Phiếu thu chi – Phiếu nhập xuất kho – Sổ biểu mẫu

Sổ biểu mẫu – phiếu văn phòng gồm các loại phiếu và sổ in sẵn phục vụ công việc thu – chi tiền, nhập – xuất hàng hóa, quản lý công văn và theo dõi kho. Mỗi nhóm phục vụ một nghiệp vụ khác nhau, vì vậy doanh nghiệp nên xác định công việc cần ghi nhận trước khi chọn số liên, kích thước, số trang hoặc bố cục biểu mẫu.

Với phiếu nhiều liên, khách hàng cần đối chiếu số liên, số bộ, kích thước và nội dung in trên mẫu. Với các loại sổ, những thông tin quan trọng hơn là số trang, kích thước và bố cục các trường ghi chép. Sổ biểu mẫu là một nhóm thuộc danh mục văn phòng phẩm tại Phục Hy.

Các loại sổ biểu mẫu – phiếu văn phòng phổ biến

Mỗi loại biểu mẫu giải quyết một công việc cụ thể. Bảng dưới đây giúp khách hàng xác định đúng nhóm sản phẩm trước khi đối chiếu quy cách chi tiết.

Chọn phiếu thu và phiếu chi theo nghiệp vụ và số liên

Phiếu thu dùng để xác định số tiền mặt, ngoại tệ và các khoản tiền thực tế nhập quỹ. Phiếu chi được sử dụng cho chiều nghiệp vụ ngược lại khi tiền được xuất khỏi quỹ. Vì vậy, khách hàng nên chọn đúng loại phiếu theo nghiệp vụ trước khi xem đến kích thước hoặc số liên.

Theo hệ thống chứng từ kế toán doanh nghiệp áp dụng từ năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026, Phiếu thu là mẫu số 01-TT và Phiếu chi là mẫu số 02-TT tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC. Doanh nghiệp được xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, vì vậy sản phẩm in sẵn trên thị trường cần được đối chiếu với mẫu mà đơn vị thực tế đang sử dụng.

Đối với sản phẩm có quy cách 3 liên × 50 bộ, mỗi bộ gồm ba liên tương ứng nên toàn bộ quyển có 150 tờ. Khách hàng cần phân biệt rõ 50 bộ không phải 50 tờ: số bộ thể hiện số lần có thể lập chứng từ, còn tổng số tờ phụ thuộc vào số liên trong mỗi bộ.

Phiếu 3 liên phù hợp khi quy trình nội bộ cần nhiều bản của cùng một chứng từ để giao, luân chuyển hoặc lưu tại các vị trí khác nhau. Trước khi mua số lượng lớn, doanh nghiệp nên kiểm tra số liên, các trường thông tin và cách bố trí nội dung trên sản phẩm thực tế.

Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho dùng cho hai chiều hàng hóa khác nhau

Phiếu nhập kho được sử dụng để ghi nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm hoặc hàng hóa được đưa vào kho. Phiếu xuất kho dùng để ghi nhận hàng hóa hoặc vật tư được xuất khỏi kho theo nhu cầu sử dụng và quản lý của doanh nghiệp.

Trong hệ thống chứng từ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, Phiếu nhập kho là mẫu số 01-VT và Phiếu xuất kho là mẫu số 02-VT. Các biểu mẫu này có những trường thông tin phục vụ việc nhận diện hàng hóa, đơn vị tính, số lượng và nghiệp vụ nhập hoặc xuất.

Đối với các sản phẩm NY mà Phục Hy đang giới thiệu, quy cách là 2 liên, kích thước 16 × 20 cm. Nếu sản phẩm được đóng theo 50 bộ thì 2 liên tương ứng với tổng cộng 100 tờ. Khách hàng nên kiểm tra quy cách trên từng sản phẩm thay vì áp dụng một số liên hoặc số bộ chung cho toàn bộ phiếu nhập – xuất kho trên thị trường.

Kích thước 16 × 20 cm đôi khi được thị trường gọi theo nhóm khổ A5, nhưng không trùng với kích thước A5 tiêu chuẩn 14,8 × 21 cm. Khi đối chiếu tủ hồ sơ, bìa lưu chứng từ hoặc biểu mẫu đang sử dụng, doanh nghiệp nên căn cứ vào kích thước thực tế 16 × 20 cm.

Nếu đơn vị đã có mẫu chứng từ nội bộ, khách hàng nên so sánh tên các cột, số dòng ghi hàng hóa, số liên và kích thước trước khi đặt số lượng lớn.

Biên lai thu tiền khác phiếu thu như thế nào?

Biên lai thu tiền và phiếu thu không phải cùng một loại chứng từ. Biên lai thu tiền là giấy biên nhận xác nhận doanh nghiệp hoặc cá nhân đã thu tiền từ người nộp; biên lai có thể được dùng làm căn cứ để lập phiếu thu và nộp tiền vào quỹ. Phiếu thu lại gắn trực tiếp với việc xác định khoản tiền thực tế nhập quỹ và ghi nhận nghiệp vụ thu tiền.

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, Biên lai thu tiền là mẫu số 06-TT. Hướng dẫn của mẫu này quy định biên lai được lập thành hai liên. Tuy nhiên, khi mua sản phẩm in sẵn, khách hàng vẫn cần kiểm tra nội dung, kích thước và quy cách của đúng sản phẩm cần sử dụng.

Với Biên lai thu tiền 2 liên 9 × 14 cm, kích thước và số liên đã được xác định theo sản phẩm. Doanh nghiệp nên tiếp tục đối chiếu các trường thông tin trên trang ruột với quy trình thu tiền đang áp dụng tại đơn vị.

Sổ công văn đến và sổ công văn đi phục vụ công tác văn thư

Sổ công văn đến dùng để đăng ký và theo dõi các văn bản mà cơ quan hoặc doanh nghiệp tiếp nhận. Sổ công văn đi phục vụ việc đăng ký và theo dõi các văn bản được đơn vị phát hành. Hai loại sổ xử lý hai chiều nghiệp vụ khác nhau trong công tác hành chính – văn thư.

Sổ công văn đến Minh Châu 712 có 200 trang, kích thước khoảng 21 × 30 cm, sử dụng giấy định lượng 60 g/m² và thuộc dòng sổ bìa cứng. Đây là model dành cho nhu cầu ghi nhận văn bản đến với số trang lớn hơn model Minh Châu 711 cùng dòng.

Sổ công văn đi Minh Châu 717 cũng có 200 trang, kích thước khoảng 21 × 30 cm, giấy định lượng 60 g/m² và bìa cứng. Model này phục vụ việc ghi nhận văn bản đi, khác với 712 ở nội dung trang ruột và nghiệp vụ sử dụng.

Khi chọn sổ công văn, doanh nghiệp nên kiểm tra đúng loại công văn đi hoặc đến, số trang, kích thước và bố cục trang ruột. Số trang nên được lựa chọn theo lượng văn bản và cách đơn vị tổ chức hồ sơ thay vì quy đổi cứng thành một khoảng thời gian sử dụng.

Sổ kho và thẻ kho dùng để theo dõi nhập – xuất – tồn

Thẻ kho (Sổ kho) mẫu S12-DN được sử dụng để theo dõi số lượng nhập, xuất và tồn của từng loại nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm hoặc hàng hóa tại từng kho. Mẫu S12-DN thuộc hệ thống sổ kế toán ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Việc theo dõi được thực hiện theo từng loại hàng hóa hoặc vật tư, với các thông tin như chứng từ, diễn giải và số lượng nhập – xuất – tồn. Cách bố trí này giúp thủ kho và bộ phận liên quan theo dõi biến động số lượng của từng mặt hàng qua các lần nhập hoặc xuất.

Cần phân biệt S12-DN là mã của biểu mẫu nghiệp vụ, không phải mã model của một sản phẩm văn phòng phẩm. Vì vậy, Phục Hy không nên dùng “S12-DN” làm SKU sản phẩm nếu chưa xác định được thương hiệu và model hàng hóa cụ thể.

Các loại sổ kho in sẵn trên thị trường có thể khác nhau về kích thước, số trang và cách bố trí dòng ghi chép. Phục Hy sẽ bổ sung thông tin về thương hiệu, model, kích thước và số trang khi xác định được sản phẩm thương mại phù hợp. Trước thời điểm đó, không nên mặc định sổ kho thuộc khổ A4 chỉ từ tên của biểu mẫu S12-DN.

Cách chọn sổ biểu mẫu và phiếu văn phòng phù hợp

Khách hàng nên bắt đầu bằng nghiệp vụ cần ghi nhận. Thu hoặc chi tiền cần chọn đúng phiếu thu – chi; hàng hóa nhập hoặc xuất kho cần chọn đúng phiếu nhập – xuất; thu tiền cần biên nhận có thể sử dụng biên lai; công tác văn thư cần phân biệt sổ công văn đi và đến; theo dõi số lượng tồn kho cần xem sổ kho hoặc thẻ kho.

Sau khi xác định đúng nhóm sản phẩm, doanh nghiệp nên kiểm tra tiếp số liên hoặc số trang, kích thước, số bộ, bố cục trang ruột và quy cách đóng gói. Với chứng từ nhiều liên, số bộ và tổng số tờ là hai thông tin khác nhau nên cần được đối chiếu riêng.

Nếu doanh nghiệp đang sử dụng một mẫu nội bộ cụ thể, cách an toàn nhất là đối chiếu sản phẩm mới với mẫu hiện có trước khi mua số lượng lớn. Với biểu mẫu kế toán, khách hàng cũng không nên chỉ dựa vào mã như 01-TT, 02-TT, 01-VT, 02-VT hoặc S12-DN để kết luận rằng mọi sản phẩm in sẵn trên thị trường đều có bố cục hoàn toàn giống nhau.

Mua sổ biểu mẫu – phiếu văn phòng tại Phục Hy

Phục Hy cung cấp sổ biểu mẫu và phiếu văn phòng phục vụ công việc kế toán, quản lý kho và hành chính tại doanh nghiệp. Khách hàng có thể chọn từng sản phẩm hoặc gửi danh sách biểu mẫu đang cần để Phục Hy hỗ trợ đối chiếu tên biểu mẫu, số liên, số bộ, kích thước, số trang và quy cách sản phẩm trước khi báo giá.

Đối với đơn hàng gồm nhiều loại biểu mẫu, doanh nghiệp nên cung cấp tên nghiệp vụ, hình ảnh mẫu đang sử dụng hoặc quy cách yêu cầu để việc đối chiếu chính xác hơn. Phục Hy hỗ trợ báo giá, hóa đơn điện tử và giao hàng theo chính sách hiện hành.