Vật tư văn phòng gồm những gì?

Vật tư văn phòng là tất cả các đồ dùng, vật tư và vật phẩm tiêu hao phục vụ hoạt động hàng ngày của công ty — từ giấy, bút, mực in, bìa hồ sơ, thùng carton đến các vật dụng vệ sinh và phụ kiện bàn làm việc. Nó gồm cả vật tư tiêu hao (dùng hết phải mua tiếp: giấy, bút, toner) và tài sản/đầu tư nhỏ (máy in, tủ hồ sơ, kệ — cần tính khấu hao và bảo trì).

Vật tư văn phòng là khái niệm rộng, bao gồm toàn bộ đồ dùng, vật tư tiêu hao và thiết bị nhỏ phục vụ hoạt động doanh nghiệp. Trong khi đó, văn phòng phẩm là phần hẹp hơn — thường chỉ các đồ dùng giấy-bút, sổ sách, dụng cụ viết và phụ kiện bàn làm việc (mặt hàng tiêu dùng, mang tính bán lẻ).

Bài viết này liệt kê đầy đủ các nhóm vật tư cần có, kèm checklist thực dụng, hướng dẫn định mức tồn kho, quy trình đặt hàng và mẹo tiết kiệm. Thẳng thắn, có hệ thống, để bạn triển khai ngay hôm nay.

Vật tư văn phòng gồm 10 nhóm chính:

1. Giấy & vật liệu in ấn

2. Dụng cụ viết & ghi chú

3. Lưu trữ & quản lý hồ sơ

4. Dụng cụ cố định & nhỏ gọn

5. Desk-accessories & tổ chức bàn làm việc

6. Máy móc & thiết bị (đầu tư)

7. Mực, cartridge & vật tư tiêu hao cho thiết bị

8. Bưu chính & đóng gói

9. Thiết bị CNTT & phụ kiện

10. Vệ sinh & tiện ích phòng nghỉ

Phân nhóm chi tiết vật tư

1. Giấy & vật liệu in ấn

Gồm: Giấy A4/A3 (70gsm/80gsm), giấy in màu, giấy in ảnh, phong bì các cỡ, decal/tem nhãn.
Ví dụ: Giấy A4 70gsm (500 tờ/ream), phong bì C4, decal tem vận chuyển.
Lưu ý mua: Chọn GSM phù hợp với mục đích (hồ sơ hành chính: 70–80gsm; brochure: 120–150gsm). Bảo quản nơi khô ráo, tránh ẩm.
Định mức gợi ý: 2–3 ream/người/tháng cho văn phòng làm việc trung bình; điều chỉnh theo thực tế in ấn.

Giấy A4 Double A trong nhóm giấy in văn phòng

2. Dụng cụ viết & ghi chú

Gồm: Bút bi, bút gel, bút highlight, bút ký, bút chì, tẩy, sổ tay, sticky notes.
Ví dụ: Bút bi 0.7mm (văn phòng), sổ A5 80 trang cho ghi chú cuộc họp.
Lưu ý mua: Dự phòng 20–30% so với nhu cầu trung bình; chuẩn hoá 1–2 nhãn hàng để dễ mua số lượng lớn.

3. Lưu trữ & quản lý hồ sơ

Gồm: Bìa còng, folder, kẹp tài liệu, hộp lưu trữ, file treo, kệ hồ sơ.
Lưu ý: Chuẩn hoá mã màu hoặc label cho từng loại hồ sơ (Kế toán, Hợp đồng, Nhân sự) để truy xuất nhanh.

4. Dụng cụ cố định & nhỏ gọn

Gồm: Ghim, kẹp giấy, kim bấm, bấm lỗ, keo dán, băng keo, kéo, dao rọc.
Lưu ý: Mua theo hộp/bịch lớn để tiết kiệm; kiểm kê nhanh vì mất mát dễ xảy ra.

5. Desk-accessories & tổ chức bàn làm việc

Gồm: Khay giấy, hộp bút, khung tên, chân đế tài liệu, lịch.
Lưu ý: Đồng bộ đồ dùng là nét văn hoá; chi phí nhỏ nhưng tác dụng lớn với hình ảnh tổ chức.

6. Máy móc & thiết bị (đầu tư)

Gồm: Máy in, máy photocopy, máy hủy giấy, máy scan, máy đóng gáy.
Lưu ý: Xem xét chi phí vận hành (mực, bảo trì). Quyết định mua theo TCO (Total Cost of Ownership) chứ không chỉ giá mua ban đầu.

7. Mực, cartridge & vật tư tiêu hao cho thiết bị

Gồm: Toner, cartridge, drum, mực in phun, giấy chuyên dụng.
Lưu ý: Luôn giữ tối thiểu 1 bộ dự phòng cho máy in chính; mua theo chu kỳ sử dụng để tránh hết giữa chừng.

8. Bưu chính & đóng gói

Gồm: Thùng carton, băng keo, nhãn gửi hàng, phong bì, túi PE.
Lưu ý: Chuẩn hóa kích thước thùng theo SKU bán chạy; giữ nguồn cung cho mùa cao điểm.

9. Thiết bị CNTT & phụ kiện

Gồm: Cáp mạng, adapter, pin, USB, ổ cứng di động, tai nghe, webcam.
Lưu ý: IT nên quản lý trung tâm nhưng đưa vào checklist chung để kế hoạch mua sắm đồng bộ.

10. Vệ sinh & tiện ích phòng nghỉ

Gồm: Khăn giấy, giấy vệ sinh, dung dịch rửa tay, túi rác, bộ đồ dùng bếp cơ bản (cốc, ấm).
Lưu ý: Ảnh hưởng tinh thần nhân viên; không tiết kiệm quá mức ở hạng mục này.

11. An toàn & tuân thủ

Gồm: Bình chữa cháy nhỏ, biển báo, khoá hồ sơ.
Lưu ý: Tuân thủ quy định pháp luật, có sổ kiểm tra định kỳ.

Checklist cấp tốc — bảng in 1 trang (mẫu)

Lưu ý: Con số trên là gợi ý; điều chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp. In checklist này để phòng Hành chính dùng chung.

Hướng dẫn mua sắm & quản lý tồn kho — quy trình thực dụng

1. Xác định nhu cầu theo phòng ban

Phòng hành chính thu thập yêu cầu hàng tháng; trưởng phòng phê duyệt; tổng hợp thành đơn hàng chung để tận dụng chiết khấu số lượng.

2. Điểm đặt hàng (Reorder Point — ROP) đơn giản

Công thức tính để mua vật tư văn phòng cơ bản:

ROP = D × L + SS

• D = tiêu thụ trung bình/ngày (unit/day)

• L = lead time (ngày) — thời gian nhà cung cấp giao hàng

• SS = safety stock (dự trữ an toàn) = D × buffer% (thông thường 10–20%)

Ví dụ: Văn phòng tiêu thụ 10 ream giấy A4/ngày, lead time 7 ngày, buffer 15% → SS = 10 × 0.15 = 1.5 ream
ROP = 10 × 7 + 1.5 = 71.5 → làm tròn 72 ream. Khi tồn kho xuống ≤72 ream thì đặt hàng.

3. Lập đơn hàng & phê duyệt

• Mức nhỏ (≤X VND): quản lý hành chính duyệt.

• Mức lớn (>X VND): cần phê duyệt Giám đốc/TP Tài chính.
  Quy định rõ hạn mức để tránh trì trệ.

4. Kiểm kê định kỳ

• Kiểm kê nhanh hàng tháng, kiểm kê tổng thể quý.

• Ghi nhật ký xuất nhập, sao lưu file tồn kho (Google Sheets/ERP).

5. Ưu tiên nhà cung cấp

Chọn nhà cung cấp dựa trên: giá, thời gian giao, xuất VAT, chính sách đổi trả, bảo hành. Ưu tiên 2 nhà cung cấp cho mỗi nhóm vật tư để tránh rủi ro đứt nguồn.

Lời khuyên tiết kiệm & chiến lược mua (giữ tinh thần truyền thống)

1. Mua theo bộ, đàm phán theo khối lượng. Số lượng lớn cho phép giảm giá, nhận quà tặng hoặc ưu đãi vận chuyển.

2. Chuẩn hoá SKU giữa các phòng ban để tránh mua trùng, giảm mã hàng.

3. Tách rõ tiêu hao và đầu tư. Giấy, bút là tiêu hao — đặt theo chu kỳ. Máy in, tủ hồ sơ là đầu tư — tính vào khấu hao.

4. Mua hàng có hoá đơn VAT nếu doanh nghiệp cần khấu trừ thuế. Đừng tiếc chi phí giấy tờ: minh bạch là truyền thống của doanh nghiệp đứng vững.

5. Theo dõi KPI tồn kho: turnover rate (Vòng quay tồn kho), days of inventory, stockouts — xác định 3 KPI chủ chốt cho phòng Hành chính.

So sánh ngắn: Mua lẻ vs Mua hợp đồng dài hạn

• Mua lẻ: linh hoạt, dễ điều chỉnh; giá cao, rủi ro hết hàng khi mùa cao điểm.

• Hợp đồng dài hạn: giá tốt, ổn định nguồn; ràng buộc cam kết, cần đánh giá nhà cung cấp kỹ.
  Quyết định: Với vật tư tiêu hao ổn định (giấy, mực), ký hợp đồng khung là hợp lý; với vật tư biến động, mua lẻ theo nhu cầu.

Câu hỏi thường gặp về vật tư văn phòng

Vật tư văn phòng bao gồm những loại chính nào?

Trả lời: Giấy & vật liệu in (A4, phong bì, decal), dụng cụ viết (bút, sổ, sticky), lưu trữ hồ sơ (bìa, folder), cố định nhỏ (ghim, kẹp, keo), desk-accessories (khay, hộp bút), mực/toner & vật tư thiết bị, đóng gói (thùng, băng keo), thiết bị IT nhỏ (USB, cáp) và vật dụng vệ sinh. Đó là danh sách thuần vật tư — không lan sang nhân sự hay chiến lược tuyển dụng.

Làm sao phân loại vật tư để quản lý hiệu quả?

Trả lời: Chia theo 3 nhóm chính: Tiêu hao thường xuyên (giấy, bút, toner), Vật tư đóng gói & kho (thùng, băng keo), Thiết bị/đầu tư nhỏ (máy in, tủ hồ sơ). Gán mã SKU, xác định nhà cung cấp cho từng nhóm, và áp định mức tồn (min/max) cho nhóm tiêu hao.

Ai chịu trách nhiệm quản lý vật tư trong công ty?

Trả lời: Trách nhiệm chính thuộc Phòng Hành chính / Kho (kiểm kê, đặt hàng, nhận hàng). Kế toán kiểm tra hóa đơn, IT phụ trách thiết bị CNTT. Luật chơi: yêu cầu phải có 1 người chịu trách nhiệm cuối cùng (owner) cho mỗi nhóm vật tư.

Nên dự trữ bao nhiêu — công thức đặt hàng đơn giản?

Trả lời: Dùng công thức ROP = D × L + SS

• D = tiêu thụ trung bình/ngày; L = lead time (ngày); SS = dự trữ an toàn (10–20% của D×L).
  Ví dụ: D = 10 ream/ngày, L = 7 ngày, buffer 15% → SS = 10×0.15 = 1.5 ream → ROP = 10×7 + 1.5 = 71.5 → làm tròn 72 ream. Khi tồn ≤ 72 ream thì lập đơn.

Khi nào cần đặt hàng gấp và khi nào nên gom đơn?

Trả lời:

• Đặt gấp: tồn kho xuống sát ROP hoặc nhà cung cấp báo trì hoãn; ảnh hưởng trực tiếp vận hành (máy in sắp hết toner, giấy gần cạn).

• Gom đơn: khi chi phí vận chuyển cao hoặc có ưu đãi số lượng — gom đơn hàng định kỳ (tuần/tháng) cho vật tư tiêu hao để tối ưu chi phí.

Tiêu chí chọn nhà cung cấp vật tư văn phòng là gì?

Trả lời: Ưu tiên: (1) Có xuất VAT, (2) Lead time ổn định, (3) Giá cạnh tranh/chiết khấu số lượng, (4) Chính sách đổi trả/bảo hành, (5) Phản hồi & khả năng giao gấp. Luôn giữ ít nhất 2 nguồn cho các mặt hàng quan trọng.

Cách xử lý vật tư hỏng, hết hạn hoặc dư thừa?

Trả lời: Lập biên bản kiểm kê → phân loại (còn dùng/ hỏng nhẹ/ hỏng nặng) → hỏng nhẹ: điều chỉnh dùng nội bộ; hỏng nặng: thanh lý theo quy định (lập hồ sơ, ghi sổ tồn kho, đối chứng kế toán). Không vứt bừa bãi; mọi xử lý phải có chứng từ.

Những chỉ số (KPI) đơn giản để theo dõi vật tư văn phòng?

Trả lời: Ít nhưng hiệu quả:

• Stockouts (số lần hết hàng) — mục tiêu = 0/ quý;

• Days of Inventory (số ngày tồn hàng trung bình);

• Turnover Rate (vòng quay tồn kho) = tiêu thụ / tồn bình quân;

• Order Cycle Time (từ đặt đến nhận).
  Theo dõi 3 KPI đầu để thấy rõ chi phí ẩn và rủi ro vận hành.

Văn phòng phẩm

Giấy A4