút viết, sổ, bìa hồ sơ và dụng cụ dùng thường xuyên, khách hàng có thể xem trực tiếp danh mục văn phòng phẩm tại Phục Hy để đối chiếu sản phẩm, model, thông số và quy cách trước khi đặt.