Kệ - Khay hồ sơ

Khay hồ sơ, kệ hồ sơ dùng để sắp xếp tài liệu, chứng từ và các loại bìa thường xuyên sử dụng tại nơi làm việc. Hai kiểu phổ biến là khay hồ sơ nhiều tầng dạng ngang, phù hợp khi cần đặt và lấy giấy tờ trực tiếp trên từng tầng, và kệ hồ sơ đứng nhiều ngăn, phù hợp khi cần dựng tài liệu hoặc chia hồ sơ thành từng nhóm.

Tại Phục Hy, khay và kệ hồ sơ thuộc nhóm văn phòng phẩm phục vụ nhu cầu lưu trữ và sắp xếp tài liệu. Danh mục có nhiều lựa chọn về kiểu dáng, số tầng, số ngăn, kích thước và kết cấu để khách hàng chọn theo loại hồ sơ và vị trí sử dụng thực tế.

Các loại khay, kệ hồ sơ phổ biến

Khay hồ sơ nhiều tầng dạng ngang

Khay hồ sơ nhiều tầng gồm các tầng xếp theo chiều cao, mỗi tầng tạo một vị trí riêng để đặt giấy tờ hoặc tài liệu. Kiểu này phù hợp khi cần phân chia hồ sơ đang chờ xử lý, chứng từ cần ký, tài liệu đã hoàn thành hoặc những nhóm giấy tờ cần lấy thường xuyên trong ngày.

Các mẫu 2 tầng chiếm ít không gian hơn và đáp ứng nhu cầu phân loại cơ bản. Loại 3 tầng hoặc nhiều tầng hơn cung cấp thêm vị trí lưu tài liệu nhưng cần kiểm tra chiều cao tổng thể để phù hợp với bàn, tủ hoặc vị trí dự kiến đặt sản phẩm.

Kệ hồ sơ đứng và khay tạp chí

Kệ hồ sơ đứng giữ tài liệu theo chiều đứng thay vì đặt nằm trên từng tầng. Tùy model, sản phẩm có thể có một hoặc nhiều ngăn để tách các nhóm bìa, catalogue và tài liệu cần sử dụng thường xuyên.

Một số nhà sản xuất gọi dạng sản phẩm này là khay tạp chí, magazine file hoặc magazine container. Khi sử dụng trong văn phòng, chúng có thể dùng để dựng các loại tài liệu và bìa có kích thước phù hợp với ngăn chứa. Vì vậy, khi chọn sản phẩm nên ưu tiên kích thước thực tế của kệ thay vì chỉ dựa vào tên gọi.

Cách chọn khay, kệ hồ sơ phù hợp

Chọn số tầng hoặc số ngăn theo lượng tài liệu cần phân loại

Nếu chỉ cần tách một vài nhóm giấy tờ, khay 2 tầng hoặc kệ có ít ngăn thường gọn hơn. Khi cần phân chia nhiều nhóm chứng từ, có thể chọn loại 3 tầng, 3–4 ngăn hoặc các model có sức chứa lớn hơn.

Số tầng hoặc số ngăn nhiều hơn không đồng nghĩa sản phẩm luôn phù hợp hơn. Cần cân đối giữa lượng tài liệu, diện tích đặt và khả năng lấy hồ sơ thuận tiện trong quá trình làm việc.

Kiểm tra kích thước tài liệu và bìa hồ sơ

Kích thước là thông số cần kiểm tra trước khi chọn khay hoặc kệ. Một tờ giấy A4 có kích thước nhỏ hơn kích thước bên ngoài của nhiều loại bìa hồ sơ, vì vậy khay vừa giấy A4 chưa chắc phù hợp với mọi loại bìa chứa tài liệu A4.

Đối với bìa nút, bìa còng hoặc hồ sơ có phần gáy rộng, nên đối chiếu chiều rộng, chiều sâu và khoảng trống của ngăn với kích thước thực tế của bìa. Cách này chính xác hơn việc chỉ chọn sản phẩm dựa trên mô tả chung như “dùng cho tài liệu A4”.

Chọn kết cấu phù hợp với cách sử dụng

Khay hồ sơ có thể sử dụng kết cấu cố định, dạng ráp hoặc dạng tầng có thể kéo ra tùy từng model. Kệ đứng cũng có thiết kế một ngăn, nhiều ngăn liền hoặc dạng ráp. Mỗi kiểu có cách bố trí và kích thước khác nhau, vì vậy khách hàng nên xem thông số của từng sản phẩm trước khi lựa chọn.

Chất liệu cũng thay đổi theo model, phổ biến gồm các loại nhựa và kim loại. Không nên đánh giá khả năng chứa tài liệu chỉ dựa vào tên chất liệu; kích thước, kết cấu và thông số của từng sản phẩm mới là cơ sở phù hợp hơn để so sánh.