Dịch vụ văn phòng phẩm định kỳ

Trong hoạt động văn phòng, việc gián đoạn vì “hết giấy, hết bút, hết mực in” luôn gây ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc. Thay vì phải loay hoay đặt mua từng lần, chờ báo giá hay xử lý đơn lẻ, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã chuyển sang lựa chọn dịch vụ cung ứng văn phòng phẩm định kỳ – giải pháp giúp duy trì nguồn hàng ổn định, tiết kiệm chi phí và quản lý dễ dàng hơn.

PHỤC HY tự hào mang đến dịch vụ văn phòng phẩm định kỳ chuyên nghiệp, phù hợp cho mọi quy mô: từ doanh nghiệp nhỏ, trường học, hộ kinh doanh cho đến tập đoàn lớn. Với chính sách giá sỉ minh bạch, hóa đơn VAT đầy đủ, giao hàng đúng hẹn, chúng tôi cam kết đồng hành cùng quý khách hàng trong việc xây dựng môi trường làm việc gọn gàng, hiệu quả và bền vững.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ văn phòng phẩm định kỳ

Khi lựa chọn dịch vụ văn phòng phẩm định kỳ, doanh nghiệp không chỉ giải quyết được nhu cầu vật tư thường xuyên, mà còn nhận được nhiều giá trị thiết thực, lâu dài:

1. Tiết kiệm chi phí – Giá sỉ ưu đãi hơn mua lẻ

Thay vì phải mua nhỏ giọt từng đơn, doanh nghiệp được hưởng giá chiết khấu theo số lượng và mức ưu đãi cố định trong suốt kỳ hạn hợp đồng. Điều này giúp kiểm soát tốt ngân sách văn phòng phẩm, đặc biệt phù hợp với các công ty có nhu cầu sử dụng lớn.

2. Tiết kiệm thời gian – Không còn lo đặt hàng nhiều lần

Nhân sự hành chính – kế toán sẽ không cần tốn công mỗi khi văn phòng hết giấy, hết bút. Lịch giao định kỳ đã được sắp xếp sẵn, hàng hóa được cung cấp đúng hẹn, giúp tiết kiệm thời gian cho những công việc quan trọng hơn trong quản trị doanh nghiệp.

3. Ổn định chất lượng – Sản phẩm chính hãng, nguồn hàng đảm bảo

Dịch vụ cam kết cung cấp sản phẩm từ các thương hiệu uy tín như Double A, PaperOne, Thiên Long, Deli…. Tất cả đều được nhập khẩu và phân phối chính hãng, tránh rủi ro mua phải hàng giả, hàng kém chất lượng. Nhờ vậy, doanh nghiệp yên tâm duy trì tính ổn định trong công việc in ấn, ghi chép và lưu trữ.

4. Chứng từ hợp lệ – Xuất hóa đơn VAT điện tử đầy đủ

Mọi giao dịch đều được đi kèm hóa đơn VAT điện tử, chứng từ rõ ràng, thuận tiện cho công tác hạch toán, quyết toán thuế. Đây là yếu tố bắt buộc nhưng thường bị bỏ qua nếu mua hàng tại những cửa hàng nhỏ lẻ không có hệ thống xuất hóa đơn chuyên nghiệp.

5. Hỗ trợ khẩn cấp – Bổ sung nhanh khi phát sinh nhu cầu đột xuất

Trong những tình huống bất ngờ như tổ chức hội thảo, họp gấp hoặc in ấn khối lượng lớn, dịch vụ cung ứng định kỳ vẫn có đội ngũ sẵn sàng giao bổ sung trong vòng 2–4 giờ. Điều này giúp văn phòng không bị gián đoạn hoạt động, giữ nhịp công việc trôi chảy và chuyên nghiệp.

👉 Với những lợi ích trên, dịch vụ văn phòng phẩm định kỳ không chỉ là giải pháp tiết kiệm, mà còn là cách để doanh nghiệp vận hành ổn định, minh bạch và chuyên nghiệp hơn.

Các gói dịch vụ văn phòng phẩm định kỳ

Để phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp khác nhau, dịch vụ văn phòng phẩm định kỳ của PHỤC HY được chia thành 3 nhóm chính. Mỗi gói đều được tính toán kỹ lưỡng về số lượng, chủng loại, giúp văn phòng luôn đủ dùng, không thừa – không thiếu.

1. Gói Startup (5–10 nhân sự)

• Giấy A4: 3 ram/tháng (phù hợp cho in ấn báo cáo, chứng từ cơ bản).

• Bút bi: 2 hộp (20–24 cây, đáp ứng nhu cầu ký kết và ghi chép hàng ngày).

• Kẹp bướm, kim bấm: gói cơ bản, đủ cho nhu cầu lưu trữ tài liệu nhỏ gọn.
  👉 Thích hợp cho các công ty khởi nghiệp, văn phòng nhỏ, tiệm dịch vụ.

2. Gói Doanh nghiệp vừa (20–50 nhân sự)

• Giấy A4: 1 thùng/tháng (5 ram, 2.500 tờ, đảm bảo in ấn khối lượng trung bình).

• Bút bi/Bút gel: 5–10 hộp (đa dạng nhu cầu viết, ghi chú, ký hợp đồng).

• Bìa hồ sơ: 2 thùng, phục vụ sắp xếp – lưu trữ chứng từ và hợp đồng.

• Mực in theo máy: tùy chọn theo model máy in của doanh nghiệp.
  👉 Rất phù hợp cho công ty vừa, văn phòng đại diện, trường học, trung tâm đào tạo.

3. Gói Doanh nghiệp lớn (50+ nhân sự)

• Thiết kế riêng theo nhu cầu sử dụng hàng tháng.

• Giao hàng định kỳ 2 lần/tháng để đảm bảo luôn có hàng sẵn.

• Bao gồm các mặt hàng thiết yếu: giấy in, bút, bìa hồ sơ, mực in, cùng các vật tư tiêu hao khác.
  👉 Đáp ứng tốt cho tập đoàn, ngân hàng, công ty có nhiều phòng ban hoặc chi nhánh.

Bảng so sánh gói dịch vụ (tham khảo)

👉 Với cách thiết kế linh hoạt, khách hàng có thể chọn sẵn gói phù hợp hoặc yêu cầu điều chỉnh theo nhu cầu thực tế. Điều này giúp kiểm soát ngân sách hiệu quả và tránh lãng phí.

Quy trình triển khai dịch vụ văn phòng phẩm định kỳ

Để đảm bảo sự thuận tiện và minh bạch, dịch vụ văn phòng phẩm định kỳ của PHỤC HY được triển khai theo một quy trình rõ ràng, chuyên nghiệp. Khách hàng chỉ cần thực hiện vài bước đơn giản, toàn bộ việc cung ứng sẽ được chúng tôi lo trọn gói:

1. Đăng ký nhu cầu

Khách hàng có thể đăng ký nhanh chóng qua form trực tuyến trên website hoặc liên hệ trực tiếp qua điện thoại/Zalo/email.

• Thông tin cần cung cấp: quy mô nhân sự, loại văn phòng phẩm thường dùng, tần suất mong muốn (tháng/quý).

• Đối tượng áp dụng: doanh nghiệp, trường học, cơ sở đào tạo, hộ kinh doanh, cửa hàng dịch vụ.

2. Tư vấn & báo giá

Sau khi tiếp nhận thông tin, đội ngũ kinh doanh sẽ:

• Phân tích nhu cầu thực tế theo quy mô nhân sự và ngành nghề (ví dụ: công ty kế toán cần giấy – bút nhiều, công ty thiết kế cần mực in và bìa hồ sơ nhiều hơn).

• Đề xuất gói dịch vụ tối ưu, vừa tiết kiệm chi phí vừa tránh lãng phí.

• Báo giá minh bạch, kèm ưu đãi chiết khấu theo kỳ hạn hợp đồng.

3. Ký hợp đồng dịch vụ định kỳ

Khách hàng lựa chọn hình thức hợp đồng linh hoạt: theo tháng, theo quý hoặc theo năm.

• Hợp đồng cam kết rõ ràng về: danh mục sản phẩm, số lượng, lịch giao, phương thức thanh toán.

• Xuất hóa đơn VAT điện tử đầy đủ, đảm bảo hợp lệ cho hạch toán kế toán và quyết toán thuế.

4. Giao hàng đúng hẹn

Hàng hóa được giao theo lịch cố định (ví dụ: ngày 1 hàng tháng hoặc mỗi 15 ngày).

• Giao tận nơi văn phòng, miễn phí khu vực nội thành.

• Đảm bảo 2–4 giờ giao nhanh trong trường hợp phát sinh khẩn cấp.

• Đóng gói cẩn thận, có phiếu giao hàng hoặc biên bản bàn giao đi kèm.

5. Theo dõi & bổ sung

Đội ngũ chăm sóc khách hàng thường xuyên liên hệ để:

• Kiểm kê tồn kho văn phòng phẩm định kỳ.

• Đề xuất bổ sung nhanh nếu doanh nghiệp sử dụng vượt dự kiến.

• Hỗ trợ điều chỉnh gói dịch vụ khi quy mô nhân sự thay đổi.

👉 Quy trình trên giúp doanh nghiệp không còn phải lo lắng về nguồn cung văn phòng phẩm, đồng thời tối ưu cả chi phí lẫn thời gian quản lý.

Chính sách & Cam kết của PHỤC HY

Để khách hàng yên tâm khi sử dụng dịch vụ văn phòng phẩm định kỳ, PHỤC HY xây dựng chính sách minh bạch và những cam kết rõ ràng:

1. Cam kết 100% hàng chính hãng

Toàn bộ sản phẩm đều đến từ các thương hiệu uy tín như Double A, PaperOne, Thiên Long, Deli, Plus Japan…. Không có hàng nhái, hàng kém chất lượng, đảm bảo in ấn sắc nét – viết lách trơn tru – lưu trữ an toàn.

2. Giao nhanh trong 2–4 giờ tại TP.HCM

Với hệ thống kho hàng nội thành và đội ngũ giao nhận riêng, chúng tôi cam kết tốc độ giao hàng đúng lịch định kỳ, đồng thời hỗ trợ giao nhanh trong vòng 2–4 giờ nếu doanh nghiệp phát sinh nhu cầu gấp.

3. Hợp đồng rõ ràng, chứng từ đầy đủ

Mọi giao dịch đều được thiết lập hợp đồng chi tiết: số lượng, chủng loại, lịch giao, phương thức thanh toán. Khách hàng được cấp hóa đơn VAT điện tử chuẩn, thuận tiện cho kế toán – kiểm toán và quyết toán thuế.

4. Chính sách đổi trả linh hoạt

Trong vòng 7 ngày, nếu sản phẩm gặp lỗi do nhà sản xuất (ví dụ: giấy bị lem, bút không ra mực), PHỤC HY sẽ tiến hành đổi trả nhanh chóng, không làm gián đoạn công việc văn phòng.

Câu hỏi thường gặp về dịch vụ văn phòng phẩm

1. Tôi có thể thay đổi số lượng mỗi tháng không?
Có. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh số lượng tăng/giảm tùy nhu cầu thực tế. Đội ngũ của chúng tôi sẽ hỗ trợ cập nhật vào hợp đồng bổ sung.

2. Có bắt buộc ký hợp đồng dài hạn không?
Không bắt buộc. Khách hàng có thể chọn hợp đồng theo tháng, quý hoặc năm. Ký dài hạn sẽ được ưu đãi chiết khấu cao hơn.

3. Nếu phát sinh thêm nhu cầu giữa kỳ thì sao?
Chúng tôi có dịch vụ bổ sung khẩn cấp. Trong vòng 2–4 giờ, hàng sẽ được giao tận nơi, không ảnh hưởng tiến độ công việc.

4. Có thể gộp chung giao định kỳ với đơn phát sinh không?
Hoàn toàn được. Hệ thống sẽ hợp nhất đơn phát sinh vào lịch giao gần nhất để tối ưu chi phí và tiện cho khách hàng.

5. Dịch vụ có áp dụng cho hộ gia đình/cửa hàng nhỏ không?
Có. Không chỉ doanh nghiệp, mà cửa hàng dịch vụ, tiệm photocopy, hộ kinh doanh nhỏ vẫn có thể đăng ký gói định kỳ phù hợp với quy mô.

👉 Đăng ký ngay dịch vụ Văn phòng phẩm định kỳ của PHỤC HY để tiết kiệm chi phí & thời gian quản lý văn phòng.